4.3 Senden von Kalendernachrichten

4.3.1 Erläuterung von Kalendernachrichten

Sie haben die Möglichkeit, Termine und Notizen für sich selbst und für andere Benutzer zu planen. Sie können auch einen Zeitraum als empfängerlosen Termin festlegen.

Weitere Informationen darüber, wie sich Termine und Notizen von anderen Nachrichtenkategorien unterscheiden, finden Sie unter Abschnitt 1.9, Nachrichtenkategorien von GroupWise.

Wenn Sie feststellen möchten, ob eine bestimmte Person zu Ihrer Besprechung kommen kann, suchen Sie einfach nach dem Status „Akzeptiert“ oder „Abgelehnt“ in den Eigenschaften der Nachricht. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit gesendeten Nachrichten.

Alle geplanten Terminnachrichten können zurückgezogen oder neu geplant werden, selbst dann, wenn diese bereits von den Empfängern geöffnet und akzeptiert wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 3.2.3, Zurückziehen gesendeter E-Mail und Abschnitt 3.2.5, Bearbeiten gesendeter E-Mails.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Nachrichten, die Sie gesendet oder empfangen haben, finden Sie unter Abschnitt 3.1, Senden von Email und Abschnitt 3.3, Empfangen von E-Mail.

4.3.2 Planen von Terminen

Mithilfe von Terminen können Sie Zeitblöcke an einem bestimmten Datum oder für einen Datumsbereich planen.

Mit der Option „Terminzeitensuche“ können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, die Sie für einen Termin benötigen.

Wenn Sie eine Terminzeitensuche für Benutzer in einer anderen Zeitzone durchführen, berücksichtigt GroupWise die Unterschiede in den Zeitzonen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Besprechung mit einem Kollegen in einer Zeitzone sieben Stunden später als bei Ihnen zu planen, wird der Arbeitstag dieses Kollegen in der Terminzeitensuche ab ca. 10 Uhr morgens Ihrer Zeit geblockt.

Wenn Sie einen Termin planen und sich selbst als Teilnehmer einbeziehen, akzeptiert GroupWise automatisch den Termin für Sie, es sei denn, es gibt eine Terminüberschneidung. In diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung, in der Sie über die Terminüberschneidung informiert werden. Dies geschieht, wenn Sie versuchen, den Termin zu senden.

Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, können Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen. Ebenso werden alle empfängerlosen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um Termine in einen persönlichen Kalender zu verschieben, ziehen Sie sie nach dem Erstellen zum persönlichen Kalender und legen Sie sie dort ab.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Symbol „Neuer Termin“ in der Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf Empfängerloser Termin.

    Layout „Empfängerloser Termin“

    oder

    Öffnen Sie in Ihrem Kalender ein Layout mit einer Terminliste. Klicken Sie auf ein Datum, und doppelklicken Sie anschließend auf eine Uhrzeit an dem betreffenden Tag.

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein.

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder

    Klicken Sie auf Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten. Wie Sie einen periodisch stattfindenden Termin erstellen, erfahren Sie in Abschnitt 4.3.4, Planen von wiederkehrenden Nachrichten.

    oder

    Wählen Sie Ganztägiges Ereignis für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

    Weitere Informationen zu ganztägigen Ereignissen finden Sie unter Ganztägige Ereignisse.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. Geben Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Anzeigen als an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

  6. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

    Wenn Sie auf das Register Optionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise diesem Termin eine hohe Priorität zuweisen.

  7. (Optional) Legen Sie die Option „Terminzeit kennzeichnen als“ fest, indem Sie auf Aktionen > Terminzeit kennzeichnen als und anschließend auf eine Art klicken.

  8. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Planen eines Termins für mehrere Personen

  1. Klicken Sie auf Symbol „Termine“ in der Symbolleiste.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld An ein. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen oder Ressourcen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

    Ihr Name wird automatisch im Feld An des Termins hinzugefügt. Wenn Sie den Termin senden, wird er automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt. Wenn Sie nicht in die Nachricht einbezogen werden möchten, löschen Sie Ihren Namen aus dem Feld An.

  3. Um den „Von“-Namen (in ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf Dropdown-Liste „Von“ und dann auf einen Namen.

  4. Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld Ort ein.

  5. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder

    Klicken Sie auf Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten. Wie Sie einen periodisch stattfindenden Termin erstellen, erfahren Sie in Abschnitt 4.3.4, Planen von wiederkehrenden Nachrichten.

    oder

    Wählen Sie Ganztägiges Ereignis für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

    Weitere Informationen zu ganztägigen Ereignissen finden Sie unter Ganztägige Ereignisse.

  6. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  7. Geben Sie an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

    Empfänger in den Feldern CC und BC erhalten den Termin als „Frei“.

  8. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Layout „Termin“

  9. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie in der Symbolleiste auf Terminzeitensuche klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  10. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

    Wenn sich der Termin mit einem bereits im Kalender vorhandenen Termin überschneidet, können Sie entweder den Termin weiter planen oder den Termin ändern.

Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit

Mit der Option „Terminzeitensuche“ können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

Ausführen einer Terminzeitensuche

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld An ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung an.

  4. Klicken Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste an.

    Dialogfeld „Terminzeit auswählen“

    Die Legende am unteren Rand des Dialogfelds „Terminzeitensuche“ zeigt die Bedeutung der verschiedenen Muster „Terminzeit kennzeichnen als“ im Raster an.

    Wenn Infosymbol „Terminzeitensuche“ links vom Benutzernamen oder der Ressource angezeigt wird, können Sie im Register „Einzelterminpläne“ auf die zu einem Benutzernamen oder einer Ressource gehörende Terminzeit klicken, um sich in dem Feld darunter zusätzliche Informationen anzeigen zu lassen. Damit Sie dies tun können, muss Ihnen der Benutzer oder Ressourceneigentümer jedoch zunächst Terminleserechte in seiner Zugriffsliste einräumen, bevor das Symbol Infosymbol „Terminzeitensuche“ angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gewähren von Vertretungsrechten als Mailbox-Eigentümer.

    Um einen Benutzer- oder Ressourcennamen von der Suche auszuschließen, ohne ihn zu löschen, klicken Sie auf das Register Verfügbare Zeiten und anschließend auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer- oder Ressourcennamen, um die Auswahl aufzuheben. Das Ausschließen einer Person oder Ressource von einer Suche ist sinnvoll, wenn der Benutzer (vergleichbar mit einem CC-Empfänger) zwar zu der Besprechung eingeladen werden soll, aber nicht unbedingt daran teilnehmen muss. Zur Auswahl eines zuvor ausgeklammerten Benutzers oder einer Ressource klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer oder der Ressource.

  5. Klicken Sie auf Automatische Auswahl, um den ersten verfügbaren Besprechungstermin auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den geplanten Termin zu übernehmen.

    oder

    Klicken Sie auf Automatische Auswahl, um den gewünschten Zeitpunkt anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den Termin zu übernehmen.

    oder

    Klicken Sie auf das Register Verfügbare Zeiten, um mögliche Besprechungstermine anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Zeit, um sie auszuwählen, und klicken Sie anschließend auf OK, um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den Termin zu übernehmen.

  6. Um einen Benutzer oder eine Ressource aus der Liste Zu Besprechung einladen zu entfernen, klicken Sie auf das Register Verfügbare Zeiten. Klicken Sie auf den zu entfernenden Benutzer- oder Ressourcennamen, drücken Sie die Entf-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  7. Stellen Sie den Termin fertig und senden Sie ihn.

    Wenn Sie eine Suche nach freien Terminzeiten durchführen möchten, ohne zuerst einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Werkzeuge > Terminzeitensuche. Geben Sie die entsprechenden Informationen im Dialogfeld „Terminzeitensuche“ ein und klicken Sie anschließend auf OK, um eine Suche nach freien Terminzeiten durchzuführen. Wenn Sie die gewünschte Terminzeit ermittelt haben, klicken Sie auf Besprechung anfordern, um die Informationen zu übernehmen und das Terminlayout zu vervollständigen.

    Sie können den Suchbereich für einen Termin ändern, indem Sie den Termin mit Werkzeuge > Terminzeitensuche planen und die Zahl im Feld Anzahl der zu durchsuchenden Tage ändern.

    Dieses Verfahren ist nützlich, wenn Sie periodisch auftretende Termine planen oder Termine mit Benutzern vereinbaren und den Terminplan der Nutzer über die standardmäßige Vorschau von sieben Tagen hinaus anzeigen möchten.

Ändern von Suchoptionen für die Terminzeitensuche

Sie können die Standardeinstellungen für den Suchbereich, die Zeit und die Tage für alle Termine auf der Registerkarte Terminzeitensuche in den Datumsoptionen ändern.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Kalender, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Terminzeitensuche.

  2. Ändern Sie die gewünschten Optionen.

    Zu den Optionen gehören Datumsbereiche oder bestimmte zu suchende Tage.

  3. Klicken Sie auf OK.

Ganztägige Ereignisse

Bei der Erstellung eines GroupWise-Termins können Sie wählen, ob der Termin ein ganztägiges Ereignis sein soll. Wählen Sie dazu neben dem Eingabefeld für die Uhrzeit die Option Ganztägiges Ereignis aus.

Sie können angeben, wie der Termin angezeigt werden soll, indem Sie auf die Schaltfläche für die Verfügbarkeit klicken, die sich unterhalb des Auswahlfelds Ganztägiges Ereignis befindet. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden. Im Gegensatz zu regelmäßigen Terminen erhalten alle Empfänger Termine für ganztägige Ereignisse standardmäßig als „Frei“. Der Grund dafür ist, dass ganztägige Ereignisse für die Empfänger oft als rein informativ gedacht sind. Sie könnten beispielsweise ein ganztägiges Ereignis senden, um Ihre Kollegen darüber zu informieren, dass Sie im Urlaub sein werden. In diesem Fall werden die Kollegen, die das Ereignis erhalten, am Tag des Ereignisses nicht als „Belegt“ angezeigt.

Eingabe der Uhrzeit

Wenn Sie Termine und andere Nachrichten planen, müssen Sie möglicherweise eine Uhrzeit angeben. In den meisten Fällen können Sie die Uhrzeit angeben, indem Sie sie entweder direkt in das Feld für die Uhrzeit eintippen oder über das Feld zur Uhrzeiteingabe eingeben. Klicken Sie auf Symbol „Uhrzeiteingabe“ , um das Fenster für die Uhrzeiteingabe zu öffnen.

Abbildung 4-7 Fenster für die Uhrzeiteingabe

Mit dem grünen Pfeil können Sie eine Startzeit und mit dem roten Pfeil eine Endzeit auswählen. Die aktuell ausgewählten Uhrzeiten werden auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. Sie können kleine Intervalle von 15 Minuten verwenden.

Wenn bereits eine korrekte Dauer eingegeben wurde, können Sie sie verschieben, indem Sie den ausgewählten Bereich nach oben oder nach unten ziehen.

Mithilfe der verfügbaren Zeitzonenoption können Sie eine bestimmte Zeitzone für das Ereignis angeben. Weitere Informationen zu Zeitzonen finden Sie unter Festlegen von Zeitzonen für Termine.

Festlegen von Zeitzonen für Termine

Mit der Funktion „Zeitzone“ können Sie eine Besprechung für Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen planen, die an einem Ort zusammenkommen.

In der Regel passt GroupWise Besprechungszeiten automatisch an die Zeitzone des Empfängers an. Wenn ein Benutzer in München beispielsweise für 15:00 eine Besprechung ansetzt, wird dieser Termin für einen Benutzer in London für 14:00 Uhr und für einen Benutzer in New York für 9:00 Uhr angezeigt, weil sich diese Benutzer in anderen Zeitzonen befinden. Da GroupWise die Uhrzeit anpasst, rufen alle Teilnehmer einer Telefonkonferenz zur gleichen Zeit an, auch wenn sich ihre Ortszeiten unterscheiden.

Verwenden Sie die Funktion „Zeitzone“ auch dann, wenn GroupWise die lokale Zeitzone des Empfängers nicht anpassen soll. Wenn Sie sich beispielsweise in der Zeitzone „Mitteleuropäische Zeit“ (z. B. Deutschland) befinden und Benutzer aus der Zeitzone „Weltzeit“ (z. B. Großbritannien) an dem Termin teilnehmen sollen, würden Sie die Funktion „Zeitzone“ verwenden, falls diese Benutzer nach Deutschland reisen sollen, um an der Besprechung teilzunehmen. Die Funktion „Zeitzone“ gewährleistet, dass der Termin in den Kalendern und Mailboxen der Benutzer die richtige Uhrzeit für Deutschland anzeigt.

  1. Öffnen und erstellen Sie einen neuen Termin.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Zeitzone auswählen. Klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste Zeitzone und wählen Sie die Zeitzone für den Ort des Termins aus und klicken Sie auf OK.

    Dialogfeld „Zeitzone auswählen“

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Wenn die Benutzer, die Sie mithilfe der Funktion „Zeitzone“ geplant haben, den Termin erhalten, wird eine Uhrzeitanmerkung neben dem zum Termin gehörigen Betreff in der Mailbox der Benutzer angezeigt. Beispiel: Wenn der Betreff einer Besprechung eine „Marketingkonferenz“ ist, die in Spanien stattfinden soll, wird der folgende Betreff und die folgende Uhrzeitanmerkung angezeigt: Marketingkonferenz (Spanien). In den Kalendern der Benutzer wird nicht der Betreff, sondern die Zeitzone zusammen mit der Ortsangabe angezeigt.

Absagen von Terminen

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste auf den Termin, den Sie absagen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

  2. Wählen Sie die Option Diese Nachricht aus der Mailbox aller anderen Empfänger löschen aus, um sie aus der Mailbox anderer Benutzer zu entfernen. Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn Sie eine Nachricht nur aus Ihrer eigenen Mailbox löschen möchten.

  3. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, die die Absage erklärt.

  4. Klicken Sie anschließend auf OK.

Eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ wird an alle Benutzer gesendet, die den Termin erhalten haben, und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Nachricht „Besprechung abgesagt“, doch der Termin wird aus ihrem Kalender entfernt.

Absagen eines periodisch auftretenden Termins

Sie können einen periodisch auftretenden Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste auf den periodisch auftretenden Termin, den Sie absagen möchten, und klicken Sie anschließend auf Löschen.

  2. Wählen Sie die Option Diese Nachricht aus der Mailbox aller anderen Empfänger löschen aus.

  3. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, die die Absage erklärt.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie auf Diese Nachricht, Alle Nachrichten oder Von dieser Nachricht aus vorwärts.

Eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ wird an alle Benutzer gesendet, die den Termin erhalten haben, und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Nachricht „Besprechung abgesagt“, doch der Termin wird aus ihrem Kalender entfernt.

Bearbeiten eines Termins

Wenn ein Termin bearbeitet wird, werden Änderungen einfach in den Terminen der Empfänger angezeigt, ohne dass in der Mailbox der Benutzer eine Nachricht erscheint. Der geänderte Termin wird fett dargestellt und innerhalb des Termins erscheint eine Benachrichtigung, die Benutzern anzeigt, welche Teile des Termins geändert wurden. Benutzer werden nicht aufgefordert, den Termin erneut zu akzeptieren.

Informationen zur Änderung eines Termins und anderer E-Mail-Nachrichten finden Sie im Abschnitt Abschnitt 3.2.5, Bearbeiten gesendeter E-Mails.

So verlegen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit am gleichen Tag:

  1. Öffnen Sie den Kalender und ziehen Sie den Termin auf die gewünschte Uhrzeit.

Kopieren eines Termins

Wie bei anderen E-Mail-Nachrichten auch können Sie einen vorhandenen Termin kopieren, um einen neuen Termin zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 3.2.6, Duplizieren von gesendeten E-Mails.

4.3.3 Senden von Notizen

Notizen ähneln Mail-Nachrichten, werden jedoch stets für einen bestimmten Tag geplant und an dem betreffenden Datum im Kalender angezeigt. Mithilfe von Notizen können Sie Urlaubszeiten, Termine für Gehaltszahlungen, Geburtstage usw. markieren.

Planen von Notizen für sich selbst

Eine Notiz an Sie selbst wird eine „empfängerlose Notiz“ genannt. Empfängerlose Notizen werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

  1. Öffnen Sie im Kalender ein Layout mit einer Notizenliste (beispielsweise das Wochenlayout).

  2. Klicken Sie auf ein Datum und doppelklicken Sie anschließend auf einen leeren Bereich in der Notizenliste.

  3. Klicken Sie auf Kalendersymbol, wenn Sie für die Notiz ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise dieser Notiz eine hohe Priorität zuweisen.

  5. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie später auf die Informationen zugreifen möchten, öffnen Sie den Kalender und markieren das Datum, das die Informationen enthält. Doppelklicken Sie auf die Notiz in der Notizenliste.

Planen von Notizen für andere

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Notiz.

    Layout „Notiz“

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Um den „Von“-Namen (in ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf Dropdown-Liste „Von“ und dann auf einen Namen.

  4. (Optional) Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

  5. Geben Sie im Feld Anfangsdatum das Datum ein, an dem die Notiz in den Kalendern der Empfänger angezeigt werden soll.

    oder

    Klicken Sie auf Kalendersymbol, wenn Sie für die Notiz ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Notiz eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

4.3.4 Planen von wiederkehrenden Nachrichten

Sie können Termine, Jobs und Notizen als periodisch auftretende Nachrichten senden. Periodisch auftretende Nachrichten können als tägliche, wöchentliche, monatliche, jährliche Nachrichten geplant werden oder nach benutzerdefinierten Einstellungen, die Sie definieren.

Wenn Sie eine periodisch auftretende Nachricht senden, erstellt GroupWise Kopien dieser Nachricht und trägt jeweils eine der zuvor festgelegten Datumsangaben in die Kopien ein. Wenn Sie beispielsweise fünf Datumsangaben für einen Termin definieren, erstellt GroupWise fünf Kopien der betreffenden Nachricht und plant eine der Kopien für jedes definierte Datum ein. Wenn diese Nachricht an andere Benutzer gesendet wird, existieren fünf Ausgangsnachrichten mit fünf Vorkommen. Als Empfänger einer solchen Nachricht finden Sie fünf Kopien der eingegangenen Nachricht in Ihrer Mailbox vor, von denen jede für ein anderes Datum geplant ist.

Planen einer täglich auftretenden Nachricht

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Täglich.

  2. Wählen Sie die Häufigkeit der Rekursion, das Startdatum und das Enddatum (oder die Anzahl der Vorkommen) und klicken Sie anschließend auf Fertig.

Planen einer wöchentlich auftretenden Nachricht

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Wöchentlich.

  2. Wählen Sie die Häufigkeit der Rekursion, das Startdatum und das Enddatum (oder die Anzahl der Vorkommen) und klicken Sie anschließend auf Fertig.

Planen einer monatlich auftretenden Nachricht

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Monatlich.

  2. Wählen Sie die Häufigkeit der Rekursion, das Startdatum und das Enddatum (oder die Anzahl der Vorkommen) und klicken Sie anschließend auf Fertig.

Planen einer jährlich auftretenden Nachricht

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Jährlich.

  2. Wählen Sie die Häufigkeit der Rekursion, das Startdatum und das Enddatum (oder die Anzahl der Vorkommen) und klicken Sie anschließend auf Fertig.

Planen von benutzerdefiniert auftretenden Nachrichten nach Datum

Mit dieser Art der benutzerdefinierten Rekursion können Sie bestimmte Tage aus einem Jahreskalender auswählen.

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Benutzerdefiniert.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datum auf die Tage, die geplant werden sollen.

  3. Wenn Sie zu einem anderen Jahr wechseln möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jahr“. Geben Sie das neue Jahr ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Falls Sie sämtliche ausgewählten Datumsangaben löschen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen.

  5. Klicken Sie auf OK.

Planen von benutzerdefiniert auftretenden Nachrichten anhand eines Beispiels

Mit dieser Art der benutzerdefinierten Rekursion können Sie Ereignisse für denselben Tag in jeder Woche, denselben Tag in jedem Monat oder als periodisch auftretend planen.

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Benutzerdefiniert.

  2. Klicken Sie auf das Register Beispiel.

  3. Geben Sie im Gruppenfeld Bereich das Anfangsdatum und das Enddatum an.

    oder

    Wenn Sie statt eines Bereichs eine bestimmte Anzahl angeben möchten, legen Sie das Anfangsdatum fest und klicken Sie anschließend auf die Dropdown-Liste Ende. Klicken Sie auf Anzahl und legen Sie die gewünschte Anzahl fest.

  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Wochentage und anschließend auf eine Option.

  5. Klicken Sie auf die Monate, die Sie in den Terminplan einbeziehen möchten. Wenn Sie alle Monate in den Terminplan übernehmen möchten, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat.

  6. Wenn Sie Tage im Monat ausgewählt haben, klicken Sie auf eine Option aus der Dropdown-Liste Am und klicken Sie anschließend auf die Tage, die Sie einplanen möchten (beispielsweise 1 und 15).

    oder

    Wenn Sie Wochentage ausgewählt haben, klicken Sie auf die Zahl neben dem gewünschten Wochentag (beispielsweise 2. Di).

    oder

    Wenn Sie auf Periodisch geklickt haben, legen Sie ein Intervall fest (beispielsweise alle 15 Tage).

  7. Falls Sie die ausgewählten Datumsangaben löschen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen.

  8. Zur Überprüfung der Richtigkeit der geplanten Daten klicken Sie auf das Register Datumsangaben. Die im Register Beispiel geplanten Daten sind in den Kalendern markiert. Wenn Sie ein Datum deaktivieren möchten, klicken Sie im Register Datumsangaben auf die zu deaktivierenden Tage.

  9. Klicken Sie auf OK.

Planen von benutzerdefiniert auftretenden Nachrichten basierend auf einem anderen Wochentag

Wiederkehrende Nachrichten können für Ereignisse geplant werden, die eine bestimmte Anzahl Tage vor oder nach einem bestimmten Wochentag auftreten. Sie können beispielsweise eine Besprechung für jeden Montag planen, der auf den ersten Sonntag eines Monats folgt (dabei muss es sich nicht unbedingt um den ersten Montag im Monat handeln).

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Benutzerdefiniert.

  2. Klicken Sie auf das Register Beispiel.

  3. Geben Sie im Gruppenfeld Bereich das Anfangsdatum und das Enddatum an.

  4. Klicken Sie auf die Monate, die Sie einbeziehen möchten. Wenn der Zeitraum alle Monate umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat im Gruppenfeld Monate.

  5. Klicken Sie mindestens auf eine der Zahlen in der Zeile neben dem Wochentag, auf dem die Planung basieren soll (beispielsweise 1. in der Zeile „So“).

  6. Klicken Sie auf einen Wochentag (z. B. Sonntag).

  7. Geben Sie an, um wie viele Tage der Termin versetzt werden soll (beispielsweise 1) und klicken Sie anschließend auf „OK“.

  8. Zum Prüfen der geplanten Datumsangaben klicken Sie auf das Register Datum und überprüfen Sie die im Kalender ausgewählten Datumswerte.

  9. Klicken Sie auf OK.

Planen von benutzerdefiniert auftretenden Nachrichten basierend auf dem letzten Tag des Monats

Wiederkehrende Nachrichten können für Ereignisse geplant werden, die eine bestimmte Anzahl Tage vor oder nach dem letzten Tag des Monats auftreten. Wenn z. B. eine Notiz am vorletzten Tag jedes Monats in der Notizenliste angezeigt werden soll, geben Sie im nachfolgend aufgeführten Schritt 8 die Zahl -1 ein.

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Benutzerdefiniert.

  2. Klicken Sie auf das Register Beispiel.

  3. Geben Sie im Gruppenfeld Bereich das Anfangsdatum und das Enddatum an.

  4. Klicken Sie auf die Monate, die Sie einbeziehen möchten.

    Wenn der Zeitraum alle Monate umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat im Gruppenfeld Monate.

  5. Klicken Sie auf die Popup-Liste Wochentage und anschließend auf Tage im Monat.

  6. Klicken Sie auf mindestens einen Wochentag (beispielsweise Mo, Mi und Fr).

    Wenn der Zeitraum alle Tage umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Tag im Gruppenfeld.

  7. Klicken Sie auf Letzter und anschließend auf die Schaltfläche Letzter.

  8. Geben Sie die Differenz in Tagen an und klicken Sie anschließend zweimal auf OK.

  9. Zum Prüfen der geplanten Datumsangaben klicken Sie auf das Register Datum und überprüfen Sie die im Kalender ausgewählten Datumswerte.

  10. Klicken Sie auf OK.

Planen einer benutzerdefinierten periodisch auftretenden Nachricht anhand einer Formel

Anhand einer Formel können Sie Termine für Ereignisse planen, die immer an bestimmten Wochentagen (beispielsweise jeden Montag), an bestimmten Tagen im Monat (beispielsweise am 15. Tag und am letzten Tag), jedes Jahr an einem bestimmten Tag (beispielsweise am 20. Juni) oder in bestimmten Zeitabständen (beispielsweise alle 14 Tage) stattfinden sollen. Mehrere Planungsvorgänge des gleichen Typs lassen sich jedoch leichter mithilfe der Registerkarten Beispiel oder Datum durchführen. Formeln sollten Sie nur dann verwenden, wenn Sie sich gut damit auskennen.

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, die Sie planen möchten, auf Rekursion und anschließend auf Benutzerdefiniert.

  2. Klicken Sie auf das Register Formel.

  3. Geben Sie im Gruppenfeld Bereich das Anfangsdatum und das Enddatum an.

    oder

    Wenn Sie statt eines Bereichs eine bestimmte Anzahl angeben möchten, legen Sie das Anfangsdatum fest und klicken Sie anschließend in der Dropdown-Liste Ende auf Anzahl. Legen Sie die gewünschte Anzahl fest.

  4. Geben Sie den Formeltext ein.

  5. Wenn Sie die Angaben im Dialogfeld „Datumsautomatik“ zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Zurück.

  6. Zur Überprüfung, ob die geplanten Daten richtig sind, klicken Sie auf das Register Datumsangaben. Die geplanten Tage sind im Kalender markiert. Wenn Sie ein Datum deaktivieren möchten, klicken Sie im Register Datumsangaben auf den zu deaktivierenden Tag.

  7. Klicken Sie auf OK.

Wenn die Nachricht jährlich eingeplant werden soll, geben Sie den Monat und das Datum im Formeltextfeld ein (beispielsweise 20. Juni). Ein jährlicher Termin ist hilfreich für Erinnerungsnachrichten, beispielsweise für Geburtstage. Sie können eine Geburtstags- oder Jahrestagserinnerung auch über den Ordner „Kontakte“ festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten.

Nachrichten mit Datumsautomatik können mithilfe von Formeln oder anhand von Datumsangaben oder Beispielen geplant werden. Formeln sollten nur verwendet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Die Planung kann wesentlich problemloser mit Datumsangaben oder Beispielen durchgeführt werden.

Funktionen der Datumsautomatikformel

Mithilfe der unten aufgeführten Datumsautomatikfunktionen können Sie bestimmte Tage einer Woche, eines Monats oder eines Jahres einplanen. Sie müssen die vorgegebene Schreibweise dieser Funktionen exakt einhalten. GroupWise akzeptiert beispielsweise „Di“, nicht jedoch „Die“. Bei der Eingabe von GroupWise-Formelfunktionen muss die Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt werden.

  • Wochentag: Mit „Di“ werden beispielsweise alle Dienstage eingeplant.

  • Tag im Monat: Mit der Zahl „3“ wird beispielsweise der 3. Tag des Monats geplant. Mit „Letzter“ können Sie den letzten Tag des Monats einplanen.

  • Tag des Jahres: Mit „35“ wird beispielsweise der 35. Tag des Jahres geplant.

  • Monat des Jahres: Mit „Jan“ werden beispielsweise alle Tage im Januar eingeplant.

  • Jahr: Mit „2012“ werden beispielsweise alle Tage im Jahr 2012 eingeplant.

  • Wochentag des Monats: Beispiel: Di(1). Hiermit wird der erste Dienstag des Monats geplant. Mit „So(Letzter)“ wird außerdem der letzte Sonntag des Monats und mit „Fr(Letzter-1)“ der vorletzte Freitag des Monats geplant.

Operatoren der Datumsautomatikformel

Ein Operator ist ein Zeichen oder ein Wort, das in eine Datumsautomatikformel eingefügt wird, um eine bestimmte Operation auszuführen. Jedem Operator wird eine Priorität zugewiesen, das bedeutet, bei der Auswertung der Formel werden die Operationen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt.

Sie können auch Gruppierungsoperatoren verwenden, um Operatoren nach ihren jeweiligen Prioritäten in Gruppen zusammenzufassen. In der Tabelle unten sind die Operatoren mit den dazugehörigen Prioritäten aufgelistet. Im Anschluss an die Tabelle finden Sie weitere Einzelheiten über die Operatoren.

Funktion

Priorität

Leerzeichen („Und“ mit hoher Priorität)

1

„Plus“ oder „+“

2

„Minus“ oder „-“

2

To or:

3

Jeder. . .Anfang

4

Alle. . .enden

4

Vor

5

Am/Vor

5

Nach

5

Am/Nach

5

Bei

5

Bei/Nach

5

„Oder“ oder „,“

6

„Nicht“ oder „!“

6

„Und“ oder „&“ („Und“ mit niedriger Priorität)

7

  • Gruppierungsoperatoren: Mithilfe von runden Klammern können Sie Operatoren gruppieren, die Priorität der Operatoren ändern oder Funktionen aus Gründen der Übersichtlichkeit zu Gruppen zusammenfassen.

    Ein Beispiel: Da der Operator „'Und' mit hoher Priorität“ (ein Leerzeichen) eine höhere Priorität hat als der Operator „Oder“ (ein Komma), folgt aus der nachstehenden Formel, dass alle geplanten Tage entweder auf einen beliebigen Dienstag oder auf einen Donnerstag im Juli oder auf einen beliebigen Tag im August fallen müssen.

    Di,Do Jul,Aug

    In anderen Worten: Die Formel wird so abgearbeitet, als habe der Benutzer an den folgenden Stellen Klammern eingefügt:

    (Di,Do) (Jul,Aug)

    Sehen Sie sich die folgende Formel genauer an:

    (Di),(Do Jul),(Aug)

    Mit dieser Formel werden alle Dienstage, alle Donnerstage im Juli sowie sämtliche Tage im August geplant. Die Logik der Formel ändert sich jedoch, wenn die Klammern folgendermaßen eingefügt werden:

    (Di,Do) (Jul,Aug)

    Bei der vorigen Formel müssen alle geplanten Tage auf einen Dienstag oder Donnerstag fallen und im Monat Juli oder August liegen. Letztendlich werden hiermit nur die Dienstage und Donnerstage im Juli und August geplant.

  • „Und“ mit hoher Priorität: Ein Leerzeichen zwischen zwei Funktionen dient als Und-Operator, das bedeutet, beide Funktionen müssen erfüllt sein. „25“ bezieht sich beispielsweise auf den 25. Tag in allen Monaten aller Jahre. 25 Okt bedeutet hingegen, dass alle geplanten Tage auf den 25. Tag des Monats fallen und im Monat Oktober liegen müssen. 25 Okt 2011 bedeutet schließlich, dass alle geplanten Tage auf den 25. Tag des Monats fallen und im Oktober und im Jahr 2011 liegen müssen.

  • Versatz-Operatoren: Sie können einen positiven Versatz-Operator („+“ oder das Wort „Plus“) oder einen negativen Versatz-Operator („-“ oder das Wort „Minus“) verwenden, um einen relativen Versatz zu einer Funktion oder einer Aussage hinzuzufügen.

    Wenn Sie beispielsweise ein Ereignis drei Tage vor dem ersten Donnerstag im Februar einplanen möchten, können Sie folgende Formel eingeben:

    Do(1) Feb-3

  • Bereich: Der Bereichsoperator („:“ oder das Wort „Bis“) hat die gleiche Funktion wie mehrere Oder-Operatoren (siehe Oder:), die zwischen den einzelnen Elementen des betreffenden Bereichs (Tag, Monat usw.) hintereinander angewendet werden. Wenn Sie beispielsweise den 15. eines jeden Monats einplanen möchten, jedoch nur dann, wenn der 15. ein Wochentag ist, können Sie eine der folgenden Formeln eingeben:

    15&Mo:Fr

    15(Mo:Fr)

    Bei dieser Formel müssen alle geplanten Tage auf den 15. des Monats und auf einen Wochentag zwischen Montag und Freitag fallen. Man kann diese Formel auch so interpretieren, dass alle geplanten Tage auf den 15. des Monats und auf einen Montag oder einen Dienstag oder einen Mittwoch oder einen Donnerstag oder einen Freitag fallen müssen.

  • Periodische Operatoren: Die drei periodischen Operatoren heißen „Jeder“, „Anfang“ und „Ende“. Den Operator „Jeder“ verwenden Sie in Kombination mit „Anfang“ und/oder „Ende“, um Tage in regelmäßigen Intervallen einzuplanen, die an einem bestimmten Datum beginnen und/oder an einem bestimmten Datum enden. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung planen möchten, die vom 03.03.2011 bis zum 11.06.2011 einmal wöchentlich stattfinden soll, können Sie die folgende Formel verwenden.

    Jeder 7 Anfang Mär 3 2011 Ende Jun 11 2011

    Durch die Formel wird jeder siebte Tag eingeplant, mit Anfang am 03.03.2011 und Ende am 11.06.2011. Das Startdatum wird immer als der erste Tag eingeplant und das Enddatum wird nur dann eingeplant, wenn es in das Intervall „Jeder“ fällt.

    Wenn Sie die Operatoren „Anfang“ und „Ende“ nicht gemeinsam verwenden, gilt das erste bzw. letzte Datum in der Kalenderdatei als Anfangs- bzw. Enddatum.

    Sehen Sie sich beispielsweise einmal die folgende Formel genauer an:

    Jeder 7 Anfang Mär 3 2011

    Mit der vorstehenden Formel wird jeder siebte Tag eingeplant, und zwar beginnend am 3. März 2011 bis zum letzten Datum in der Kalenderdatei. Der Befehl „Jeder“ funktioniert mit Zahlen bis 30. Zum Beispiel wäre „Jeder 45. beginnend am 3. März 2011“ keine gültige Formel.

  • Relative Operatoren: Es gibt sechs relative Operatoren: „Vor“, „Am/Vor“, „Nach“, „Am/Nach“, „Bei“ und „Am/Bei“. Mithilfe dieser Operatoren können Sie Tage in Relation zu einem bestimmten Datum einplanen. Wenn Sie beispielsweise für alle Jahre den Montag einplanen möchten, der dem 6. November am nächsten ist, können Sie folgende Formel eingeben:

    Mo Am/Bei Nov 6

    Wenn Sie den ersten Dienstag nach dem November 6, 2011 einplanen möchten, können Sie folgende Formel eingeben:

    Di Nach Nov 6 2011

  • Oder: Mit dem Oder-Operator (ein Komma oder das Wort „Oder“) legen Sie fest, dass eine der Funktionen oder Aussagen erfüllt sein muss, damit Tage geplant werden können.

    Wenn Sie beispielsweise einen Termin für den 15. Tag eines jeden Monats des Jahres 2011 planen möchten, jedoch nur dann, wenn der 15. auf einen Dienstag oder Donnerstag fällt, geben Sie folgende Formel ein:

    15 2011 (Di,Do)

  • Nicht: Wenn er vor eine Funktion gestellt wird, verneint der Nicht-Operator (! oder das Wort „Nicht“) diese Funktion.

    Wenn Sie beispielsweise alle Tage im Januar 2011 einplanen möchten, nicht jedoch die Dienstage und Donnerstag können Sie folgende Formel verwenden:

    Jan 2011 !Di !Do

  • „Und“ mit niedriger Priorität: Genau wie ein Leerzeichen, so verlangt auch der zwischen zwei Funktionen eingefügte Und-Operator mit niedriger Priorität („&“ oder das Wort „Und“), dass beide Funktionen erfüllt sein müssen. Das „Und“ mit niedriger Priorität hat jedoch die niedrigste Priorität von allen Operatoren.

    Sehen Sie sich beispielsweise einmal die folgende Formel genauer an:

    Di,Do Jul,Aug

    Bei dieser Formel müssen die geplanten Tage auf einen Dienstag oder auf einen Donnerstag im Juli fallen oder im August liegen. Angenommen, Sie ersetzen das „Und“ mit hoher Priorität (ein Leerzeichen) durch ein „Und“ mit niedriger Priorität, wie in der folgenden Formel gezeigt:

    Di,Do und Jul,Aug

    Bei der vorigen Formel müssen die geplanten Tage auf einen Dienstag oder Donnerstag fallen und im Juli oder August liegen. Bei der ersten Formel wird der Und-Operator jedoch vor den Oder-Operatoren ausgewertet. In der zweiten Formel wird der Und-Operator nach den Oder-Operatoren ausgewertet.