3.1 Enviando e-mail

Ao enviar uma mensagem de e-mail do GroupWise WebAccess, você pode enviá-la como texto ou HTML. Além disso, você pode optar por anexar um arquivo, adicionar uma assinatura à mensagem e verificar a ortografia da mensagem antes de enviá-la.

O bloco de endereços e a complementação de nome ajudam a localizar de forma rápida e fácil os contatos de que você precisa ao enviar uma mensagem de e-mail.

3.1.1 Compondo e-mail

  1. Clique em Correio na barra de ferramentas.

  2. Na caixa Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Conforme você começa a digitar, a Complementação de Nome tenta corresponder e completar o nome automaticamente para você. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nas caixas CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, procure e selecione os usuários, clique em Para, CC ou CO para cada usuário e clique em OK.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, por exemplo, tornar essa mensagem de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc., clicando na guia Opções de Envio.

  5. Inclua anexos clicando em Anexar.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

3.1.2 Formatando mensagens

Ao enviar uma mensagem, você pode selecionar dentre várias opções de formato. Você pode optar por enviar a mensagem como texto ou HTML, e também pode mudar as fontes, as cores e o layout da mensagem.

Mudando a fonte na visualização HTML

O destinatário de um item verá as mudanças feitas na tela Texto Puro se ele também usar essa tela para visualizar o item. O destinatário de um item verá as mudanças feitas na tela HTML se ele também usar essa tela para visualizar o item. Convém permitir que o destinatário saiba em qual tela você compôs o item.

  1. Em um item aberto que você esteja compondo, verifique se aparece a barra de ferramentas HTML.

    tela HTML

  2. Use a barra de ferramentas HTML para mudar a fonte, adicionar cores de segundo plano, adicionar imagens e muito mais.

Talvez você precise redimensionar a tela do item horizontalmente para ver todos os botões da barra de ferramentas HTML.

Formatando listas numeradas e com marcadores

Você pode incluir facilmente listas com marcadores e números nas mensagens.

  1. Em um item aberto que você estiver compondo na visualização HTML, use a barra de ferramentas HTML para inserir uma lista com marcadores ou numerada.

  2. Digite o item da lista e pressione Enter para criar o próximo item da lista.

  3. Pressione Enter duas vezes depois do último item da lista para desativar a formatação da lista.

Desfazendo a última ação de texto

Você pode desfazer a última ação de texto no campo Assunto ou Mensagem da mensagem que estiver compondo.

  1. Pressione Ctrl+Z.

    Para obter informações sobre outras teclas de atalho, consulte o Seção C.0, Utilizando teclas de atalho.

3.1.3 Verificando a ortografia das mensagens

O Corretor Ortográfico permite verificar palavras incorretas nas mensagens criadas. Ele verifica se os itens que você está criando possuem palavras incorretas, palavras repetidas e uso irregular de maiúsculas e minúsculas.

Quando o Corretor Ortográfico encontra uma palavra com erro ortográfico, você pode substituí-la por uma palavra sugerida por ele, editar a palavra manualmente ou ignorá-la.

Use as opções de composição para configurar o Corretor Ortográfico para corrigir automaticamente a ortografia de suas mensagens antes de enviá-las.

Verificando a ortografia de um item com o corretor ortográfico

  1. Clique no campo Assunto ou Mensagem.

  2. Clique em Corrigir Ortografia.

    O WebAccess realça as palavras incorretas.

  3. Clique em qualquer palavra realçada.

  4. Selecione uma das palavras sugeridas pelo Corretor Ortográfico para substituir a palavra incorreta.

    ou

    Clique em Editar para fazer suas próprias correções.

  5. Clique em Continuar Edição quando a correção ortográfica terminar.

Verificando automaticamente a ortografia de itens com o corretor ortográfico

Você pode verificar a ortografia dos itens automaticamente toda vez que clicar em Enviar.

  1. Na página principal do WebAccess, clique no ícone Opções tela HTML e clique em Opções.

  2. Clique na guia Compor.

  3. Selecione Verificar ortografia antes de enviar.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Selecionando o idioma do corretor ortográfico

  1. Em um item aberto que estiver compondo, clique no campo Assunto ou no campo Mensagem.

  2. Clique no menu suspenso ao lado de Corrigir Ortografia.

  3. Selecione o idioma a ser usado.

3.1.4 Anexação de arquivos

É possível enviar arquivos a outros usuários. Você pode anexar arquivos existentes no seu disco rígido, disquete ou unidade de rede a um item que for enviar. Os destinatários podem abrir, gravar, ver ou imprimir o arquivo anexado. Se você modificar o arquivo anexado após tê-lo enviado, os destinatários não verão as mudanças.

Se você anexar um arquivo protegido por senha, o destinatário não poderá abrir nem exibir o anexo sem digitar a senha.

  1. Abra um novo item.

  2. Preencha os campos Para, Assunto e Mensagem.

  3. Clique em Anexar, procure e selecione o arquivo (ou arquivos) que deseja enviar.

    Para remover um arquivo anexado, clique no ícone Remover tela HTML.

  4. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Mover ou apagar um arquivo em um disco ou unidade de rede não afeta um arquivo que tenha sido anexado a um item e enviado.

Se você apagar um arquivo anexado, ele não será apagado da unidade de rede nem do disco; ele apenas será removido da lista de anexos.

3.1.5 Adicionando uma assinatura

Utilize o recurso de assinaturas para inserir uma assinatura ou uma marca de identificação no final dos itens enviados. Por exemplo, você pode fazer com que o GroupWise liste automaticamente seu nome, telefone e endereço de e-mail na parte inferior de cada item enviado.

Além das assinaturas pessoais, o administrador do GroupWise pode criar uma assinatura global para uso de todos. Se o administrador do GroupWise exigir a assinatura global, ela será anexada automaticamente a todos os itens enviados. Quando você envia novamente um item, a assinatura global não é adicionada automaticamente à mensagem.

As assinaturas que você cria ou modifica no cliente Windows do GroupWise são automaticamente exibidas no GroupWise WebAccess. Da mesma forma, as assinaturas que você cria ou modifica no GroupWise WebAccess são automaticamente exibidas no cliente Windows do GroupWise.

  1. Na página principal, clique no ícone Opções tela HTML e clique em Opções.

  2. Clique em Compor.

  3. Selecione Habilitar a assinatura.

  4. Clique em Novo, especifique um nome para a nova assinatura e clique em OK.

  5. (Opcional) Crie outras assinaturas. Na lista suspensa Assinatura, selecione a assinatura que deseja definir como padrão e selecione Definir como padrão.

  6. Digite o texto da sua assinatura na caixa.

    tela Opções de Composição

  7. Clique em Adicionar assinatura automaticamente para adicionar automaticamente a sua assinatura quando enviar itens.

    ou

    Clique em Avisar antes de adicionar assinatura para que o WebAccess avise antes de adicionar a assinatura quando você enviar o item.

  8. Clique em Gravar e em Fechar.

3.1.6 Gravando e-mail inacabado

Compreendendo a Gravação Automática

Quando uma nova mensagem é composta no GroupWise WebAccess, os itens são automaticamente gravados. Isso impedirá a perda das mensagens que você está criando se o WebAccess for desligado inesperadamente. Ao reiniciar o WebAccess, você pode recuperar as mensagens para terminar de compô-las.

Se você parar de usar o GroupWise WebAccess por 10 segundos (o valor padrão de não uso) e houver mensagens não enviadas ou se você tiver composto mensagens ativamente por 60 segundos (o valor padrão de uso contínuo), o WebAccess gravará automaticamente as mensagens na pasta Trabalho em Andamento. O WebAccess adiciona dois caracteres ao título de todas as mensagens gravadas automaticamente para distingui-las de outros itens que você possa ter gravado manualmente na pasta Trabalho em Andamento.

O administrador pode desabilitar o recurso de gravação automática e mudar os valores de tempo sem uso e de uso contínuo.

Se houver mensagens gravadas automaticamente quando você iniciar o WebAccess, uma mensagem será exibida. O tipo de mensagem exibido varia de acordo com o número de mensagens que foram gravadas automaticamente.

Quando uma mensagem gravada automaticamente é recuperada

Quando você iniciar o WebAccess e apenas uma mensagem gravada automaticamente for recuperada, aparecerá a seguinte mensagem:

Você tem as seguintes opções para lidar com as mensagens gravadas automaticamente:

Abrir: Abre as mensagens gravadas automaticamente para você terminar de redigi-las.

Gravar: Grava as mensagens como itens comuns de Trabalho em Andamento para que você possa concluir a composição das mensagens posteriormente.

Apagar: Apaga as mensagens gravadas automaticamente. As informações contidas nelas são perdidas permanentemente.

Ignorar: Mantém as mensagens gravadas no disco, mas não as recupera no WebAccess. Da próxima vez que você iniciar o WebAccess, a janela Gravação Automática aparecerá novamente.

Quando duas a cinco mensagens gravadas automaticamente são recuperadas

Quando você iniciar o WebAccess e duas a cinco mensagens gravadas automaticamente forem recuperadas, aparecerá a seguinte mensagem:

Você tem as seguintes opções para lidar com as mensagens gravadas automaticamente. Selecione uma destas opções para cada mensagem gravada automaticamente e clique em OK.

Abrir: Abre as mensagens gravadas automaticamente para você terminar de redigi-las.

Gravar: Grava as mensagens como itens comuns de Trabalho em Andamento para que você possa concluir a composição das mensagens posteriormente.

Apagar: Apaga as mensagens gravadas automaticamente. As informações contidas nelas são perdidas permanentemente.

Clique em Ignorar para manter as mensagens gravadas no disco, mas não as recuperar no WebAccess. Da próxima vez que você iniciar o WebAccess, a janela Gravação Automática aparecerá novamente.

Quando 6 ou mais mensagens gravadas automaticamente são recuperadas

Quando você iniciar o WebAccess e seis ou mais mensagens gravadas automaticamente forem recuperadas, aparecerá a seguinte mensagem:

Clique em OK para gravar as mensagens como itens regulares de Trabalho em Andamento, assim será possível terminar de compor as mensagens mais tarde.

Habilitando ou desabilitando a gravação automática

Por padrão, a Gravação Automática será habilitada se você usar uma conexão de alta velocidade para acessar o sistema GroupWise. Ela será desabilitada por padrão se você usar uma velocidade de conexão baixa. Para obter mais informações sobre as opções de login para conexão, consulte a Seção 1.2, Iniciando o GroupWise WebAccess.

  1. Na página principal do WebAccess, clique no ícone Opções e clique em Opções.

  2. Clique na guia Compor.

  3. Selecione Habilitar gravação automática para habilitar a Gravação Automática.

    ou

    Anule a seleção de Habilitar gravação automática para desabilitar a Gravação Automática.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Gravando um e-mail inacabado

  1. Em um item aberto, clique no ícone Gravar.

  2. Clique na pasta em que você deseja gravar o item e, em seguida, clique em OK.

A mensagem de rascunho é colocada na pasta escolhida na Etapa 2. A pasta padrão para mensagens não concluídas é a pasta Trabalho em Andamento ícone da pasta Trabalho em Andamento.

3.1.7 Selecionando a tela de composição padrão

Ao compor uma mensagem no GroupWise WebAccess, você pode usar o formato de composição padrão como texto simples ou HTML.

  1. Na página principal do WebAccess, clique no ícone Opções ícone da pasta Trabalho em Andamento e clique em Opções.

  2. Clique na guia Compor.

  3. Na caixa Tela de Composição Padrão, selecione Texto Simples ou HTML.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Para mudar a tela de um item:

  1. Abra um item.

  2. Clique no ícone HTML ou Texto Simples.

3.1.8 Endereçando mensagens de e-mail

Uma mensagem de correio possui um destinatário principal, uma linha de assunto e pode ser enviada com uma cópia carbono ou uma cópia oculta para outros usuários. Você também pode anexar arquivos, referências de documentos, sons, filmes e objetos OLE às suas mensagens de correio.

Utilizando o bloco de endereços

Para obter informações sobre como usar o Bloco de Endereços, consulte o Seção 6.0, Contatos e blocos de endereços.

CC (Cópia Carbono)

Os destinatários de cópia carbono (CC) recebem uma cópia de um item. Destinatários CC são usuários que se beneficiam das informações contidas em um item, mas não são afetados pelo item nem são diretamente responsáveis por ele. Todos os destinatários podem ver que uma cópia carbono foi enviada. Eles também podem ver os nomes dos destinatários CC.

CO (Cópia Oculta)

Os destinatários de cópia oculta (CO) recebem uma cópia de um item. Outros destinatários não recebem informações sobre cópias ocultas. Apenas o remetente e o destinatário da cópia oculta sabem que a cópia foi enviada. Se um destinatário responder e escolher Responder a Todos, o destinatário da cópia oculta não receberá a resposta.

Adicionando endereços a mensagens de e-mail

  1. Clique em Correio na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas. Para obter mais informações sobre como usar o Seletor de Endereços, consulte a Seção 6.2, Usando o seletor de endereços.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar essa mensagem uma mensagem de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários, entre outras; basta clicar na guia Opções de Envio.

    Opções de envio da tela de correio

    Se desejar, você poderá mudar a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na visualização HTML.

  5. Inclua anexos clicando em Anexar.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

3.1.9 Selecionando opções de envio

Mudando a prioridade dos e-mails enviados

Mudando a prioridade de todos os itens enviados

  1. Para mudar a prioridade de todos os itens enviados, clique no ícone Opções Opções de envio da tela de correio e clique em Opções.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

  3. Selecione Alta, Normal ou Baixa.

    O pequeno ícone ao lado de um item da Caixa de Correio fica vermelho quando a prioridade é alta, branco quando é normal e cinza quando é baixa.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a prioridade de um item

  1. Para mudar a prioridade de um item, abra-o e, em seguida, clique na guia Opções de Envio.

  2. Selecione Alta, Normal ou Baixa.

    O pequeno ícone ao lado de um item da Caixa de Correio fica vermelho quando a prioridade é alta, branco quando é normal e cinza quando é baixa.

  3. Clique em Enviar.

Mudando a configuração de segurança (classificação) de todos os itens enviados

Uma classificação é uma configuração de segurança que permite ao destinatário saber se o item é confidencial, altamente secreto e assim por diante. Esta informação aparece na parte superior do item. Uma classificação não fornece criptografia nem segurança adicional. Ela foi criada para alertar o destinatário sobre a confidencialidade relativa do item.

  1. Na página principal do WebAccess, clique no ícone Opções Opções de envio da tela de correio e clique em Opções.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

    Tela Opções com o item Opções de Envio selecionado

  3. Selecione uma configuração de segurança na lista suspensa Classificação.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a codificação MIME da mensagem

Muitos idiomas requerem codificações diferentes de caracteres para exibir determinados caracteres adequadamente. No GroupWise WebAccess, você pode mudar a codificação de itens enviados e recebidos.

Mudando a codificação de todos os itens enviados

  1. Na página principal do WebAccess, clique no ícone Opções Tela Opções com o item Opções de Envio selecionado e clique em Opções.

  2. Clique na guia Opções de Envio.

  3. Selecione sua codificação MIME na lista suspensa Codificação MIME.

  4. Clique em Gravar e em Fechar.

Mudando a codificação para um item

  1. Na janela Mensagem de Correio, clique na guia Opções de Envio.

  2. Selecione sua codificação MIME na lista suspensa Codificação MIME.

  3. Clique em Enviar na barra de ferramentas para enviar a mensagem.

3.1.10 Publicando um lembrete

Lembrete é uma mensagem publicada somente em sua caixa de correio. Os lembretes consistem em uma maneira de criar notas pessoais para você mesmo.

  1. Na Caixa de Correio ou no Calendário, clique na seta suspensa ao lado de Correio e em Lembrete Pessoal.

  2. Digite um assunto.

  3. Digite uma mensagem.

  4. Inclua anexos clicando em Anexar.

  5. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

3.1.11 Enviando um recado

Um recado é um lembrete que você pode enviar para notificar outros usuários do GroupWise de chamadas que receberam enquanto estavam fora do escritório ou não disponíveis. As mensagens telefônicas são armazenadas na Caixa de Correio do destinatário. Não é possível atender uma ligação de um recado.

  1. Em sua Caixa de Correio ou Calendário, clique na seta suspensa ao lado de Correio e clique em Telefone.

    Tela de Recado

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas. Para obter mais informações sobre como usar o Seletor de Endereços, consulte a Seção 6.2, Usando o seletor de endereços.

  3. Digite o nome, a empresa e o telefone de quem ligou.

  4. Digite a mensagem no corpo da mensagem.

    Se desejar, você poderá mudar a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na visualização HTML.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.