6.4 Usando a pasta de contatos

A pasta Contatos oferece uma tela conveniente com as informações do bloco de endereços. Por padrão, a pasta Contatos está associada ao seu bloco de endereços Contatos Freqüentes, mas você poderá atribuir um bloco de endereços diferente se desejar, conforme descrito em Mudando o bloco de endereços da pasta Contatos. Quando você cria um novo bloco de endereços, conforme descrito na Seção 6.5.2, Criando um bloco de endereços pessoal, o novo bloco de endereços é adicionado automaticamente como uma nova pasta Contatos também.

6.4.1 Gerenciando contatos

Cada contato da pasta Contatos é marcado com o ícone de Contato ícone de Pessoa. Quando você clica duas vezes em um contato, a tela do item do contato é exibida.

Adicionando um contato

Quando você adiciona um contato a uma pasta Contatos, ele é adicionado ao bloco de endereços correspondente.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar o contato.

  2. Clique em Novo Contato na barra de ferramentas.

  3. Forneça informações de contato conforme o necessário nas guias disponíveis:

    Contato: Utilize essa página para especificar o nome do contato, assim como vários endereços de e-mail, telefones e IDs de mensagem instantânea.

    Clique na lista suspensa Exibir Como para selecionar o modo como deseja que o nome seja exibido na Complementação de Nomes. Você pode selecionar Sobrenome, Nome, Nome Sobrenome ou especificar qualquer nome de exibição desejado. Quando quiser endereçar um item a esse contato, digite o nome de exibição em um campo de endereço (Para, CC, CO) do item.

    Você pode especificar vários telefones. Selecione o botão de opção do telefone padrão.

    Comercial: Utilize essa página para digitar o cargo, o departamento, a organização, o endereço da empresa, o endereço postal e o site na Web da empresa do contato.

    Digite o nome de uma organização. Se esse nome já estiver na pasta Contatos, a Complementação de Nomes o fornecerá. Se o nome da organização ainda não estiver na pasta Contatos, o nome que você digitar será adicionado a ela. Use o botão de seta para adicionar mais informações sobre a organização.

    Clique no botão do site da Web para iniciar um browser e vá para o site da Web.

    Pessoal: Utilize essa página para digitar o endereço residencial e o site pessoal do contato na Web.

    Clique no botão do site da Web para iniciar um browser e vá para o site da Web.

    Comentários: Utilize essa página para digitar informações sobre sua interação com esse contato. Você pode inserir uma marcação de horário para cada entrada, de forma que ela atue como um diário das interações com o contato.

  4. Clique em OK.

Modificando um contato

Você pode modificar as informações de um contato no bloco de endereços Contatos Freqüentes ou em um bloco de endereços pessoal. Para modificar um contato no bloco de endereços corporativo, primeiro copie o contato para o bloco de endereços Contatos Freqüentes ou um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja modificar o contato.

  2. Na lista de contatos, clique duas vezes no contato a ser modificado.

  3. Faça as modificações necessárias no contato.

    Para obter informações sobre os detalhes do contato que podem ser digitados em cada guia, consulte Adicionando um contato.

  4. Clique em OK.

Encontrando um contato

Use o comando Encontrar no cabeçalho Lista de Itens da pasta Contatos para pesquisar contatos específicos, conforme descrito na Seção 7.1.2, Encontrando contatos.

Apagando um contato

Você pode apagar um contato do bloco de endereços Contatos Freqüentes ou de um bloco de endereços pessoal. Não é possível apagar um contato do bloco de endereços corporativo.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar o contato.

    Na lista de contatos:

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no contato.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no contato.

  3. Clique em Apagar.

  4. Clique em Sim para confirmar a exclusão.

Mudando o bloco de endereços da pasta Contatos

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta Contatos.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta Contatos.

  2. Clique em Propriedades.

    Caixa de diálogo Propriedades da pasta Contatos

  3. Clique no novo nome do bloco de endereços na lista suspensa Bloco de Endereços.

  4. Clique em OK.

Mudando o nome de exibição de um contato

O nome de exibição é o nome exibido quando você começa a digitar no campo Para (ou CO ou CC) de uma mensagem. Quando você começa a digitar um nome, como “Ta”, a Complementação de Nomes completa o restante com um nome do bloco de endereços; por exemplo, “Tabitha Hu.” No entanto, se houver duas Tabitha Hus no bloco de endereços, uma em Contabilidade e outra na Administração, será difícil saber qual dos nomes a Complementação de Nomes preencherá, a não ser que você examine mais propriedades.

Você pode mudar a exibição do nome para facilitar a identificação do nome preenchido pela Complementação de Nomes. Por exemplo, se você se corresponde apenas com Tabitha Hu na Contabilização, pode mudar o nome de exibição para Tabitha--Contabilização.

  1. Clique na pasta Contatos.

  2. Clique duas vezes em um contato.

  3. Clique na guia Contato.

  4. Clique no campo Tela.

  5. Digite um novo nome no campo Tela.

  6. Clique em OK.

    Na próxima vez que você endereçar uma mensagem, a Complementação de Nomes preencherá o nome de exibição.

Usando a pasta Contatos para enviar um e-mail

  1. Clique na pasta Contatos.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse em um contato.

    Mac: clique pressionando a tecla Control em um contato.

  3. Clique em Novo > Correio.

  4. Componha o e-mail e clique em Enviar.

6.4.2 Gerenciando grupos

Cada grupo da pasta Contatos é marcado com o ícone Grupo. Quando você clica duas vezes em um grupo, a tela do item do grupo é exibida.

Organizando endereços em grupos

Um grupo é uma lista de usuários ou recursos para os quais você pode enviar mensagens. Utilize grupos para enviar uma mensagem a vários usuários ou recursos digitando o nome do grupo no campo Para, CO ou CC. Existem dois tipos de grupos: público e pessoal.

Um grupo público é uma lista de usuários criada pelo administrador do sistema e que está disponível para todos os usuários do GroupWise. Por exemplo, pode haver um grupo público para o Departamento de Contabilidade. Cada funcionário da Contabilidade está incluído nesse grupo. Os grupos públicos estão incluídos no Bloco de Endereços do GroupWise.

Um grupo pessoal é um grupo criado por você. Por exemplo, se você envia compromissos com freqüência para seu grupo de trabalho, poderá incluir o nome ou o endereço de cada colega, bem como um local de reunião (recurso), em um grupo pessoal.

Os grupos são marcados com o ícone Grupo e são mostrados nos painéis direito e esquerdo do bloco de endereços aberto.

Criando e gravando um grupo pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja criar o grupo pessoal.

  2. Clique em Novo Grupo na barra de ferramentas

  3. Digite um nome para o grupo.

  4. (Opcional) Digite comentários, como uma descrição para o grupo.

  5. Clique em Membros para abrir a caixa de diálogo Seletor de Endereços e exibir a lista de endereços.

  6. Clique em Para, CC ou CO e, em seguida, clique duas vezes ou selecione e arraste os usuários e recursos de seu grupo para o painel de grupos.

    Se os usuários que você desejar adicionar estiverem em um bloco de endereços diferente, clique nesse bloco de endereços na lista suspensa Pesquisar em.

    Para restringir a lista de entradas por contatos, grupos ou recursos, clique em uma opção na lista suspensa ícone Encontrar.

  7. Para adicionar uma entrada que não esteja em um bloco de endereços existente, clique em Novo Contato, preencha as informações, clique em OK e, em seguida, clique duas vezes na entrada.

  8. Clique em OK duas vezes para gravar o grupo no bloco de endereços pessoal.

Você também pode criar e gravar um grupo pessoal a partir do Seletor de Endereços quando estiver endereçando uma mensagem ou outro item:

  1. Em uma tela de item, clique em ícone da barra de ferramentas Bloco de Endereços na barra de ferramentas.

  2. Clique duas vezes nos contatos para adicioná-los ao painel direito.

    Se os usuários que você desejar adicionar estiverem em um bloco de endereços diferente, clique nesse bloco de endereços na lista suspensa Procurar em.

    Para restringir a lista de entradas por contatos, grupos ou recursos, clique em uma opção na lista suspensa ícone Encontrar.

  3. Para adicionar uma entrada que não esteja em um bloco de endereços existente, clique em Novo Contato, preencha as informações, clique em OK e, em seguida, clique duas vezes na entrada.

  4. Clique em Gravar Grupo.

    ou

    Se desejar gravar o grupo em um bloco de endereços diferente do exibido, clique na seta à direita de Gravar Grupo e selecione o bloco de endereços.

  5. Digite um nome para o grupo.

  6. Digite comentários, como uma descrição do grupo.

  7. Clique duas vezes em OK.

Adicionando contatos a um grupo

Se estiver adicionando contatos a um grupo público, como uma lista de distribuição corporativa, os direitos apropriados deverão ser concedidos a você pelo administrador do sistema.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar contatos a um grupo.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no grupo.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no grupo.

  3. Clique em Detalhes.

    Os grupos são marcados com o ícone ícone Grupo e são mostrados nos painéis direito e esquerdo do Bloco de Endereços.

  4. Na guia Detalhes, clique em Membros para abrir a caixa de diálogo Seletor de Endereços e exibir a lista de endereços.

    Clique na lista suspensa ícone Encontrar para restringir a lista a contatos, grupos ou recursos.

  5. Para adicionar um contato, clique na lista suspensa Pesquisar em e clique no bloco de endereços no qual está o contato.

  6. Clique na lista suspensa Corresponder e, em seguida, clique na forma como deseja localizar o contato (por nome, sobrenome ou nome completo).

  7. No campo Procurar, digite o contato que deseja adicionar.

    A lista de endereços rolará até a correspondência mais próxima.

  8. Clique duas vezes no contato da lista, para que ele seja adicionado à lista Selecionado.

  9. Clique em OK duas vezes para gravar o grupo.

Apagando um contato de um grupo

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar um contato de um grupo.

  2. Na lista de contatos, clique duas vezes no grupo.

  3. Clique em Membros.

  4. Selecione o contato a ser apagado e clique em Remover.

  5. Clique em OK.

Endereçando itens a um grupo

  1. Em uma tela de item, clique em ícone da barra de ferramentas Endereço na barra de ferramentas.

    Seletor de Endereços mostrando um grupo

  2. Selecione um grupo e clique em Para, CC ou CO.

  3. Repita esse procedimento conforme necessário.

  4. (Opcional) Para ver mais informações sobre o grupo:

    1. Linux: clique o botão direito do mouse no grupo.

      Mac: clique pressionando a tecla Control no grupo.

    2. Clique em Detalhes.

  5. Clique em OK para retornar à tela do item.

Vendo informações sobre o grupo

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja ver informações de grupo.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no grupo.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no grupo.

  3. Clique em Detalhes.

Apagando um grupo de um bloco de endereços pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar o grupo.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no grupo.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no grupo.

  3. Clique em Apagar.

  4. Clique em Sim para confirmar a exclusão do grupo.

6.4.3 Gerenciando recursos

Os recursos são itens que podem ser programados para reuniões ou outros usos. Eles podem incluir salas, retroprojetores, carros, etc. O administrador do sistema define um recurso fornecendo a ele um nome de identificação e designando-o a um usuário. Os recursos, assim como os usuários, podem ser incluídos em uma pesquisa por horário disponível. Os IDs de recursos são digitados na caixa Para. O usuário designado para gerenciar um recurso é o proprietário desse recurso.

O proprietário de um recurso é responsável pela aceitação e pela recusa de compromissos para o recurso. Para fazer isso, o proprietário precisa ter direitos Proxy totais para o recurso. Como proprietário de um recurso, você pode optar por receber notificações de compromissos para o recurso.

Compreendendo recursos

Cada recurso da pasta Contatos é marcado com ícone Recurso. Quando você clica duas vezes em um recurso, a tela de item do recurso é exibida.

Figura 6-1 Tela de item do recurso

Utilize essa página para especificar um nome para o recurso, um telefone, um tipo de recurso, um endereço de e-mail e comentários sobre esse recurso.

No campo Proprietário, você pode especificar um contato que já esteja em seu bloco de endereços ou utilizar o botão de seta para criar uma nova entrada de contato.

Aceitando e recusando solicitações de recursos

Você só poderá aceitar ou recusar solicitações de recursos se for o proprietário e se tiver recebido os direitos Ler e Gravar.

  1. Clique no Seletor de Modo e clique em Proxy.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o recurso do qual você é proprietário não estiver na caixa de diálogo Proxy, digite o nome desse recurso na caixa Nome e clique em OK.

  3. Clique no item que você precisa aceitar ou recusar.

  4. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

Recebendo notificação para outro usuário ou recurso

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Segurança > Notificar.

  3. Clique no nome de um usuário de quem você é proxy ou selecione o nome do recurso que você possui.

    Se o usuário ou o recurso não aparecer na lista Notificação, digite o nome desejado e clique em Adicionar Usuário.

    Você pode selecionar o nome na caixa de diálogo Seletor de Endereços clicando em ícone Bloco de endereços.

  4. Verifique se as opções Associar a alarmes e Associar a notificações estão selecionadas.

    Você é associado automaticamente a alarmes e notificações. Se você anular a seleção de Associar a alarmes e Associar a notificações, não receberá mais alarmes e notificações. Você precisa repetir as etapas deste tópico para o seu nome de usuário.

  5. Clique em OK.

O Notify precisa estar aberto ou minimizado para receber notificações ou alarmes. Para obter mais informações, consulte o Seção 8.0, Notify.

Criando uma regra para um recurso

Como proprietário de um recurso, você possui todos os direitos Proxy nesse recurso, incluindo a capacidade de criar regras para ele. As etapas a seguir mostram como criar uma regra que aceite todas as solicitações relativas a um recurso disponível. Este é um exemplo de uma regra útil para um recurso. Você pode criar outras regras que executem ações diferentes. Por exemplo, você pode criar uma regra que recuse solicitações para um recurso que já esteja programado.

  1. Clique no Seletor de Modo e clique em Proxy.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o recurso do qual você é proprietário não estiver na caixa de diálogo Proxy, digite o nome desse recurso na caixa Nome e clique em OK.

  3. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.

  4. Digite um nome para a regra.

  5. Clique em Compromisso. Verifique se a seleção dos outros tipos de itens foi anulada.

  6. Clique na lista suspensa Conflito entre compromissos e, em seguida, clique em Não.

  7. Clique em Adicionar Ação, clique em Aceitar, digite um comentário, se quiser, e clique em OK.

    A Etapa 6 e a Etapa 7 instruem a regra a aceitar o compromisso para o recurso apenas se esse recurso estiver disponível.

  8. Clique em Gravar e em Fechar.

Adicionando um recurso pessoal

Você pode adicionar um recurso pessoal ao bloco de endereços Contatos Freqüentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar um recurso pessoal.

  2. Clique em Novo Recurso na barra de ferramentas.

  3. No campo Nome, especifique o nome para o recurso.

  4. No campo Telefone, especifique o número de telefone do contato responsável pelo recurso.

  5. No campo Tipo, especifique o tipo do recurso.

    Você pode especificar Recurso ou Local. Se você especificar Local, a descrição do recurso será adicionada automaticamente ao campoLocal no compromisso.

  6. No campo Endereço de E-mail, especifique o endereço de e-mail da pessoa que deve receber notificações sobre esse recurso.

  7. No campo Proprietário, especifique o proprietário do recurso.

  8. No campo Comentários, especifique comentários que você possa ter sobre o recurso.

    Por exemplo, você pode especificar o tamanho de uma sala de conferências ou o tipo de equipamento existente nela.

  9. Clique em OK.

Modificando um recurso pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja modificar um recurso pessoal.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no recurso.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no recurso.

  3. Clique em Detalhes.

    Os recursos são marcados com o ícone ícone Recurso e são mostrados nos painéis direito e esquerdo do Bloco de Endereços.

  4. Modifique as informações conforme o necessário.

  5. Clique em OK.

Apagando um recurso pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar o recurso pessoal.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse no recurso.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no recurso.

  3. Clique em Apagar.

    Os recursos são marcados com o ícone ícone Recurso e são mostrados nos painéis direito e esquerdo do Bloco de Endereços.

  4. Clique em Sim para confirmar a exclusão do recurso.

6.4.4 Gerenciando organizações

Compreendendo organizações pessoais

Cada organização da pasta Contatos é marcada com o ícone Organização ícone Organização. Quando você clica duas vezes em uma organização, a tela de item da organização é exibida.

Figura 6-2 Tela de item da organização

Utilize essa página para especificar um nome para a organização, um número de telefone e de fax, o contato principal na organização, o endereço, o site na Web e comentários sobre ela.

No campo Contato Principal, você pode especificar um contato que já esteja em seu bloco de endereços ou utilizar o botão de seta para criar uma nova entrada de contato.

Adicionando uma organização pessoal

Você pode adicionar uma organização ao bloco de endereços Contatos Freqüentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar uma organização pessoal.

  2. Clique em Nova Organização na barra de ferramentas.

  3. No campo Organização, especifique o nome da organização.

  4. (Opcional) Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre a organização.

    Para ver o site da Web, clique no botão Web após inserir o URL.

  5. Clique em OK.

Modificando uma organização pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja modificar uma organização pessoal.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse na organização.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na organização.

  3. Clique em Detalhes.

    As organizações são marcadas com o ícone ícone Organização e são mostradas nos painéis direito e esquerdo do Bloco de Endereços.

  4. Modifique as informações conforme o necessário.

  5. Clique em OK.

Apagando uma organização pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar uma organização pessoal.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse na organização.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na organização.

  3. Clique em Apagar.

    As organizações são marcadas com o ícone ícone Organização e são mostradas nos painéis direito e esquerdo do Bloco de Endereços.

  4. Clique em Sim para confirmar a exclusão da organização.