4.3 Enviando itens de Calendário

4.3.1 Compreendendo os ícones do item de calendário

Os ícones que aparecem no calendário fornecem informações adicionais sobre os itens. Para obter mais informações, consulte a Seção 1.8, Identificando ícones que aparecem ao lado de itens.

4.3.2 Programando compromissos

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a opção Ocupado para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis.

Quando você programa um compromisso e se inclui como participante, o GroupWise aceita automaticamente o compromisso.

Programando um compromisso para você mesmo

Se você não estiver disponível para reuniões em certos horários, programe um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário. Da mesma maneira, todos os compromissos publicados são gravados no seu calendário principal do GroupWise. Para movê-los para um calendário pessoal, arraste e solte-os nesse calendário após criá-los.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta ao lado de Novo e, em seguida, clique em Compromisso Publicado.

    ou

    No seu Calendário, selecione uma data e clique em um horário nesse dia.

    Tela de Compromisso Publicado

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local.

  3. Especifique a data de início.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. Especifique como o compromisso deve ser exibido no menu suspenso Mostrar Como. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

  7. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Programando um compromisso para várias pessoas

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta ao lado de Novo e, em seguida, clique em Compromisso.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Inclua IDs de recursos (como salas de reunião) no campo Para. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário ou recursos em uma lista, clique em Bloco de Endereços na barra de ferramentas, procure e selecione cada usuário e clique em OK.

  3. Digite a descrição da localização no campo Localização.

  4. Especifique a data de início.

  5. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  6. Especifique como o compromisso deve ser exibido no menu suspenso Mostrar Como. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

  7. Digite o assunto e a mensagem.

    Se desejar, mude a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Mudando a fonte na tela HTML.

    Tela Compromisso

  8. Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas. Para obter mais informações, consulte Verificando a disponibilidade.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  9. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Verificando a disponibilidade

Utilize o recurso Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos no campo Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião no campo Data Início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas.

    A parte inferior da caixa de diálogo Compromisso mostra os horários disponíveis.

  5. Clique em um dos horários sugeridos para selecionar um horário de reunião disponível e verifique se o horário de início correto foi especificado.

  6. Para remover um usuário ou recurso da lista Para após a pesquisa, clique na lista, clique no nome do usuário ou recurso a ser removido e clique em Apagar.

    Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.

  7. Conclua e envie o compromisso.

Reprogramando um compromisso

Se desejar mudar pessoas e recursos de um compromisso, você poderá reprogramá-lo.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Selecione o compromisso a ser reprogramado e abra-o.

  3. Na janela de compromissos, clique em Reenviar na barra de ferramentas.

  4. Clique na caixa ao lado de Recolher Item Original? para apagar seu compromisso original.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

Cancelando um compromisso

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Selecione o compromisso que você deseja cancelar.

  3. Clique em Apagar Desta Caixa de Correio ou Apagar de Todas as Caixas de Correio.

4.3.3 Enviando lembretes

Os lembretes são semelhantes às mensagens de correio, porém são programados para um dia específico e exibidos no Calendário nessa data. Você pode usar lembretes para indicar, entre outros eventos, férias, feriados, dias de pagamento e aniversários.

Programando um lembrete para você mesmo

Um lembrete para você mesmo é denominado lembrete publicado. Os lembretes publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Na tela Dia do seu Calendário, digite a mensagem de lembrete no campo Adicionar um lembrete da seção Lembretes.

ou

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta ao lado de Novo e, em seguida, clique em Lembrete Publicado.

  2. Selecione uma data.

  3. Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

  4. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para acessar as informações mais tarde, abra o seu Calendário e selecione a data em que as informações são exibidas. Clique duas vezes no lembrete na Lista de Lembretes.

Programando um lembrete para outros usuários

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta ao lado de Novo e, em seguida, clique em Lembrete.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuários em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, selecione o nome dos usuários, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.

  3. No campo Data de Início, digite a data em que esse lembrete deverá aparecer nos Calendários dos destinatários.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  4. (Opcional) Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.