3.2 Gestión del correo enviado

3.2.1 Personalización del correo enviado

Es posible personalizar el correo enviado del mismo modo que se hace con el correo recibido. Para obtener más información, consulte Sección 3.4.1, Personalización del correo enviado o recibido.

3.2.2 Uso de elementos enviados

Puede realizar un seguimiento de la información de estado acerca de un elemento en la carpeta Elementos enviados. Normalmente, esta opción está activada por defecto para realizar un seguimiento de la información abierta y entregada. Si decide no añadir elementos a la lista Elementos enviados, GroupWise no podrá realizar el seguimiento de la información de estos elementos.

Listas de elementos enviados

Es posible que desee ver elementos que haya enviado anteriormente. Por ejemplo, puede leer un elemento enviado, volverlo a enviar con o sin correcciones y, en algunos casos, retraerlo (si el destinatario aún no lo ha abierto).

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte la Sección 1.10, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

Todos los elementos enviados se encuentran en esta carpeta a menos que se muevan a una carpeta distinta de Buzón o Calendario. Si un elemento enviado se mueve a otra carpeta, dicho elemento ya no aparecerá en la carpeta Elementos enviados. Para visualizar los elementos enviados que se han movido a otras carpetas, abra dichas carpetas.

Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a su sistema de GroupWise.

Cómo mostrar las propiedades de los elementos enviados

La ventana Propiedades permite verificar el estado de cualquier elemento que haya enviado. Por ejemplo, es posible ver cuándo se entregó un elemento y cuándo el destinatario lo abrió o lo suprimió. Si un destinatario aceptó o rechazó una cita e incluyó un comentario, verá el comentario en la ventana Propiedades. También verá si un destinatario marcó una tarea como finalizada.

Asimismo, esta ventana muestra información sobre los elementos que se reciben. Muestra qué otras personas han recibido el elemento (excepto los destinatarios de copias ocultas), el tamaño y la fecha de creación de los archivos adjuntos, etc.

Descripción de las propiedades de los elementos enviados

Existen tres vistas de propiedades:

Propiedades básicas: muestra el encabezado Propiedades y una lista de destinatarios. La lista de destinatarios muestra el nombre del destinatario, las acciones que el destinatario ha efectuado con el elemento y los comentarios existentes.

Propiedades simplificadas: muestra el encabezado Propiedades y una lista de destinatarios. Los destinatarios se muestran en grupos, según la acción que han realizado en el elemento. La lista de destinatarios muestra el nombre del destinatario, las acciones que el destinatario ha efectuado con el elemento y los comentarios existentes.

Propiedades avanzadas: muestra el encabezado Propiedades, los destinatarios, las oficinas postales, los archivos y las opciones del elemento. La página Propiedades avanzadas resulta útil para los administradores de sistemas cuando necesitan realizar un seguimiento del elemento para solucionar problemas.

Para obtener información acerca de un documento, utilice el Registro de actividad de Propiedades del documento. Consulte la Sección 15.6, Visualización del historial de un documento.

Cómo ver las propiedades de los elementos enviados

En la carpeta Elementos enviados:

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Desplácese hasta la información de estado, cerca de la parte inferior de la página Propiedades.

Los iconos que hay junto al elemento también proporcionan información de estado útil. Consulte la Sección 1.10, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a su sistema de GroupWise.

Almacenamiento de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

    GroupWise asigna al elemento un nombre de archivo temporal. Puede modificar el nombre de archivo y la carpeta por defecto.

  3. Haga clic en Guardar.

Impresión de la información de estado de un elemento

  1. Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic con el botón derecho en la ventana Propiedades y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Establecimiento de la acción de visualización por defecto para los elementos enviados

Al hacer doble clic en un elemento de la carpeta Elementos enviados, puede elegir si se deben mostrar las propiedades del elemento o del mensaje.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Acciones por defecto.

  3. Indique si desea que la acción por defecto para el elemento enviado sea Abrir elemento o Mostrar propiedades.

  4. Haga clic en Aceptar.

Configuración de la información de los elementos enviados de la que se debe realizar un seguimiento

  1. Para cambiar la información de envío de un elemento de la que se debe realizar un seguimiento, abra un elemento nuevo y haga clic en Opciones de envío > Seguimiento de estado.

    O bien

    Para cambiar la información de envío de la que se debe realizar un seguimiento de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de elemento.

    IMPORTANTE:La opción Crear un elemento enviado para seguimiento de información está seleccionada por defecto. Es muy recomendable no anular su selección. Si esta opción no está seleccionada, no se creará ningún elemento enviado al enviar un elemento, por lo que no conservará una copia de los elementos enviados a menos que los guarde manualmente.

  2. Seleccione la información de la que se debe realizar un seguimiento:

    Entregado: Realiza un seguimiento del momento en el que un elemento enviado se ha entregado en el buzón de un usuario.

    Entregado y abierto: Realiza un seguimiento del momento en que se entregó el elemento enviado y lo abrió el destinatario.

    Toda la información: Realiza un seguimiento del momento en el que se entregó, abrió, suprimió o vació el elemento enviado.

  3. (Opcional) Tiene la posibilidad de seleccionar Autosuprimir elemento enviado. Esta opción elimina del buzón los elementos que ha enviado cuando todos los destinatarios han borrado los elementos y han vaciado la Papelera.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Seleccione la información de la que se debe realizar un seguimiento para cada tipo de elemento, haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los valores de configuración para todos los elementos.

3.2.3 Retracción de mensajes de correo electrónico enviados

Utilice Suprimir para retraer un elemento enviado del buzón del destinatario. Puede retraer un mensaje de correo electrónico o telefónico de los destinatarios que aún no hayan abierto el elemento. Puede retraer una cita, un recordatorio o una tarea de un destinatario en cualquier momento. Los elementos que se han enviado por Internet a otros sistemas de correo electrónico no se pueden retraer.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee retraer y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Si hace clic en Suprimir y vaciar, los elementos se suprimen y se borran y no es posible recuperarlos.

  3. Seleccione la opción adecuada.

    Mi buzón de caché y en línea: suprime el elemento de la copia caché y del buzón en línea.

    Mi buzón de caché: suprime el elemento de la copia caché del buzón.

    Buzón del destinatario: suprime el elemento del buzón de todos los destinatarios, pero no del suyo.

    Todos los buzones: suprime el elemento de su buzón y del buzón de todos los destinatarios.

  4. Si ha seleccionado retraer este elemento de los buzones de otros destinatarios, podrá escribir un comentario para los destinatarios explicando por qué se ha retraído el elemento.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para ver los destinatarios que han abierto el mensaje, haga clic con el botón derecho en el elemento y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los correos electrónicos no se pueden retraer si ya se han abierto.

3.2.4 Reenvío de mensajes de correo electrónico

Utilice Reenviar para volver a enviar un mensaje de correo electrónico (por ejemplo, con correcciones).

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento que desee reenviar y, a continuación, haga clic en Reenviar.

  3. Si el elemento tenía una fecha automática, haga clic en Esta vez, > Todas las veces o Todas a partir de esta.

  4. Realice todos los cambios que sean necesarios en el elemento y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  5. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

    O bien

    Haga clic en No para mantener el elemento original.

Puede revisar las propiedades del elemento original para comprobar si GroupWise ha podido retraerlo. Haga clic con el botón derecho en el elemento en la carpeta Elementos enviados y, a continuación, haga clic en Propiedades. Los mensajes telefónicos y de correo no se pueden retraer una vez que se han abierto.

3.2.5 Edición del correo electrónico enviado

Es posible editar citas, tareas y recordatorios. Para editar un mensaje de correo, hay que reenviarlo, tal y como se describe en Sección 3.2.4, Reenvío de mensajes de correo electrónico.

Si se edita una cita, una tarea o un recordatorio, los cambios solo aparecen en los elementos de los destinatarios, pero no aparece ningún mensaje en los buzones de los usuarios. El elemento editado se muestra en negrita y, dentro del elemento, se muestra una banda de notificación que indica a los usuarios las secciones del elemento que se han editado.

Se solicita a los usuarios que vuelvan a aceptar el elemento solo en las siguientes circunstancias:

Citas: Si se realizan cambios en la fecha, la hora o el lugar de la cita. Los nuevos destinatarios que se añadan a la cita también deberán aceptarla. Los usuarios que se eliminan de la cita reciben una notificación.

Tareas: Si se hacen cambios en la fecha de inicio, la fecha de vencimiento o en la descripción del mensaje.

Recordatorios: Si se hacen cambios en la fecha.

Para editar una cita, una tarea o un recordatorio:

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en la cita, en la tarea o en el recordatorio que desee editar y, a continuación, haga clic en Editar.

    Si va a editar solo un elemento de una serie de elementos periódicos, seleccione el elemento en el día en que lo quiera editar.

  3. Si el elemento original era periódico, haga clic en Esta vez, > Todas las veces o Todas a partir de esta.

  4. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Cuando se disponga a editar un elemento, se le pedirá que lo retraiga.

3.2.6 Duplicación del correo electrónico enviado

Es posible crear un duplicado de una cita, una tarea o un recordatorio existentes como base para crear un elemento nuevo del mismo tipo. Al seguir este procedimiento, la cita, la tarea o el recordatorio originales no cambian y no se retraen.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en la cita, en la tarea o en el recordatorio que desee duplicar y, a continuación, haga clic en Duplicar.

    Si va a duplicar solo un elemento de una serie de elementos periódicos, seleccione el elemento en el día en que lo quiera duplicar.

  3. Si el elemento original era periódico, haga clic en Esta vez, > Todas las veces o Todas a partir de esta.

  4. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Se envía una cita, tarea o recordatorio nuevos, mientras que el elemento original que se ha duplicado permanece sin cambios.

3.2.7 Respuesta al correo electrónico enviado

Use Responder para realizar añadidos al correo enviado.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en el elemento al que desee responder y haga clic en Responder.

  3. Seleccione Responder al remitente para enviarse la respuesta solo a sí mismo.

    O bien

    Seleccione Responder a todos para enviarse la respuesta a sí mismo y a todos los demás destinatarios del mensaje original.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Añada todo lo que necesite al mensaje y haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.2.8 Confirmación de entrega de los mensajes de correo electrónico enviados

GroupWise proporciona varios métodos para que pueda confirmar que el elemento se ha entregado.

Si está enviando mensajes a sistemas distintos de GroupWise*, recuerde que dichos sistemas deben tener capacidad de seguimiento de estado para poder devolver el estado de sus mensajes salientes a su sistema de GroupWise.

Recepción de notificación acerca de los elementos que envíe

Puede recibir una notificación cuando el destinatario abra o suprime un mensaje, rechace una cita o finalice una tarea.

  1. Para obtener un aviso de recepción de un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, en Seguimiento de estado.

    O bien

    Para recibir siempre avisos de recepción de los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, a continuación, en la pestaña que corresponda al tipo de elemento.

  2. En el recuadro de grupo Aviso de recepción, especifique el tipo de aviso de recepción que desee.

    Ninguna: No se realiza ninguna acción. Se realiza un seguimiento de la información en las propiedades de los elementos enviados.

    Recibo de correo: Informa de la llegada de un correo electrónico.

    Notificar: El usuario recibe una alarma en Notificar.

    Notificar y enviar: El usuario recibe un correo electrónico y una alarma en Notificar.

    Esta función no se admite al enviar correo a un sistema que no sea GroupWise.

    Si ha desactivado la recepción de alarmas y notificaciones, no podrá recibir notificaciones mediante Notificar. Para obtener más información, consulte la Sección 8.2, Inicio de Notificar.

    Si envía elementos a una dirección de Internet, puede hacer clic en Habilitar confirmación de entrega. Si el sistema de correo electrónico de Internet del receptor permite el seguimiento de estado, podrá recibir información de estado sobre el elemento que envíe.

Solicitud de respuesta para los elementos enviados

Puede informar al destinatario de un elemento de que necesita una respuesta. GroupWise añade una frase al elemento para indicar que se requiere una respuesta y cambia el icono del Buzón del destinatario a una flecha doble.

  1. Si desea solicitar una respuesta para un elemento, abra una vista de elemento, haga clic en la pestaña Opciones de envío y, a continuación, en General.

    O bien

    Para solicitar una respuesta para todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Enviar.

  2. Haga clic en Se solicita respuesta y, a continuación, especifique cuándo desea recibir la respuesta.

    El destinatario ve junto al mensaje. Si selecciona Cuando sea posible, se mostrará “Se solicita respuesta: Cuando sea posible” en la parte superior del mensaje. Si selecciona Responder dentro de estos días, se mostrará “Se solicita respuesta: Para el xx/xx/xx” en la parte superior del mensaje.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Notificación a los destinatarios acerca de los elementos enviados

  1. Para enviar una notificación a los destinatarios de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para enviar una notificación a los destinatarios de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones y haga doble clic en Enviar.

  2. Seleccione Notificar a los destinatarios.

    Los usuarios se suscribirán automáticamente a Notificar en Opciones. Si han desactivado la recepción de alarmas y notificaciones, no podrán notificarles la recepción de los mensajes que les envíe. Para obtener más información, consulte la Sección 8.5, Recepción de notificación de los mensajes de otra persona.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.