6.11 Utilisation des dossiers de tâches

Les dossiers de tâches permettent de suivre la progression au niveau de l'accomplissement des assignations de travaux. Novell Vibe vous permet de créer des dossiers de tâches dans n'importe quel espace de travail. Vous pouvez tenir à jour un dossier de tâches personnel dans votre espace de travail personnel, puis ajouter des dossiers de tâches distincts dans vos espaces de travail d'équipe pour assurer le suivi des tâches spécifiques à chaque équipe.

6.11.1 Tri des tâches du dossier de tâches en fonction de leurs caractéristiques

Vibe vous permet de trier vos tâches par numéro, nom, priorité, échéance, état, assigné et pourcentage d'avancement.

Pour trier des tâches :

  1. Accédez au dossier contenant les tâches à trier.

  2. En haut de la liste des tâches, choisissez comme titre de colonne le critère selon lequel vous souhaitez trier les tâches.

    Les tâches se trouvant dans le dossier de tâches sont triées en fonction du titre de colonne sur lequel vous avez cliqué.

6.11.2 Filtrage de la liste des tâches

Vous pouvez localiser rapidement une tâche à l'aide du filtre. Cette fonctionnalité peut être utile si la liste des tâches contient de nombreuses entrées.

  1. Dans le coin supérieur droit de la liste des tâches, cliquez dans le champ Nom de recherche, spécifiez le titre d'une entrée de tâche que vous recherchez, puis appuyez sur Entrée.

6.11.3 Modification de tâches dans la liste des tâches

Vous pouvez modifier des tâches individuelles et des sous-tâches directement à partir de la liste des tâches. Vous pouvez modifier la priorité, l'état et le pourcentage d'avancement.

  1. Dans les colonnes Priorité, État ou Fermé - % terminé(s) de la liste des tâches, cliquez sur la liste déroulante correspondant à la tâche à modifier.

  2. Cliquez sur la nouvelle valeur de priorité, d'état ou de pourcentage d'avancement.

    Dans Vibe 3.1 ou version ultérieure, lorsque vous marquez une tâche comme terminée (dans la colonne État) ou lui affectez la valeur 100 % (dans la colonne Fermé - % terminé(s)), la date et l'heure à laquelle la tâche a été marquée comme terminée sont affichées dans la colonne Fermé - % terminé(s). Dans les versions antérieures à Vibe 3.1, rien n'apparaît dans cette colonne si la tâche a été marquée comme Terminée ou réalisée à 100 %.

Vous pouvez modifier d'autres aspects d'une entrée de tâche, comme expliqué à la Section 7.4.1, Modification de toutes les sections d'une entrée.

6.11.4 Création de tâches à un emplacement précis de la liste des tâches

Lorsque vous créez de nouvelles entrées de tâche comme expliqué à la Section 7.1, Création d'une entrée de dossier, la nouvelle entrée s'affiche dans le bas de la liste des tâches. Vous pouvez créer une entrée de tâche à un emplacement précis de la liste des tâches.

  1. Cliquez sur la colonne N° dans la liste des tâches pour que les tâches soient triées dans l'ordre croissant selon leur numéro.

    Il peut être nécessaire de cliquer sur la colonne N° une seconde fois si la colonne est triée dans l'ordre décroissant après votre premier clic.

    Le tri de la liste des tâches selon la colonne N° dans l'ordre croissant active les flèches de liste déroulante qui se trouvent à droite de chaque entrée.

  2. Cliquez sur la flèche de liste déroulante située en regard de la tâche dans laquelle vous voulez créer une sous-tâche, puis cliquez sur Nouvelle tâche au-dessus ou Nouvelle tâche en dessous, selon l'emplacement où la tâche doit se trouver dans la liste des tâches.

  3. Complétez le formulaire de saisie, puis cliquez sur OK pour terminer la création de la sous-tâche.

    Pour plus d'informations sur le remplissage du formulaire de saisie, reportez-vous à la Section 7.1.1, Remplissage du formulaire d'entrée.

    La tâche est créée à l'endroit approprié de la liste des tâches.

6.11.5 Création de tâches liées

Avant de lier des tâches à d'autres tâches, il importe de bien comprendre comment fonctionne la liaison de tâches dans Vibe.

Présentation des tâches liées

Une tâche liée est une tâche qui doit être effectuée un nombre précis de jours après la date de début ou l'échéance de la tâche qui la précède. Seules des sous-tâches peuvent être liées. La première sous-tâche créée sous une tâche principale peut être liée à la date de début de la tâche principale. Les sous-tâches suivantes peuvent être liées à l'échéance de la sous-tâche qui les précède dans la liste des tâches.

Par exemple, la sous-tâche A débute lorsque la tâche principale commence et l'échéance de la sous-tâche A est la date de début de la tâche principale plus la durée définie pour la sous-tâche A. L'échéance de la sous-tâche B est l'échéance de la sous-tâche A plus la durée de la sous-tâche B, et ainsi de suite.

Pour lier une sous-tâche à la tâche principale ou à une autre sous-tâche, vous devez définir la durée de la sous-tâche lorsque vous la créez ou la modifiez. Pour ce faire, vous devez utiliser le champ Durée du formulaire de saisie. Pour plus d'informations sur la définition de la durée de la tâche, reportez-vous à la section Liaison de sous-tâches à d'autres tâches.

Liaison de sous-tâches à d'autres tâches

Pour lier une sous-tâche à une autre tâche :

  1. Créez une sous-tâche.

    Assurez-vous que la sous-tâche se trouve bien, dans la liste des tâches, en dessous de la tâche principale ou de la sous-tâche à laquelle vous voulez la lier.

    Pour plus d'informations sur la création d'une sous-tâche et la modification de sa position dans la liste des tâches, reportez-vous à la section Création de sous-tâches.

  2. Modifiez la sous-tâche à lier à la tâche principale ou à la sous-tâche en cliquant sur le titre de la sous-tâche, puis sur Modifier.

    Le formulaire de saisie s'affiche.

  3. Dans la section Période du formulaire de saisie, assurez-vous que les champs Débutet Fin sont vides.

  4. Dans le champ Durée, indiquez le nombre de jours avant l'échéance de la sous-tâche.

    Pour les sous-tâches liées à la tâche principale, ce nombre débute après la date de début de la tâche principale. Pour les sous-tâches liées à d'autres sous-tâches, ce nombre débute après l'échéance de la sous-tâche qui les précède dans la liste des tâches.

6.11.6 Modification de l'ordre des tâches

Lorsque les tâches sont triées dans l'ordre croissant de leur numéro dans la liste des tâches, elles s'affichent dans l'ordre où elles ont été créées. (Pour plus d'informations sur les différentes façons de trier les tâches, reportez-vous à la Section 6.11.1, Tri des tâches du dossier de tâches en fonction de leurs caractéristiques.) Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage des tâches dans la liste des tâches.

  1. Cliquez sur la colonne N° dans la liste des tâches pour que les tâches soient triées dans l'ordre croissant selon leur numéro.

    Il peut être nécessaire de cliquer sur la colonne N° une seconde fois si la colonne est triée dans l'ordre décroissant après votre premier clic.

    Le tri de la liste des tâches selon la colonne N° dans l'ordre croissant active les flèches qui se trouvent au-dessus de la liste des tâches.

  2. Sélectionnez la tâche à déplacer vers le haut ou le bas dans la liste des tâches.

    Pour plus de facilité, vous pouvez sélectionner plusieurs tâches à la fois.

  3. Cliquez sur les icônes Flèche vers le haut ou Flèche vers le bas pour faire monter ou descendre la tâche dans la liste des tâches.

6.11.7 Gestion des sous-tâches

Les sous-tâches permettent de scinder une tâche complexe en composants de taille plus réduite. Plusieurs utilisateurs peuvent être assignés à plusieurs sous-tâches en vue d'exécuter une tâche principale. Lorsque toutes les sous-tâches sont marquées comme terminées, la tâche principale l'est aussi.

Création de sous-tâches

Lorsque vous créez une sous-tâche, veillez à lui attribuer un nom pertinent. Cela est important dans la mesure où les sous-tâches ne sont pas toujours affichées de manière hiérarchique dans la liste des tâches. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Affichage des sous-tâches.

Pour créer une sous-tâche :

  1. Cliquez sur la colonne N° dans la liste des tâches pour que les tâches soient triées dans l'ordre croissant selon leur numéro.

    Il peut être nécessaire de cliquer sur la colonne N° une seconde fois si la colonne est triée dans l'ordre décroissant après votre premier clic.

    Le tri de la liste des tâches selon la colonne N° dans l'ordre croissant entraîne l'affichage d'une flèche de liste déroulante à droite de chaque tâche dans la liste des tâches.

  2. Cliquez sur cette flèche en regard de la tâche dans laquelle vous souhaitez créer une sous-tâche, puis cliquez sur Nouvelle sous-tâche.

  3. Complétez le formulaire de saisie, puis cliquez sur OK pour terminer la création de la sous-tâche.

    Pour plus d'informations sur le remplissage du formulaire de saisie, reportez-vous à la Section 7.1.1, Remplissage du formulaire d'entrée.

    La sous-tâche est insérée sous la tâche où vous l'avez créée.

Conversion d'une tâche principale en sous-tâche

Vous pouvez convertir n'importe quelle tâche principale en sous-tâche d'une autre tâche. En outre, vous pouvez convertir une tâche principale en sous-tâche d'une sous-tâche (autrement dit, vous pouvez imbriquer des sous-tâches).

  1. Cliquez sur la colonne N° dans la liste des tâches pour que les tâches soient triées dans l'ordre croissant selon leur numéro.

    Il peut être nécessaire de cliquer sur la colonne N° une seconde fois si la colonne est triée dans l'ordre décroissant après votre premier clic.

    Le tri de la liste des tâches selon la colonne N° dans l'ordre croissant active les flèches qui se trouvent au-dessus de la liste des tâches.

  2. Sélectionnez la tâche à convertir en sous-tâche.

  3. Cliquez sur les icônes Flèche vers le haut ou Flèche vers le bas pour déplacer la tâche juste sous la tâche qui doit devenir la principale.

  4. Cliquez sur l'icône Flèche vers la droite pour convertir la tâche en sous-tâche de la tâche située juste au-dessus dans la liste.

Pour convertir une sous-tâche en tâche principale :

  1. Cliquez sur la colonne N° pour que la liste des tâches soit triée dans l'ordre croissant des numéros de tâche.

    Il peut être nécessaire de cliquer sur la colonne N° une seconde fois si la colonne est triée dans l'ordre décroissant après votre premier clic.

    Le tri de la liste des tâches selon la colonne N° dans l'ordre croissant active les flèches qui se trouvent au-dessus de la liste des tâches.

  2. Sélectionnez la sous-tâche que vous voulez convertir en tâche principale, puis cliquez sur l'icône Flèche vers la gauche .

Affichage des sous-tâches

Les sous-tâches ne s'affichent en retrait sous la tâche principale que lorsque la liste des tâches est triée selon la colonne N°. Si vous cliquez sur un autre titre de colonne, les sous-tâches sont alignées par rapport aux tâches principales.

Pour vous assurer que la liste des tâches est triée selon la colonne N° :

  1. Cliquez sur la colonne N°.

Suppression de sous-tâches et de tâches contenant des sous-tâches

Lorsque vous supprimez des sous-tâches et des tâches qui contiennent d'autres sous-tâches, tenez compte des comportements suivants :

  • Si vous annulez la suppression d'une sous-tâche après l'avoir supprimée, elle est restaurée dans la liste des tâches en tant que tâche principale (et plus en tant que sous-tâche).

    Pour plus d'informations sur l'annulation de la suppression d'entrées, reportez-vous à la Section 7.9, Restitution d'une entrée de dossier.

  • La suppression d'une tâche principale qui contient des sous-tâches ne supprime que la tâche principale. Les sous-tâches associées à la tâche principale sont conservées dans la liste des tâches et deviennent des tâches principales.

6.11.8 Synchronisation des dossiers de tâches Vibe souhaités

Vibe permet de sélectionner les dossiers de tâches Vibe à synchroniser et de les afficher dans une seule liste de tâches récapitulative dans le panneau d'accessoires. Vous pouvez afficher les tâches qui sont assignées à des utilisateurs, groupes ou équipes spécifiques.

  1. Accédez à la page où vous souhaitez afficher la liste de tâches.

  2. Cliquez sur la liste déroulante Panneau d'accessoires.

  3. Cliquez sur Ajouter un accessoire.

  4. Dans la section Étendue des accessoires, sélectionnez l'emplacement dans lequel vous souhaitez afficher l'accessoire.

    Accessoire personnel pour cette page uniquement : vous êtes la seule personne à pouvoir consulter cet accessoire, et ce uniquement sur la page d'espace de travail ou de dossier actuelle.

    Accessoire personnel pour tous les dossiers et espaces de travail : vous êtes la seule personne à pouvoir consulter cet accessoire, mais il s'affiche sur toutes les pages d'espace de travail ou de dossier que vous affichez.

    Accessoire de la communauté pour cette page : cet accessoire apparaît uniquement sur cette page mais est visible pour toutes les personnes qui affichent cette dernière. Seuls les propriétaires d'espaces de travail et de dossiers sont autorisés à définir des accessoires de communauté.

  5. Dans la section Type d'accessoire, sélectionnez Résumé des tâches.

  6. Cliquez sur OK.

    La page Configuration des accessoires s'affiche.

  7. Dans le champ Titre, indiquez un titre pour la liste de tâches.

  8. Dans la section Style d'affichage, sélectionnez si vous souhaitez que la liste de tâches présente une bordure.

  9. Dans le champ Nombre de résultats à afficher, indiquez le nombre maximal de résultats à afficher à tout moment dans la liste de tâches.

  10. Dans la section Afficher uniquement les tâches assignées à, indiquez les utilisateurs, groupes ou équipes spécifiques dont vous souhaitez afficher les tâches.

  11. Dans la section Sélectionner le(s) dossier(s) de tâches à afficher, parcourez l'arborescence de l'espace de travail et sélectionnez tous les dossiers de tâches que vous souhaitez inclure dans la liste de tâches.

    Vibe prend les tâches de tous les dossiers de tâches que vous sélectionnez ici et les affiche dans une seule liste de tâches pratique dans le panneau d'accessoires.

  12. Cliquez sur Appliquer > Fermer.

    L'accessoire Résumé des tâches apparaît dans le panneau d'accessoires sur les pages que vous avez configurées pour l'afficher à l'Étape 4.

6.11.9 Modification de l'affichage de votre dossier de tâches

Le paramètre Affichage du dossier de tâches permet de choisir les types de tâches à afficher dans la liste des tâches.

  1. Cliquez sur la liste déroulante Affichage dans le coin supérieur droit de la liste des tâches.

  2. Cliquez sur l'une des options suivantes pour les tâches à faire figurer dans la liste des tâches.

    • Toutes les entrées : affiche toutes les tâches.

    • Terminé : affiche les tâches dont l'état est Fermé.

    • Aujourd'hui : affiche les tâches qui arrivent à échéance aujourd'hui.

    • Semaine : affiche les tâches qui arrivent à échéance au cours des sept prochains jours.

    • Mois : affiche les tâches qui arrivent à échéance au cours des 30 prochains jours.

    • Tout actif : affiche les tâches actuellement actives.

    Les options suivantes sont uniquement disponibles dans les espaces de travail utilisateur :

    • Tâches assignées : affiche toutes les tâches assignées au propriétaire de l'espace de travail, quel que soit leur emplacement dans Vibe.

    • Dossier : affiche toutes les tâches se trouvant dans le dossier actuel.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Affichage de vos tâches dans une vue interactive complète.

6.11.10 Affichage de l'ensemble des tâches qui vous sont assignées

Vibe vous permet d'afficher toutes les tâches qui vous sont assignées, que ce soit à titre personnel ou par le biais d'un groupe ou d'une équipe dont vous êtes membre.

Affichage de vos tâches dans une vue interactive complète

Vibe vous permet d'afficher une vue interactive complète de toutes les tâches qui vous sont assignées.

  1. Accédez à un dossier de tâches dans votre espace de travail personnel.

  2. Cliquez sur la liste déroulante Affichage dans le coin supérieur droit de la liste des tâches, puis cliquez sur Tâches assignées.

    Vibe affiche toutes les tâches qui vous sont actuellement assignées.

Pour plus d'informations sur la modification de tâches de la liste des tâches à l'aide de l'affichage interactif, reportez-vous à la Section 6.11.3, Modification de tâches dans la liste des tâches.

Affichage des résumés de toutes les tâches qui vous sont assignées

  1. Accédez à la page d'accueil de votre espace de travail personnel.

  2. Cliquez sur l'onglet Tâches et agendas.

    La section gauche de la page affiche toutes les tâches qui vous sont assignées, que ce soit à titre personnel ou par le biais d'un groupe ou d'une équipe dont vous êtes membre.

  3. Sélectionnez N'importe quand.

    Vibe affiche une vue récapitulative de toutes les tâches qui vous sont assignées.

Affichage des résumés des tâches que vous devez accomplir d'ici les deux prochaines semaines

  1. Accédez à la page d'accueil de votre espace de travail personnel.

  2. Cliquez sur l'onglet Tâches et agendas.

    La section gauche de la page affiche toutes les tâches qui vous sont assignées, que ce soit à titre personnel ou par le biais d'un groupe ou d'une équipe dont vous êtes membre.

  3. Sélectionnez D'ici 2 semaines.

    Vibe affiche une vue récapitulative de toutes les tâches que vous devez accomplir dans les deux prochaines semaines.

6.11.11 Affichage de toutes les tâches assignées à une équipe, à un groupe ou à un utilisateur individuel spécifique

Vibe vous permet de visualiser toutes les tâches du site Vibe qui sont assignées à une équipe, à un groupe ou à un utilisateur individuel spécifique, et de les afficher dans le panneau d'accessoires sous la forme d'une liste récapitulative des tâches.

  1. Accédez à la page où vous souhaitez afficher la liste de tâches.

  2. Cliquez sur la liste déroulante Panneau d'accessoires.

  3. Cliquez sur Ajouter un accessoire.

  4. Dans la section Étendue des accessoires, sélectionnez l'emplacement dans lequel vous souhaitez afficher l'accessoire.

    Accessoire personnel pour cette page uniquement : vous êtes la seule personne à pouvoir consulter cet accessoire, et ce uniquement sur la page d'espace de travail ou de dossier actuelle.

    Accessoire personnel pour tous les dossiers et espaces de travail : vous êtes la seule personne à pouvoir consulter cet accessoire, mais il s'affiche sur toutes les pages d'espace de travail ou de dossier que vous affichez.

    Accessoire de la communauté pour cette page : cet accessoire apparaît uniquement sur cette page mais est visible pour toutes les personnes qui affichent cette dernière. Seuls les propriétaires d'espaces de travail et de dossiers sont autorisés à définir des accessoires de communauté.

  5. Dans la section Type d'accessoire, sélectionnez Résumé des tâches.

  6. Cliquez sur OK.

    La page Configuration des accessoires s'affiche.

  7. Dans le champ Titre, indiquez un titre pour la liste de tâches.

  8. Dans la section Style d'affichage, sélectionnez si vous souhaitez que la liste de tâches présente une bordure.

  9. Dans la section Nombre de résultats à afficher, indiquez le nombre maximal de résultats à afficher à tout moment dans la liste de tâches.

  10. Dans la section Afficher uniquement les tâches assignées à, indiquez les utilisateurs, groupes ou équipes spécifiques dont vous souhaitez afficher les tâches.

  11. Dans la section Sélectionner le(s) dossier(s) de tâches à afficher, ne sélectionnez rien.

    Vibe reprend les tâches de l'ensemble du site Vibe qui sont associées à l'utilisateur, à l'équipe ou au groupe que vous avez spécifié à l'Étape 10, et les affiche dans le panneau d'accessoires sous la forme d'une liste unique des tâches.

  12. Cliquez sur Appliquer > Fermer.

    L'accessoire Résumé des tâches apparaît dans le panneau d'accessoires sur les pages que vous avez configurées pour l'afficher, comme expliqué à l'Étape 4.

6.11.12 Importation de tâches

Vibe permet d'importer des tâches à partir d'autres applications logicielles. Vous pouvez importer des tâches à partir d'Outlook ou d'autres applications qui exportent vers des fichiers au format .ical, .ics, .ifb ou .icalendar.

Vous pouvez importer des tâches en tant que fichier unique ou vous pouvez importer une liste de tâches à partir d'une URL.

Importation de tâches en tant que fichier unique

  1. Accédez au dossier de tâches dans lequel vous souhaitez importer la tâche.

  2. Cliquez sur Dossier > Options de dossier dans la barre d'outils Opération.

    La boîte de dialogue Options de dossier s'affiche.

  3. Dans la section Options d'importation d'agenda, sélectionnez Depuis le fichier iCalendar.

  4. Cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue Importer des tâches à partir d'un fichier s'affiche.

  5. Cliquez sur Choisir un fichier, puis recherchez la tâche à importer et sélectionnez-la.

  6. Cliquez sur Télécharger.

Importation de tâches à partir d'une URL

  1. Accédez au dossier de tâches dans lequel vous souhaitez importer la tâche.

  2. Cliquez sur Dossier > Options de dossier dans la barre d'outils Opération.

    La boîte de dialogue Options de dossier s'affiche.

  3. Dans la section Options d'importation d'agenda, choisissez Par URL.

  4. Cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue Importer des tâches à partir d'une URL s'affiche.

  5. Dans le champ approprié, indiquez l'URL qui comporte une liste de tâches que vous voulez importer.

  6. Cliquez sur OK.