4.3 Envoi d'éléments d'Agenda

4.3.1 Présentation des éléments de l'Agenda

Vous pouvez planifier des rendez-vous et des notes à votre attention ou à celle d'autres utilisateurs. Vous pouvez également réserver une plage horaire à l'aide d'un rendez-vous publié.

Pour plus d'informations sur la différence entre les rendez-vous et les notes d'une part et les autres types d'éléments d'autre part, reportez-vous à la Section 1.8, Présentation des types d'éléments GroupWise.

Pour savoir si une personne assistera à votre réunion, vérifiez dans les propriétés de l'élément si son état est accepté ou refusé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Vérification de l'état d'un message électronique envoyé.

Tous les éléments planifiés peuvent être retirés ou replanifiés, même s'ils ont déjà été ouverts et acceptés par leurs destinataires. Pour plus d'informations, reportez-vous à Retrait d'un message électronique envoyé et à Replanification d'un rendez-vous.

Pour plus d'informations sur la gestion des éléments après envoi ou réception, reportez-vous à la Section 3.1, Envoi de message électronique et à la Section 3.3, Réception de messages électroniques.

4.3.2 Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

Lorsque vous planifiez un rendez-vous et vous y incluez comme participant, GroupWise accepte automatiquement ce rendez-vous pour vous.

Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous pendant les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche des plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu, mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur. De même, tous les rendez-vous publiés sont enregistrés dans votre Agenda GroupWise. Pour les déplacer vers un agenda personnel, faites-les glisser et déposez-les dans l'agenda personnel après les avoir créés.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton icône Nouveau rendez-vous, puis cliquez sur Rendez-vous publié.

    ou

    Dans votre Agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

  2. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.

  3. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur Icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.3.4, Planification d'éléments récurrents.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. (Facultatif) Saisissez un message.

    Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

  6. (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.

  7. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur Nouveau RdV dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM

    CC (Copie carbone) : les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

    CM (Copie masquée)  : les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

  4. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De : , puis cliquez sur un nom.

  5. saisissez la description du lieu dans le champ Lieu.

  6. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur Icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. (Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.3.4, Planification d'éléments récurrents.)

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  7. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  8. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Formatage des messages électroniques.

  9. Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous et que les ressources nécessaires sont disponibles, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles. Reportez-vous à Vérification de la disponibilité.

    Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.

  10. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Vérification de la disponibilité

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

Recherche des plages disponibles

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ Dest.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Définissez la durée du rendez-vous.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles Afficher le rendez-vous comme étant de la grille.

    Si icône Informations sur les plages disponibles apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa liste d'accès pour que icône Informations sur les plages disponibles apparaisse. Reportez-vous à Accorder des droits à un mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres.

    Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Exclure un utilisateur ou une ressource de la recherche peut s'avérer pratique si, par exemple, vous devez inviter un utilisateur (comme un destinataire CC) à une réunion mais qu'il ne doit pas obligatoirement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource qui ont été exclus, cochez la case correspondante.

  5. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion à l'issue de la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles et sur Inviter à la réunion, sélectionnez le nom d'utilisateur ou la ressource à supprimer, appuyez sur la touche Supprimer, puis cliquez sur OK.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  6. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

    Cliquez sur Outils > Plages disponibles si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

INDICATION :vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils > Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans le champ Nombre de jours à examiner.

Modification des options des plages disponibles

Vous pouvez modifier la plage de recherche, l'heure et les jours par défaut de tous les rendez-vous dans l'onglet Plages disponibles de la boîte de dialogue Options pour la date/heure.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Agenda > Plages disponibles.

  3. Modifiez les options comme vous le souhaitez.

  4. Cliquez sur OK.

Replanification d'un rendez-vous

Dans votre agenda :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le rendez-vous à replanifier.

    Mac : Ctrl + clic sur le rendez-vous à replanifier.

    Si vous ne replanifiez qu'un rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez-le sur le jour que vous voulez replanifier.

  2. Cliquez sur Renvoyer.

  3. Si un rappel automatique était défini pour le rendez-vous, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  4. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  5. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

INDICATION :pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

Replanification de rendez-vous récurrents

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur le rendez-vous à replanifier.

    Si vous ne replanifiez qu'un rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez-le sur le jour que vous voulez replanifier.

  3. Cliquez sur Opérations > Renvoyer.

  4. Cliquez sur Toutes les instances pour tous les rendez-vous du rendez-vous récurrent.

    ou

    Cliquez sur Cette instance pour un seul rendez-vous de la série de rendez-vous récurrents.

  5. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

INDICATION :pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

Dans votre Agenda :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'élément à annuler.

    Mac : Ctrl + clic sur l'élément à annuler.

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. (Facultatif) S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  4. (Facultatif) Saisissez un message expliquant l'annulation.

  5. Cliquez sur Toutes les boîtes aux lettres, puis sur OK.

4.3.3 Envoi de notes

Les notes sont semblables aux messages électroniques, à cette exception près qu'elles sont programmées pour un jour précis et qu'elles s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous pouvez utiliser les notes pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des anniversaires, etc.

Planification d'une note pour vous-même

Une note adressée à vous-même est appelée note publiée. Les notes publiées sont placées dans votre agenda à la date spécifiée. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

  1. Dans votre agenda, ouvrez une vue comportant une liste de notes (par exemple, la vue Semaine).

  2. Cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la liste des notes.

  3. Le cas échéant, cliquez sur icône Agenda pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

  4. Saisissez l'objet et le texte de la note.

    Pour spécifier de nombreuses options, notamment attribuer à la note une priorité élevée, cliquez sur Options d'envoi.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour accéder ultérieurement aux informations, ouvrez votre agenda et sélectionnez la date à laquelle les informations doivent apparaître. Double-cliquez sur la note dans la liste.

Planification d'une note pour d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Note.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De : , puis cliquez sur un nom.

  4. (Facultatif) Saisissez l'objet et le texte de la note.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Formatage des messages électroniques.

  5. Dans le champ Date de début, saisissez la date à laquelle cette note doit apparaître dans l'agenda des destinataires.

    ou

    Cliquez sur icône Agenda pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

    Pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée à la note ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.3.4 Planification d'éléments récurrents

Utilisez la fonction Rappel automatique pour planifier des tâches, des notes et des rendez-vous récurrents.

Lorsque vous envoyez un élément avec rappel automatique, GroupWise crée une copie de l'élément et place l'une des dates définies dans chaque copie. Par exemple, si vous définissez cinq dates pour l'événement, GroupWise effectue cinq copies de l'élément et planifie une copie pour chaque date. Si vous envoyez cet élément à d'autres utilisateurs, vous obtenez cinq éléments sortants avec un rappel automatique de cinq occurrences. Si vous recevez l'événement, vous trouvez cinq copies de l'élément entrant dans votre boîte aux lettres, chacune programmée à une date différente.

  1. Cliquez sur Opérations puis sur Rappel automatique dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification.

  2. Cliquez sur les jours que vous souhaitez planifier.

  3. Pour accéder à une autre année, cliquez sur Années, saisissez la nouvelle année, puis cliquez sur OK.

  4. Si vous voulez supprimer toutes les dates sélectionnées, cliquez sur Réinitialiser.

  5. Cliquez sur OK.