3.4 Gestión del correo recibido

3.4.1 Personalización del correo enviado o recibido

Cuando envía o recibe un mensaje de correo electrónico, puede hacer clic en la pestaña Personalizar para añadir información personal al mensaje de correo electrónico. Puede modificar el tema, añadir una nota, seleccionar una categoría y añadir contactos asociados al mensaje.

Modificación del tema de un correo electrónico enviado o recibido

Si personaliza un tema, el nuevo tema se mostrará en su buzón y calendario y en el buzón y en el calendario de cualquiera que actúe como su apoderado. Si cambia el tema de un elemento de una carpeta compartida, el resto de usuarios de la carpeta compartida seguirán viendo el tema original.

  1. Abra un elemento del buzón, de los elementos enviados o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. Escriba un tema nuevo en el campo Mi tema.

    Pestaña Personalizar de la ventana de tareas

Para ver el tema original, abra el elemento y busque en el campo Tema del encabezado del elemento.

Cuando se realiza una búsqueda de una palabra determinada en el campo Tema, los resultados de la búsqueda muestran los elementos cuyo tema original o personalizado contiene dicha palabra. Cuando cree un filtro o una búsqueda avanzados, utilice el campo Tema para buscar el tema original y el campo Mi tema para buscar el tema personalizado.

Cuando cree una regla para buscar una palabra determinada en el campo Tema, la regla solo buscará en el tema original.

Adición de una nota a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido

Al añadir una nota a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido, la nota será visible para usted y para cualquiera que actúe como su apoderado. Solo puede ver la nota mediante la pestaña Personalizar del mensaje de correo electrónico.

  1. Abra un elemento del buzón, de los elementos enviados o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. En el campo Mis notas, escriba la nota. La nota se guardará automáticamente al salir de la pestaña Personalizar.

Anexión de un archivo a un elemento enviado o recibido

Puede añadir un archivo adjunto personalizado a los elementos enviados o recibidos. El archivo adjunto solo será visible para usted y no se enviará al responder a un elemento o reenviarlo.

Para adjuntar un archivo personal a un elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho en la ventana del archivo adjunto y luego haga clic en Adjuntar archivo personal.

  2. Busque y seleccione el archivo o los archivos que desee adjuntar.

    Para eliminar un archivo adjunto, haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a continuación, haga clic en Suprimir archivo personal.

  3. Haga clic en Aceptar.

También puede arrastrar y soltar un archivo adjunto en la ventana de adjuntos.

Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya adjuntado a un elemento.

Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de la lista de adjuntos.

Asignación de una categoría a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido

Las categorías permiten organizar los elementos. Puede asignar una categoría a cualquier elemento, incluidos los contactos que envía y recibe. Puede crear y añadir categorías y dar a cada una un color identificativo. Los colores aparecen en la Lista de elementos y en el Calendario.

Para obtener información adicional sobre cómo asignar una categoría a un elemento, consulte Asignación de categorías a elementos.

Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido

Al añadir un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido, el mensaje de correo electrónico se asocia al contacto añadido. Esto resulta útil al visualizar el historial de un contacto concreto, dado que el mensaje se muestra en el historial del contacto aunque el contacto no haya enviado el mensaje de correo electrónico. Para obtener más información acerca de historiales de contactos, consulte Visualización de toda la correspondencia con un contacto.

Es posible añadir usuarios como contactos a un correo electrónico mientras se compone, como se describe en Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico.

Para añadir un contacto a un correo electrónico que ya se haya enviado o recibido:

  1. Abra un elemento del buzón, de los elementos enviados o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. En el campo Contacto, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuarios en una lista, haga clic en el icono del Selector de direcciones > , que está junto al campo Contacto. Haga doble clic en cada usuario y luego haga clic en Aceptar.

3.4.2 Cambio de mensajes de correo electrónico a otros tipos de elementos

Puede convertir un elemento del buzón por otro tipo de elemento. Por ejemplo, puede cambiar un mensaje de correo del Buzón y convertirlo en una cita del Calendario. La nueva cita contiene toda la información del mensaje de correo (como las listas A, CC y CO, el tema y el texto del mensaje) que se aplique a la cita.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

Al cambiar un elemento, GroupWise muestra la vista de elementos por defecto seleccionada en Opciones de entorno.

  1. Haga clic en el elemento del Buzón que desee cambiar.

  2. Haga clic en Editar > Cambiar a y, después, haga clic en un tipo de elemento.

    O bien

    Haga clic en Editar > Cambiar a > Más y, después, haga clic en un tipo de elemento. Puede seleccionar elementos publicados o de grupo.

    Los elementos publicados se envían directamente al Calendario. Los elementos de grupo se envían a los buzones de individuos y grupos a los que se envía el mensaje.

  3. Escriba la información necesaria.

  4. Haga clic en Enviar o en Publicar en la barra de herramientas.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

3.4.3 Almacenamiento de un correo electrónico recibido en disco o en una biblioteca de GroupWise

Los elementos guardados se conservan en su Buzón y Calendario, además de copiarse en la ubicación especificada. Es posible guardar elementos en el disco como archivos de texto, archivos de texto con formato o correo de Internet. Los adjuntos se almacenan en su formato de origen.

  1. En su buzón o calendario, haga clic en el elemento que desea guardar y haga clic en Archivo > Guardar como.

  2. Pulse Ctrl y, a continuación, haga clic en el elemento y los adjuntos que desea guardar.

  3. Seleccione si desea guardar el elemento en un disco o en una biblioteca de GroupWise.

  4. En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para el elemento.

    O bien

    En el campo Tema, escriba un nombre de asunto.

  5. Para guardar el elemento en una ubicación distinta de la actual, desplácese a la nueva ubicación.

    O bien

    Para guardar el elemento en una biblioteca de GroupWise diferente, haga clic en la lista desplegable y, a continuación, seleccione un nombre de biblioteca.

  6. Si está guardando en una Biblioteca de GroupWise, asegúrese de seleccionar la opción Definir propiedades al usar los valores por defecto, a no ser que desee especificar las propiedades del documento en ese momento.

  7. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Arrastrar y soltar correos electrónicos

Puede arrastrar y soltar un elemento de GroupWise en la ubicación en la que desee guardar el archivo. Por ejemplo, puede arrastrar y soltar un mensaje en una carpeta de proyectos del escritorio de Windows o de otro cliente de correo electrónico.

Los archivos que arrastre y suelte se guardan en uno de estos dos formatos: un acceso directo al mensaje original en formato .gwi o una copia del mensaje original en formato .eml.

Para cambiar el formato:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Acciones por defecto.

  3. En Arrastrar mensaje al escritorio, seleccione Crear acceso directo (.gwi) o Crear copia (.eml).

3.4.4 Supresión del correo electrónico

Utilice Suprimir para borrar elementos seleccionados del Buzón.

También puede utilizar Suprimir para retraer elementos ya enviados. Puede retraer mensajes de correo y telefónicos si los destinatarios no los han leído o si no se han enviado a Internet. En cambio, puede retraer citas, notas y recordatorios en cualquier momento. Para obtener información sobre cómo retraer elementos que se han enviado, consulte la Sección 3.2.3, Retracción de mensajes de correo electrónico enviados.

Si recibe correo basura que requiere una frecuente supresión manual, puede que desee configurar la gestión de correo basura. Consulte Gestión del correo no deseado (spam) para obtener más información.

Para suprimir elementos del buzón:

  1. En la ventana principal, seleccione uno o varios elementos y, a continuación, pulse la tecla Suprimir.

  2. Si suprime un elemento enviado, aparece el recuadro de diálogo Suprimir elemento. Seleccione la opción apropiada en Suprimir de y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    • Mi buzón

    • Buzón del destinatario

    • Todos los buzones

Si suprime una referencia de documento de su Buzón, solo se suprimirá la referencia. El documento permanece en la biblioteca.

Los elementos suprimidos pasan a la papelera, donde permanecerán hasta que ésta se vacíe.

3.4.5 Visualización del hilo de discusión de un correo electrónico

Los hilos de discusión muestran la discusión por correo electrónico de un elemento original y sus respuestas agrupadas en un orden jerárquico. Al ver el hilo de discusión de un mensaje de correo electrónico recibido, se muestra una lista de todos los mensajes enviados y recibidos sobre el mensaje de correo electrónico.

  1. Haga doble clic en un elemento que desee ver.

  2. Haga clic en la pestaña Hilo de discusión.

3.4.6 Visualización del origen de los mensajes externos

Cuando reciba o envíe un mensaje de sistemas externos, podrá ver el origen del mensaje. En este origen se incluyen todos los datos que contiene el mensaje.

  1. Haga doble clic en un elemento que haya recibido de un origen externo.

  2. Haga clic en la pestaña Origen del mensaje.

3.4.7 Archivado y copia de seguridad del correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico se pueden acumular rápidamente. Consulte el Sección 16.0, Mantenimiento de GroupWise para consultar estrategias de gestión a largo plazo.