4.3 Senden von Kalendernachrichten

4.3.1 Erläuterung von Kalendernachrichten

Sie haben die Möglichkeit, Termine und Notizen für sich selbst und für andere Benutzer zu planen. Sie können auch einen Zeitraum als empfängerlosen Termin festlegen.

Weitere Informationen darüber, wie sich Termine und Notizen von anderen Nachrichtenkategorien unterscheiden, finden Sie unter Abschnitt 1.8, Nachrichtenkategorien von GroupWise.

Wenn Sie feststellen möchten, ob eine bestimmte Person zu Ihrer Besprechung kommen kann, suchen Sie einfach nach dem Status "Akzeptiert" oder "Abgelehnt" in den Eigenschaften der Nachricht. Weitere Informationen finden Sie unter Prüfen des Status von gesendeter Email.

Alle geplanten Terminnachrichten können zurückgezogen oder neu geplant werden, selbst dann, wenn diese bereits von den Empfängern geöffnet und akzeptiert wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Zurückziehen gesendeter Email und Neuplanen von Termine.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Nachrichten, die Sie gesendet oder empfangen haben, finden Sie unter Abschnitt 3.1, Senden von Email und Abschnitt 3.3, Empfangen von Email.

4.3.2 Planen von Terminen

Mithilfe von Terminen können Sie Zeitblöcke an einem bestimmten Datum oder für einen Datumsbereich planen.

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, die Sie für einen Termin benötigen.

Wenn Sie einen Termin planen und sich selbst als Teilnehmer einschließen, akzeptiert GroupWise diesen Termin automatisch für Sie.

Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen. Ebenso werden alle empfängerlosen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um sie in einen persönlichen Kalender zu übertragen, können Sie sie nach ihrer Erstellung in den persönlichen Kalender ziehen und ablegen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neuer Termin in der Symbolleiste. Klicken Sie anschließend auf Empfängerloser Termin.

    oder

    Öffnen Sie in Ihrem Kalender ein Layout mit einer Terminliste. Klicken Sie auf ein Datum und doppelklicken Sie anschließend auf eine Uhrzeit in der Terminliste.

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein.

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder

    Klicken Sie auf das Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten. Wie Sie einen periodisch stattfindenden Termin erstellen, erfahren Sie in Abschnitt 4.3.4, Planen von wiederkehrenden Nachrichten.

    oder

    Wählen Sie Ganztägiges Ereignis für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

    Wenn Sie auf das Register Optionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise diesem Termin eine hohe Priorität zuweisen.

  6. (Optional) Legen Sie die Option "Terminzeit kennzeichnen als" fest, indem Sie auf Aktionen > Terminzeit kennzeichnen als und anschließend auf eine Art klicken.

  7. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Planen von Terminen für andere Benutzer

  1. Klicken Sie auf Neuer Termin auf der Symbolleiste.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein

    CC (Carbon Copy): Die Empfänger von Carbon Copys (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.

    BK (Blindkopie): Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und "Antwort an alle" auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

  4. Um den Von-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf Von: und anschließend auf einen Namen.

  5. Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld Ort ein.

  6. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

    oder

    Klicken Sie auf Datumssymbol, wenn Sie für den Termin ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten. (Wie Sie einen periodisch stattfindenden Termin erstellen, erfahren Sie in Abschnitt 4.3.4, Planen von wiederkehrenden Nachrichten.)

    oder

    Wählen Sie Ganztägiges Ereignis für ein Ereignis aus, das einen ganzen Tag dauert.

  7. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  8. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Formatieren von E-Mail.

  9. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste anklicken. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Prüfen der Verfügbarkeit.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  10. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Prüfen der Verfügbarkeit

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

Ausführen einer Terminzeitensuche

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld An ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.

  4. Klicken Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste an.

    Die Legende am unteren Rand des Dialogfelds "Terminzeitensuche" zeigt die Bedeutung der verschiedenen Muster "Terminzeit kennzeichnen als" im Raster an.

    Wenn Infosymbol ""Terminzeitensuche" links vom Benutzernamen oder der Ressource angezeigt wird, können Sie im Register "Einzelterminpläne" auf die zu einem Benutzernamen oder einer Ressource gehörende Terminzeit klicken, um sich in dem Feld darunter zusätzliche Informationen anzeigen zu lassen. Damit Sie dies tun können, muss Ihnen der Benutzer oder Ressourceneigentümer jedoch zunächst Terminleserechte in seiner Zugriffsliste einräumen, bevor das Symbol Infosymbol "Terminzeitensuche" angezeigt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gewähren von Vertretungsrechten als Mailbox-Eigentümer.

    Um einen Benutzer- oder Ressourcennamen von der Suche auszuschließen, ohne ihn zu löschen, klicken Sie auf das Register Verfügbare Zeiten und anschließend auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer- oder Ressourcennamen, um die Auswahl aufzuheben. Das Ausschließen einer Person oder Ressource von einer Suche ist sinnvoll, wenn der Benutzer (vergleichbar mit einem CC-Empfänger) zwar zu der Besprechung eingeladen werden soll, aber nicht unbedingt daran teilnehmen muss. Zur Auswahl eines zuvor ausgeklammerten Benutzers oder einer Ressource klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Benutzer oder der Ressource.

  5. Um einen Benutzer oder eine Ressource nach der Suche aus der Liste Zu Besprechung einladen zu entfernen, klicken Sie auf den Karteireiter Verfügbare Zeiten und klicken Sie auf Zu Besprechung einladen. Wählen Sie dann den zu entfernenden Benutzer- oder Ressourcennamen aus, drücken Sie die Entf-Taste und klicken Sie anschließend auf OK.

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  6. Stellen Sie den Termin fertig und senden Sie ihn.

    Wenn Sie eine Suche nach freien Terminzeiten durchführen möchten, ohne zuerst einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Werkzeuge > Terminzeitensuche. Geben Sie die entsprechenden Informationen im Dialogfeld "Terminzeitensuche" ein und klicken Sie anschließend auf OK, um eine Suche nach freien Terminzeiten durchzuführen. Wenn Sie die gewünschte Terminzeit ermittelt haben, klicken Sie auf Besprechung anfordern, um die Informationen zu übernehmen und das Terminlayout zu vervollständigen.

TIPP:Sie können den Suchbereich für einen Termin ändern, indem Sie den Termin mit Werkzeuge > Terminzeitensuche planen und die Zahl im Feld Anzahl der zu durchsuchenden Tage ändern.

Ändern von Suchoptionen für die Terminzeitensuche

Sie können die Standardeinstellungen für den Suchbereich, die Zeit und die Tage für alle Termine im Register Terminzeitensuche in den Datumsoptionen ändern.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Kalender > Terminzeitensuche.

  3. Ändern Sie die gewünschten Optionen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Neuplanen von Termine

Gehen Sie in Ihrem Kalender wie folgt vor:

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, den Sie neu planen möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Termin, den Sie neu planen möchten.

    Wenn Sie nur einen Termin in einer Serie wiederkehrender Termine neu planen, wählen Sie den Termin an dem Tag aus, für den Sie die Planung ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Neu senden.

  3. Wenn der ursprüngliche Termin mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf Diese Nachricht oder Alle Nachrichten.

  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

  5. Klicken Sie auf Ja, um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

TIPP:Wenn Sie einen Termin für eine andere Uhrzeit am selben Tag neu planen möchten, öffnen Sie den Kalender und ziehen den Termin auf die neue Uhrzeit.

Verlegen von periodisch stattfindenden Terminen

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Klicken Sie auf den Termin, den Sie neu planen möchten.

    Wenn Sie nur einen Termin in einer Serie wiederkehrender Termine neu planen, wählen Sie den Termin an dem Tag aus, für den Sie die Planung ändern möchten.

  3. Klicken Sie auf Aktionen > Neu senden.

  4. Klicken Sie auf Alle Nachrichten für alle Termine in dem regelmäßig stattfindenden Termin.

    oder

    Klicken Sie auf Diese Nachricht für nur einen Termin in der Serie der wiederkehrenden Termine.

  5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

  6. Klicken Sie auf Ja, um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

TIPP:Wenn Sie einen Termin für eine andere Uhrzeit am selben Tag neu planen möchten, öffnen Sie den Kalender und ziehen den Termin auf die neue Uhrzeit.

Absagen von Terminen

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

Gehen Sie in Ihrem Kalender wie folgt vor:

  1. Linux: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, den Sie absagen möchten.

    Mac: Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf den Termin, den Sie absagen möchten.

  2. Klicken Sie auf Löschen.

  3. (Bedingt) Wenn der ursprüngliche Termin mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf Diese Nachricht oder Alle Nachrichten.

  4. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, die die Absage erklärt.

  5. Klicken Sie auf Alle Mailboxen und anschließend auf OK.

4.3.3 Senden von Notizen

Notizen ähneln Mail-Nachrichten, werden jedoch stets für einen bestimmten Tag geplant und an dem betreffenden Datum im Kalender angezeigt. Mithilfe von Notizen können Sie Urlaubszeiten, Termine für Gehaltszahlungen, Geburtstage usw. markieren.

Planen von Notizen für sich selbst

Eine Notiz an Sie selbst wird eine "empfängerlose Notiz" genannt. Empfängerlose Notizen werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

  1. Öffnen Sie im Kalender ein Layout mit einer Notizenliste (beispielsweise das Wochenlayout).

  2. Klicken Sie auf ein Datum und doppelklicken Sie anschließend auf einen leeren Bereich in der Notizenliste.

  3. Klicken Sie auf Kalendersymbol, wenn Sie für die Notiz ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, beispielsweise dieser Notiz eine hohe Priorität zuweisen.

  5. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie später auf die Informationen zugreifen möchten, öffnen Sie den Kalender und markieren das Datum, das die Informationen enthält. Doppelklicken Sie auf die Notiz in der Notizenliste.

Planen von Notizen für andere Benutzer

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Notiz.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Um den Von-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf Von: und anschließend auf einen Namen.

  4. (Optional) Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Formatieren von E-Mail.

  5. Geben Sie in das Feld Anfangsdatum das Datum ein, an dem die Notiz in den Kalendern der Empfänger angezeigt werden soll.

    oder

    Klicken Sie auf Kalendersymbol, wenn Sie für die Notiz ein Anfangsdatum festlegen oder eine Datumsautomatik einrichten möchten.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Notiz eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

4.3.4 Planen von wiederkehrenden Nachrichten

Mithilfe der Option "Datumsautomatik" können Sie wiederkehrende Termine, Jobs und Notizen planen.

Wenn Sie eine mit der Datumsautomatik erstellte Nachricht senden, erstellt GroupWise Kopien dieser Nachricht und trägt jeweils eine der zuvor festgelegten Datumsangaben in die Kopien ein. Wenn Sie beispielsweise fünf Datumsangaben für einen Termin definieren, erstellt GroupWise fünf Kopien der betreffenden Nachricht und plant eine der Kopien für jedes definierte Datum ein. Wenn diese Nachricht an andere Benutzer gesendet wird, existieren fünf Ausgangsnachrichten mit einer fünffachen Datumsautomatik. Als Empfänger einer solchen Nachricht finden Sie fünf Kopien der eingegangenen Nachricht in Ihrer Mailbox vor, von denen jede für ein anderes Datum geplant ist.

  1. Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf Aktionen und anschließend auf Datumsautomatik.

  2. Klicken Sie auf die Tage, die für den Termin vorgesehen werden sollen.

  3. Wenn Sie zu einem anderen Jahr wechseln möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Jahr". Geben Sie das neue Jahr ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Falls Sie sämtliche ausgewählten Datumsangaben löschen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen.

  5. Klicken Sie auf OK.