3.3 Recepción de correo electrónico

GroupWise almacena todos los mensajes de correo, las citas, y el resto de elementos que reciba en su buzón.

Desde el buzón puede leer elementos, contestar a ellos y remitir los que haya recibido. Puede organizar los elementos asignándoles categorías o creando una lista de tareas. Puede delegar tareas y citas en otros usuarios. Puede gestionar el correo electrónico de Internet que no desee mediante Gestión de correo basura. Incluso puede convertir un elemento, por ejemplo un mensaje de correo, en otro tipo de elemento, por ejemplo una cita.

Figura 3-1 Vista Buzón

3.3.1 Lectura de mensajes de correo electrónico recibidos

Puede leer los elementos que reciba en el buzón o en el calendario. El Buzón muestra una lista de todos los elementos recibidos de otros usuarios. Las citas, tareas y recordatorios publicados aparecen en el calendario, no en el buzón.

En el buzón puede abrir y leer todos los tipos de mensajes nuevos. Sin embargo, tal vez desee leer las tareas y los recordatorios en el Calendario para poder ver los mensajes nuevos mientras consulta su programación en el horario.

Los mensajes telefónicos y de correo permanecerán en el buzón hasta que los suprima. Las citas, los recordatorios y las tareas permanecen en el buzón hasta que los acepte, los rechace o los suprima. Cuando acepta una cita, un recordatorio o una tarea, el elemento se traslada al calendario.

Todos los elementos de su buzón están marcados con un icono. Los iconos cambian dependiendo de si se ha abierto o no el elemento. Consulte la Sección 1.10, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos para obtener más información.

Todos los elementos sin abrir del Buzón aparecerán en negrita para ayudarle a identificar los documentos no leídos. Esto es especialmente útil en los hilos de discusión comprimidos porque evita la tarea de tener que expandirlos para comprobar si hay nuevos elementos publicados.

Selección de la vista de lectura por defecto

GroupWise utiliza por defecto la vista de lectura HTML para mostrar los elementos para leer. Esta vista de lectura muestra correctamente los correos electrónicos con formato HTML y con formato de solo texto.

Cuando lee un elemento en GroupWise, puede seleccionar el modo en que desea que se muestre el mensaje. Puede seleccionar si el mensaje se debe mostrar en formato de texto o HTML. Si el mensaje es un mensaje de texto, también puede seleccionar la fuente y el tamaño de fuente por defecto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Vistas.

  3. Haga clic en Usar vistas por defecto para la lectura.

  4. Seleccione Solo texto o HTML.

    Si selecciona Solo texto, seleccione la fuente y el tamaño de fuente en los campos adecuados.

  5. (Opcional) Seleccione Forzar vista si desea que todos los mensajes se muestren como solo texto.

  6. Haga clic en Aceptar.

Lectura de elementos

Lectura de elementos de texto

Dependiendo de las opciones de la vista por defecto, los mensajes de texto se muestran automáticamente en formato de texto.

Para leer un mensaje de texto:

  1. Haga doble clic en el mensaje en la lista de mensajes para verlo en una nueva ventana.

    O bien

    Seleccione el mensaje para verlo en el Visor rápido.

Lectura de elementos HTML

Dependiendo de las opciones de la vista por defecto, los mensajes HTML se muestran automáticamente en formato HTML.

Para leer un mensaje HTML:

  1. Haga doble clic en el mensaje en la lista de mensajes para verlo en una nueva ventana.

    O bien

    Seleccione el mensaje para verlo en el Visor rápido.

NOTA:Por motivos de seguridad, las imágenes no se muestran por defecto en los mensajes HTML. Para ver las imágenes, haga clic en GroupWise ha impedido que se muestren las imágenes de esta página. Haga clic aquí para mostrar las imágenes.

Definición de opciones por defecto para las imágenes en mensajes de correo electrónico HTML

Cuando se recibe un mensaje HTML de una dirección externa, las imágenes se bloquean por motivos de seguridad. Para ver las imágenes del mensaje, haga clic en el mensaje GroupWise ha impedido que se muestren las imágenes de esta página. Haga clic aquí para mostrar las imágenes.

Para definir la configuración por defecto para mostrar las imágenes HTML externas:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Acciones por defecto.

  3. Seleccione una de las opciones posibles: Mostrar advertencia siempre, No mostrar advertencias o Comprobar contactos frecuentes.

    Si selecciona Comprobar contactos frecuentes, las imágenes se muestran si proceden de remitentes de la guía de direcciones Contactos frecuentes, pero aparece una advertencia en el resto de los casos.

  4. Haga clic en Aceptar.

Cambio de la fuente de los elementos recibidos

Esta información se aplica en el caso de lectura de un elemento en una vista de elemento o en el Visor rápido. Este cambio de fuente solo se aplicará mientras lea el elemento. Si cierra y vuelve a abrir el elemento, la fuente vuelve a ser la establecida por defecto en el sistema Windows o la que haya utilizado el remitente para crear el elemento. La fuente por defecto del sistema Windows se aplica a todos los programas de su escritorio. Para cambiar la fuente por defecto del sistema Windows, abra el Panel de control y cambie las Propiedades de pantalla.

No puede cambiar la fuente en el Visor rápido si el elemento se creó en la vista HTML.

  1. Seleccione el texto que desee cambiar.

  2. Haga clic en Editar > Fuente > Fuente.

  3. Haga clic en una fuente y en un estilo de fuente.

  4. Haga clic en un tamaño.

  5. Haga clic en otras opciones que desee cambiar y, a continuación, en Aceptar.

Definición del visor por defecto

Al visualizar archivos adjuntos de mensajes en GroupWise, puede seleccionar si desea utilizar la aplicación de visualización por defecto para el tipo de archivo del adjunto. GroupWise admite el uso de los siguientes visores:

  • Adobe Acrobat

  • Microsoft Office

  • OpenOffice.org

  • Apple QuickTime

  • Adobe Flash

  • AutoVue

Para cambiar el visor por defecto:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Editores y visores.

  3. En el recuadro de grupo Visores, seleccione el visor que desee utilizar.

  4. Haga clic en Aceptar.

Marcado de un elemento como no leído

Si abre un elemento y decide que desea leerlo más tarde, puede marcarlo como no leído. Al hacerlo, el elemento aparece en negrita y el icono cambia a no abierto para indicarle que está pendiente.

  1. En el Buzón, haga clic en el elemento en la Lista de elementos.

  2. Haga clic en Acciones > Marcar como no leído.

Si ha abierto un elemento, al marcarlo como no leído, no se modifica su estado en las propiedades. Por ejemplo, si abre un elemento y luego lo marca como no leído, el remitente seguirá viendo el estado del elemento como abierto en la ventana Propiedades.

Marcar un elemento como leído

  1. En el Buzón, haga clic en el elemento en la Lista de elementos.

  2. Haga clic en Acciones > Marcar como leído.

Al marcar un elemento como leído, varía el estado de ese elemento en Propiedades. Por ejemplo, si no ha abierto un elemento pero lo ha marcado como leído, el remitente del elemento verá su estado como abierto en Propiedades.

3.3.2 Lectura de adjuntos

GroupWise puede enviar y recibir archivos adjuntos con los elementos. Al recibir un archivo adjunto con un elemento, se muestra la lista de archivos adjuntos en la ventana Adjunto o a la derecha del tema.

Visualización de archivos adjuntos

Al hacer clic en un archivo adjunto, el archivo se muestra en el panel de mensajes del Visor rápido. Normalmente, esto es más rápido que abrirlo; sin embargo, puede que el formato del archivo no sea correcto. Si el tipo de archivo adjunto no se admite, recibirá un error.

  1. Abra el elemento que contiene el adjunto.

  2. Haga clic en el adjunto.

    O bien

    Haga clic con el botón derecho del ratón en el adjunto y después haga clic en Ver adjunto o en Abrir en nueva ventana.

    O bien

    Si no ve un icono que represente el adjunto en la vista, haga clic en Archivo > Adjuntos > Ver.

Si recibe un mensaje en el que se indica que “El adjunto solo puede verse con una aplicación externa”, deberá abrir el archivo. Para obtener información acerca de la apertura de adjuntos, consulte Apertura de archivos adjuntos.

Apertura de archivos adjuntos

Al hacer doble clic en un archivo adjunto para abrirlo, GroupWise determina cuál es la aplicación adecuada para abrir el archivo. Puede usar la aplicación sugerida o especificar la vía de acceso y el nombre de archivo de otra aplicación.

  1. Abra el elemento que contiene el adjunto.

  2. Haga doble clic en el adjunto.

    O bien

    Haga clic con el botón derecho del ratón en el adjunto y, a continuación, haga clic en Abrir o en Abrir con.

    O bien

    Si no ve un icono que represente el adjunto en la vista, haga clic en Archivo > Adjuntos > Abrir.

Por defecto, GroupWise le notifica al respecto si el tamaño de un documento adjunto supera los 1000 KB (1 MB)

Para eliminar el mensaje de advertencia:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Acciones por defecto.

  3. Deseleccione Avisar si es superior a.

    También puede especificar el tamaño del adjunto, de forma que, cuando se supere éste, se muestre el mensaje de advertencia.

  4. Haga clic en Aceptar.

Cómo arrastrar y soltar adjuntos

Al recibir un elemento, puede arrastrar cualquiera de los archivos que tenga adjuntos hasta una carpeta o hasta el escritorio. Al arrastrar y soltar un archivo adjunto de una referencia de documento se convierte en un acceso directo a una referencia de documento o a una copia del documento, en función de los derechos que tenga sobre el documento y la disponibilidad de la biblioteca.

Edición y almacenamiento de adjuntos

Si recibe un adjunto que puede editar, puede cambiarlo y guardar una copia en el correo electrónico original.

  1. Abra el elemento que contenga el adjunto que desee editar y guardar.

  2. Haga clic con el botón derecho en el adjunto y haga clic en Abrir.

    O bien

    Si desea seleccionar el programa con el que quiere editar el adjunto, haga clic con el botón derecho en el adjunto y haga clic en Abrir con, seleccione el programa oportuno y haga clic en Aceptar.

  3. Realice los cambios oportunos al adjunto y guárdelo.

Remisión o respuesta con adjuntos modificados

Si recibe un correo electrónico con un adjunto, puede editar este archivo adjunto y, a continuación, responder al correo electrónico o remitirlo. El adjunto modificado se incluye en la remisión o en la respuesta del correo junto al adjunto original. No se realizan cambios en el adjunto original. El adjunto modificado se puede editar varias veces, pero solo se guarda la versión más reciente.

  1. Abra el elemento que contenga el adjunto que desee editar y reenviar.

  2. Haga clic con el botón derecho en el adjunto y haga clic en Abrir.

    O bien

    Si desea seleccionar el programa con el que quiere editar el adjunto, haga clic con el botón derecho en el adjunto y haga clic en Abrir con, seleccione el programa oportuno y haga clic en Aceptar.

  3. Haga los cambios oportunos al adjunto, guárdelo y ciérrelo.

    Una versión modificada del adjunto aparece en el mensaje de correo.

  4. Haga clic en Responder, Responder a todos o Remitir para reenviar el adjunto.

  5. Cuando se le solicite, haga clic en Sí para adjuntar el documento modificado al mensaje.

  6. Continúe componiendo el mensaje y haga clic en Enviar.

Visualización de una tarjeta digital adjunta

Las tarjetas digitales son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet.

Para ver una tarjeta digital añadida a un elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho en la vCard.

  2. Haga clic en Ver adjunto.

Para obtener información acerca de la importación de información de vCard en una guía de direcciones, consulte Importación de contactos de una tarjeta digital.

3.3.3 Respuesta a un mensaje de correo electrónico

Utilice Responder para responder a un elemento. Puede responder a quienes hayan recibido el elemento original o solo al remitente, sin necesidad de crear un nuevo mensaje y asignarle dirección. También puede incluir en su respuesta una copia del mensaje original. La respuesta incluye Re: antes del texto del tema original. Puede modificar el texto del tema si lo desea.

Respuesta a un mensaje de correo electrónico

  1. Abra el elemento al que desea responder.

  2. Haga clic en Responder en la barra de herramientas para enviar el mensaje de correo solo al remitente.

    O bien

    Haga clic en Responder a todos en la barra de herramientas para enviar el mensaje de correo al remitente y a todos los demás destinatarios.

  3. Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si el elemento original incluía destinatarios CO o CC y seleccionó responder a todos, la respuesta se enviará a los destinatarios CC, pero no a los destinatarios CO.

Inclusión del mensaje o los adjuntos del remitente en la respuesta

Al responder a un correo electrónico, puede optar por incluir el mensaje y los adjuntos del remitente en el mensaje.

  1. Abra el correo electrónico al que desea responder.

  2. Haga clic en Acciones > Respuesta.

  3. Indique si desea responder solo al remitente o a todos.

  4. Para incluir el mensaje del remitente, seleccione Incluir el mensaje recibido del remitente.

  5. Para incluir el adjunto del remitente en la respuesta, seleccione Incluir adjuntos recibidos del remitente.

  6. Haga clic en Aceptar.

Configuración del formato de respuesta por defecto

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y haga clic en la pestaña Formato de respuesta.

  3. Si utiliza el formato de respuesta de solo texto, seleccione uno de estos formatos:

    Clásico de GroupWise: proporciona caracteres separadores, el remitente original, la fecha y la hora.

    Incluir encabezados: permite seleccionar caracteres separadores e incluye el remitente original, el destinatario, la fecha, la hora y el tema.

    Estándar de Internet: permite seleccionar caracteres separadores y decidir si se desea incluir el remitente original, la dirección de correo electrónico, la fecha, la hora y el identificador del mensaje.

    Color de texto: solo está disponible para la opción Estándar de Internet. Permite seleccionar un color para la respuesta. Este color se muestra en el texto original, no en el texto nuevo que escriba.

    Escribir mi respuesta: seleccione Arriba o Abajo si ha seleccionado Incluir encabezados o Estándar de Internet anteriormente.

  4. Si utiliza el formato de respuesta HTML, seleccione uno de estos formatos:

    Clásico de GroupWise: proporciona caracteres separadores, el remitente original, la fecha y la hora.

    HTML mejorado: permite seleccionar caracteres separadores y decidir si se desea incluir el remitente original, la dirección de correo electrónico, la fecha, la hora y el identificador del mensaje. Seleccione Incluir encabezados para proporcionar el remitente original, el destinatario, la fecha, la hora y el tema.

    Escribir mi respuesta: seleccione Arriba o Abajo si ha seleccionado HTML mejorado anteriormente.

  5. Haga clic en Aceptar.

Configuración de una respuesta automática

Si se va de vacaciones o permanece fuera de la oficina por cualquier otra razón, puede crear una regla que responda a los mensajes que reciba mientras está ausente. Para obtener instrucciones sobre la configuración, consulte la Sección 9.4.2, Creación de una regla de vacaciones o una respuesta automática.

Respuesta a un correo electrónico de una carpeta compartida

  1. Abra o seleccione un elemento en la carpeta compartida.

  2. Haga clic en Responder en la barra de herramientas.

  3. Haga clic en una opción de respuesta.

    Puede responder al tema de discusión original en lugar de al elemento que está leyendo. También puede responder a cualquier elemento que esté leyendo, ya sea el tema de discusión original o la respuesta de otra persona. En ambos casos, estas respuestas se publican en la carpeta compartida y no se envían a los individuos.

    Si responde en privado a la persona que escribió el elemento, su respuesta no se publicará en la carpeta compartida.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Escriba la respuesta y, a continuación, haga clic en Publicar en la barra de herramientas.

3.3.4 Remisión de correo electrónico

Utilice Remitir para enviar a otros usuarios elementos recibidos y referencias de documentos. El mensaje de correo incluye su nombre y los comentarios adicionales que haya realizado.

Si desea remitir todos los mensajes, o algunos de ellos, a otra cuenta de correo electrónico de forma automática, consulte la Sección 9.4.3, Creación de una regla para remitir todo el correo a otra cuenta.

Remisión de mensajes de correo electrónico

  1. Abra el elemento que desea remitir.

  2. (Opcional) Haga clic en la flecha desplegable del botón Remitir y seleccione la opción de remisión que desee usar.

    La opción que seleccione se guarda como valor por defecto para la próxima vez que use el botón Remitir.

  3. Haga clic en Remitir en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en Acciones > Remitir como adjunto.

  4. Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.

  5. (Opcional) Escriba un mensaje.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si no puede aceptar una cita, una tarea o un recordatorio, puede delegar el elemento en vez de remitirlo. Al delegar se coloca el estado Delegado en la ventana Propiedades del elemento, para que el remitente sepa que se ha transferido la responsabilidad del elemento a otra persona.

Remisión de varios mensajes de correo electrónico

  1. En el buzón, seleccione los elementos que desee remitir haciendo clic mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl en cada elemento.

  2. Haga clic en Acciones > Remitir como adjunto.

  3. Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.

  4. (Opcional) Escriba un mensaje.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.3.5 Almacenamiento de mensajes

Los elementos se guardan con la extensión .rtf para que también sea posible abrirlos en un procesador de texto. Los adjuntos se almacenan en su formato de origen.

  1. En su buzón o calendario, haga clic en el elemento que desea guardar y haga clic en Archivo > Guardar como.

  2. Pulse Ctrl y, a continuación, haga clic en el elemento y los adjuntos que desea guardar.

  3. Seleccione si desea guardar el elemento en un disco o en una biblioteca de GroupWise.

  4. Escriba un nombre de archivo para el elemento en el campo Nombre de archivo.

    O bien

    Escriba un nombre de tema en el campo Tema.

  5. Para guardar el elemento en una ubicación distinta de la actual, desplácese a la nueva ubicación.

    O bien

    Para guardar el elemento en una biblioteca de GroupWise diferente, haga clic en la lista desplegable y, a continuación, seleccione un nombre de biblioteca.

  6. Si está guardando en una Biblioteca de GroupWise, asegúrese de seleccionar la opción Definir propiedades al usar los valores por defecto, a no ser que desee especificar las propiedades del documento en ese momento.

  7. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

3.3.6 Visualización de números de teléfono en el correo electrónico

Si en un correo electrónico aparece un número de 10 u 11 dígitos, este número puede aparecer como hiperenlace para que pueda marcarse mediante Skype o mediante el proveedor de telefonía por defecto del sistema operativo. (Para obtener más información sobre cómo realizar llamadas desde GroupWise con Skype, consulte GroupWise 2012 y Skype).

Es posible modificar la forma en que GroupWise gestiona los números de 10 u 11 dígitos cambiando el proveedor de telefonía por defecto de GroupWise.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Acciones por defecto.

  3. En la lista desplegable Proveedor de telefonía por defecto, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Ninguno: muestra números de teléfono como texto normal, no como hiperenlaces.

    • Marcador telefónico por defecto: usa el proveedor de telefonía por defecto del sistema operativo.

    • Skype: se usa para realizar llamadas al hacer clic en los números de teléfono.