Planen von Terminen

Mithilfe von Terminen können Sie Zeitblöcke an einem bestimmten Datum oder für einen Datumsbereich planen.

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, die Sie für einen Termin benötigen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Planen von Terminen für andere Benutzer

  1. Klicken Sie Appointment icon auf der Symbolleiste an.

  2. Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie auch etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld "An" ein. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.

    oder:

    Um Benutzernamen oder Ressourcen aus einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf From drop-down button und anschließend auf einen Namen.

  4. Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld "Ort" ein.

  5. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder:

    Klicken Sie auf Date icon, um für den Termin ein Datum festzulegen oder eine Datumsautomatik einzurichten.

    oder:

    Wählen Sie "Ganztägiges Ereignis" für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

  6. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  7. Geben Sie an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als "Frei", "Vorgemerkt", "Belegt" oder "Abwesend" angezeigt werden.

  8. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten.


    Layout "Termin"

  9. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste anklicken. Siehe Prüfen, ob gemeinsame freie Terminzeiten vorhanden sind.

    Wenn Sie auf das Register "Sendeoptionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  10. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.


Neuplanen von Terminen

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste anklicken.

  1. Klicken Sie auf den Ordner "Ausgangsnachrichten" in der Ordnerliste.

  2. Klicken Sie auf den Termin, den Sie neu planen möchten.

  3. Klicken Sie auf "Aktionen" und anschließend auf "Neu senden".

  4. Wenn der ursprüngliche Termin mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf "Diese Nachricht" oder "Alle Nachrichten".

  5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend "Senden" auf der Symbolleiste an.

  6. Klicken Sie auf "Ja", um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

Wenn Sie einen Termin für eine andere Uhrzeit am selben Tag neu planen möchten, öffnen Sie den Kalender und ziehen den Termin auf die neue Uhrzeit.


Absagen von Terminen

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie auf den Ordner "Ausgangsnachrichten" in der Ordnerliste.

  2. Klicken Sie auf den Termin, den Sie absagen möchten.

  3. Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Löschen".

  4. Wenn der ursprüngliche Termin mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf "Diese Nachricht" oder "Alle Nachrichten".

  5. Klicken Sie auf "Allen Mailboxen" und anschließend auf "OK".


Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

  1. Klicken Sie den Pfeil der Schaltfläche New appointment icon auf der Symbolleiste an. Klicken Sie anschließend auf "Empfängerloser Termin".


    Layout "Empfängerloser Termin"

    oder:

    Öffnen Sie in Ihrem Kalender ein Layout mit einer Terminliste. Klicken Sie auf ein Datum und doppelklicken Sie anschließend auf eine Uhrzeit in der Terminliste.

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein (sofern erforderlich).

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder:

    Klicken Sie auf Date icon, um für den Termin ein Datum festzulegen oder eine Datumsautomatik einzurichten.

    oder:

    Wählen Sie "Ganztägiges Ereignis" für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. Geben Sie an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als "Frei", "Vorgemerkt", "Belegt" oder "Abwesend" angezeigt werden.

  6. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

    Wenn Sie auf das Register "Optionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise diesem Termin eine hohe Priorität zuweisen.

  7. (Optional) Legen Sie die Option "Terminzeit kennzeichnen als" fest, indem Sie auf "Aktionen", "Terminzeit kennzeichnen als" und anschließend auf eine Art klicken.

  8. Klicken Sie "Aufgeben" auf der Symbolleiste an.

Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.


Prüfen, ob gemeinsame freie Terminzeiten vorhanden sind

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Ausführen einer Terminzeitensuche

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld "An" ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld "Anfangsdatum" ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.

  4. Klicken Sie "Terminzeitensuche" auf der Symbolleiste an.


    Dialogfeld "Terminzeit auswählen"

    Die Legende am unteren Rand des Dialogfelds "Terminzeitensuche" zeigt die Bedeutung der verschiedenen Muster "Terminzeit kennzeichnen als" im Raster an.

    Wenn Busy Search Information icon links vom Benutzernamen oder der Ressource angezeigt wird, können Sie im Register "Einzelterminpläne" auf die zu einem Benutzernamen oder einer Ressource gehörende Terminzeit klicken, um sich im Feld darunter zusätzliche Informationen anzeigen zu lassen. Damit Sie dies tun können, muss Ihnen der Benutzer oder Ressourceneigentümer jedoch zunächst Terminleserechte in seiner Zugriffsliste einräumen, bevor das Symbol Busy Search Information icon angezeigt wird. Siehe Hinzufügen und Entfernen von Vertretungsnamen und Rechten in der Vertretungsliste.

    Um einen Benutzer- oder Ressourcennamen von der Suche auszuschliessen, ohne ihn zu löschen, klicken Sie auf das Register "Verfügbare Zeiten" und anschließend auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer- oder Ressourcennamen, um die Auswahl aufzuheben. Das Ausschließen einer Person oder Ressource von einer Suche ist sinnvoll, wenn der Benutzer (vergleichbar mit einem CC-Empfänger) zwar zu der Besprechung eingeladen werden soll, aber nicht unbedingt daran teilnehmen muss. Zur Auswahl eines zuvor ausgeklammerten Benutzers oder einer Ressource klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer oder der Ressource.

  5. Klicken Sie auf "Autom. Auswahl", um den ersten verfügbaren Besprechungstermin auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf "OK", um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den geplanten Termin zu übernehmen.

    oder:

    Klicken Sie auf "Autom. Auswahl", um den gewünschten Zeitpunkt anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den Termin zu übernehmen.

    oder:

    Klicken Sie auf das Register "Verfügbare Zeiten", um mögliche Besprechungstermine anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Zeit, um sie auszuwählen, und klicken Sie anschließend auf "OK", um die Benutzer und Ressourcen sowie die gewählte Zeit und Dauer für den Termin zu übernehmen.

  6. Um einen Benutzer oder eine Ressource aus der Liste "Zu Besprechung einladen" zu entfernen, klicken Sie auf das Register "Verfügbare Zeiten". Klicken Sie auf den zu entfernenden Benutzer- oder Ressourcennamen, drücken Sie die Entf-Taste und klicken Sie anschließend auf "Ja".

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  7. Stellen Sie den Termin fertig und senden Sie ihn.

    Wenn Sie eine Terminzeitensuche durchführen möchten, ohne zuerst ein Terminlayout zu erstellen, klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Terminzeitensuche". Geben Sie die entsprechenden Informationen im Dialogfeld "Terminzeitensuche" ein und klicken Sie anschließend auf "OK", um eine Suche nach freien Terminzeiten durchzuführen. Wenn Sie die gewünschte Terminzeit ermittelt haben, klicken Sie auf "Besprechung anfordern", um die Informationen zu übernehmen und das Terminlayout zu vervollständigen.

    Sie können den Suchbereich für einen Termin ändern, indem Sie den Termin mit "Werkzeuge" > "Terminzeitensuche" planen und die Zahl im Feld "Anzahl der zu durchsuchenden Tage" ändern.


Ändern von Suchoptionen für die Terminzeitensuche

Sie können die Standardeinstellungen für den Suchbereich, die Zeit und die Tage für alle Termine im Register "Terminzeitensuche" in den Datumsoptionen ändern.

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen", doppelklicken Sie auf "Datum/Uhrzeit" und klicken Sie dann auf das Register "Terminzeitensuche".

  2. Ändern Sie die gewünschten Optionen.

  3. Klicken Sie auf "OK".


Formatieren von Terminen in ICAL

  1. Klicken Sie auf "Konten" und anschließend auf "Konto-Optionen".

  2. Klicken Sie auf "Allgemein".

  3. Aktivieren Sie "ICAL beim Senden von Terminen per SMTP verwenden".

  4. Klicken Sie auf "OK".

Wenn die Empfänger Ihrer Termine Messaging- und Kalendersoftware verwenden, die ICAL unterstützt, erhalten sie eine Terminnachricht. Falls deren Messaging- und Kalendersoftware ICAL nicht unterstützt, erhalten die Empfänger eine Nachricht, bei der die Termininformationen dem Nachrichtentext hinzugefügt wurden.