3.3 エントリ、フォルダ、およびワークスペースの共有

ワークスペース、フォルダ、およびエントリを、内部および外部ユーザと共有できます。

  1. 共有するワークスペースまたはフォルダに移動するか、共有するエントリが含まれているフォルダに移動します。

  2. ワークスペースまたはフォルダの共有: ワークスペースタイトルまたはフォルダタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［このワークスペースを共有］または［このフォルダを共有］をクリックします。

    複数のエントリの共有(［ファイル］、［ディスカッション］、および［タスク］フォルダの場合のみ): 共有する1つ以上の項目を選択して、［共有］をクリックします。(［ファイル］フォルダ内で、もう一度［共有］をクリックします。)

    単一エントリの共有: 共有するエントリ、フォルダ、またはワークスペースの隣のドロップダウン矢印 をクリックして、［エントリを共有］をクリックします。

    または

    ドロップダウン矢印がない場合は、エントリを開いて、［アクション］>［このエントリを共有］をクリックします。

    ［共有］ダイアログボックスが表示されます。

  3. 内部Vibeユーザ、外部ユーザ、およびパブリックと共有できます。

    • Vibeの内部ユーザと共有するには、項目を共有するユーザ、グループ、またはチームの名前の入力を開始し、ドロップダウンリストに表示された名前をクリックします。

    • 組織外のユーザと共有するには、ユーザの電子メールアドレスを指定し、<Enter>を押します。

      または

      ［外部ユーザ］アイコン をクリックし、ユーザの電子メールアドレスを指定し、［OK］をクリックします。

      Vibe管理者がこの機能を有効にしなければなりません。外部ユーザと共有する権限があるかどうかを確認するには、入力フィールドの隣の［情報］アイコン の上にカーソルを移動します。

      外部ユーザとの共有の詳細については、組織外の人との共有を参照してください。

    • パブリックと共有するには、［共有］ダイアログボックスの右上隅の［パブリックにする］をクリックします。

      Vibeユーザアカウントを持っていないユーザは、Vibeサイトにゲストユーザとして入ることができ(WebブラウザからのMicro Focus Vibeへのアクセスを参照)、パブリックと共有されているすべての項目を見ることができます。

      外部ユーザには、パブリックと共有されている項目を表示する権限がありません。外部ユーザがパブリックと共有されている項目を見るには、ゲストユーザとしてVibeサイトにログインする必要があります。

      Vibe管理者がこの機能を有効にしなければなりません。パブリックと共有する権限があるかどうかを確認するには、入力フィールドの隣の［情報］アイコン の上にカーソルを移動します。

    • 多数のユーザと素早く共有するには、ある場所からユーザの電子メールアドレスをコピーし、［共有］ダイアログボックスの［ユーザ、グループ、または電子メールアドレスを追加］フィールドに貼り付けます。

      電子メールアドレスは内部ユーザまたは外部ユーザに対して可能であり、コンマ(,)またはスペースで区切る必要があります。

  4. ［共有相手］列で、変更する共有設定を持つユーザ名またはグループ名をクリックします。複数のユーザを選択して、共有設定を同時に変更することができます。

    最近［共有相手］列に追加したユーザの共有設定が既に表示されています。

  5. ユーザまたはグループに付与するアクセス権を選択します。

    パブリックと共有する場合、またはファイルリンクを配布する場合は、アクセス権限を変更できません。

    • ビューア: ユーザは共有を受けた個別のエントリ、フォルダ、およびワークスペースを閲覧することができます。また、共有を受けたフォルダおよびワークスペースの中身を見ることができます。

      これは、パブリックと共有、またはファイルリンクを配布する際に使用できる唯一のオプションです。

    • 編集者: ユーザは共有を受けた個別のエントリ、フォルダ、およびワークスペースを閲覧および変更できます。また、共有を受けたフォルダおよびワークスペースの中身を変更することができます。

    • 協力者 (エントリではなく、フォルダとワークスペースに適用): ユーザは共有フォルダまたはワークスペースの名前変更または削除を行えます。ユーザはフォルダまたはワークスペース内でのエントリの作成、既存のエントリの名前変更、エントリの変更、エントリの移動、およびフォルダまたはワークスペース内のエントリの削除を行えます。

  6. ［再共有を許可する相手］セクションで、再共有できる相手が内部ユーザか、外部ユーザか、パブリックか、またはファイルリンク経由かを選択します。

  7. ［有効期限］フィールドで、以下のオプションから選択します。

    • 無期限: 共有の期限はありません。

    • 日付: 権限の期限が切れる日付を選択します。

      権限は、選択した日が始まった時点で期限が切れます。

    • ～日後 権限が有効な日数を指定します。

      一日は、有効期限を設定した時刻から24時間でカウントされます。

  8. 共有に個人メモを含める場合、［メモ］フィールドにメモを指定します。

    共有相手のユーザおよびグループだけが、このメモを読むことができます。

    共有メモは、255文字以内にしてください。

  9. 次の通知オプションから選択します。

    • すべての受信者: 共用者リスト内のすべての受信者に通知します。

    • 新規に追加された受信者のみ: 共用者リストに追加された受信者にのみ通知します。

    • 新規および変更された受信者: 新規受信者および共有権限を変更している受信者にのみ通知します。

    • なし: 通知は送信されません。

    通知には次の情報が含まれます。

    • 共有項目へのリンク

    • 項目の共有相手となっているユーザ宛てに作成されたメモ(ステップ 8を参照)

    • 共有の有効期限(ステップ 8を参照)

  10. ［OK］をクリックします。

    指定したユーザ、グループ、またはチームに電子メールが正常に送信されたことを示す通知が表示されます。