3.1 Envío de mensajes de correo electrónico

Al enviar un mensaje de correo electrónico desde GroupWise, puede hacerlo en formato de texto o HTML. Además, puede decidir si desea añadir archivos adjuntos, añadir una firma o tarjeta digital al mensaje o revisar la ortografía antes de enviarlo.

La guía de direcciones y la función para completar nombres permiten encontrar de forma rápida y sencilla los contactos que necesita al enviar mensajes de correo electrónico.

3.1.1 Selección de la vista de composición por defecto

GroupWise proporciona por defecto la vista de composición en HTML para crear elementos. La vista HTML ofrece una amplia selección de fuentes de distintos tamaños y colores; opciones de formato de texto que incluyen estilos de párrafos, sangrado, listas con viñetas o numeradas, hiperenlaces y líneas horizontales, así como opciones de imágenes para las imágenes incrustadas y las de fondo.

Si prefiere un entorno de edición más sencillo, puede utilizar la vista de composición de solo texto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Vistas.

  3. Seleccione Solo texto o HTML.

  4. Seleccione la fuente y el tamaño de fuente en los campos adecuados.

  5. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA:En los elementos nuevos que componga, puede cambiar la vista de composición haciendo clic en Ver > Solo texto o en Ver > HTML.

3.1.2 Composición de mensajes de correo electrónico

  1. Haga clic en Correo nuevo en la barra de herramientas.

    Puede seleccionar una vista de correo distinta haciendo clic en la flecha abajo junto a Correo nuevo.

  2. En el recuadro A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, busque los usuarios y haga doble clic en ellos; a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los recuadros CC y CO.

    CC (Copia carbón): los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

    CO (Copia oculta): los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Solo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde al mensaje en cuestión seleccionando Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

  4. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De: y luego en un nombre.

  5. Escriba un asunto.

  6. Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

    Si usa la opción Categorías, solo las cuatro categorías por defecto pasan al destinatario.

  7. Adjunte los archivos que desee haciendo clic en Adjuntar un archivo en la barra de herramientas.

  8. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.1.3 Formato de correo electrónico

Las opciones de formato disponibles a la hora de componer un mensaje dependen de la vista de composición que se haya seleccionado. Las opciones descritas en esta sección se aplican al mensaje que se está componiendo.

NOTA:Si el destinatario del elemento utiliza la vista de lectura HTML, podrá ver los mensajes de correo electrónico con el formato utilizado al enviarlo. Los destinatarios no pueden cambiar la fuente de los elementos con formato HTML. Si utilizan la vista de lectura de solo texto, el formato HTML se perderá. Sin embargo, el destinatario puede hacer clic en Ver > HTML para mostrar el mensaje con el formato original.

Selección de un editor de texto

Al componer un mensaje en GroupWise, tiene la posibilidad de utilizar GroupWise, OpenOffice.org o Microsoft Word como editor para crear el mensaje. Si decide utilizar OpenOffice.org o Word como editor, la funcionalidad y el formato de la aplicación estarán disponibles en la ventana de composición de GroupWise.

Si selecciona Word u OpenOffice, el editor deberá estar correctamente instalado en la estación de trabajo a fin de que esté disponible para usarlo en GroupWise.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Editores y visores.

  3. En Crear texto plano con, seleccione el editor que desee utilizar.

  4. En Crear HTML con, seleccione el editor que desee utilizar.

  5. Haga clic en Aceptar.

Si decide usar OpenOffice.org o Word como editor por defecto, deberá consultar su documentación para obtener asistencia sobre el formato.

Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos HTML

Puede usar las herramientas HTML disponibles en GroupWise para incorporar formato adicional a los mensajes. En la barra de herramientas están disponibles las funciones habituales de texto, como la fuente, el subrayado o la cursiva, así como funciones de alineado, sangría, adición de imágenes y tablas, etc.

Barra de herramientas HTML

Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos los botones de la barra de herramientas de HTML.

Cambio de fuente en un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Use la barra HTML para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y otros atributos según sea necesario.

Puede configurar una fuente por defecto para los elementos HTML. Para obtener más información, consulte la Definición de la vista de lectura y composición por defecto y de la fuente.

Adición de una línea horizontal a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Seleccione la ubicación del mensaje de correo electrónico donde desee que aparezca la línea.

  2. Haga clic en el icono de línea horizontal .

Adición de una lista numerada o con viñetas a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Utilice la barra de herramientas HTML para insertar una lista numerada o con viñetas.

  2. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  3. Desactive el formato de la lista, pulse Intro y, a continuación la tecla de retroceso después del último elemento.

Adición de una tabla a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. En la barra de herramientas HTML, haga clic en el icono Opciones de tabla.

  2. En el menú desplegable, seleccione el tamaño de la tabla o elija Otro y especifique las dimensiones que desee.

    La tabla aparecerá en el correo electrónico y se ajustará para que quepa el texto.

Adición de imágenes a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. En el área donde deba aparecer la imagen, haga clic en el icono Insertar una imagen.

  2. Especifique el nombre del gráfico que desee añadir, o búsquelo y selecciónelo y después haga clic en Aceptar.

Adición de una imagen de fondo a un mensaje HTML

En un mensaje HTML abierto:

  1. Haga clic en el icono Imagen de fondo.

  2. Especifique el nombre del gráfico que desee usar como fondo, o bien búsquelo y selecciónelo.

  3. Haga clic en Aceptar.

Adición de un hiperenlace a un mensaje HTML

Los hiperenlaces sirven para conectar directamente una palabra, frase o imagen con un sitio Web específico.

En un mensaje HTML abierto:

  1. Seleccione la palabra, frase o imagen que desee usar y haga clic en el icono Insertar un hipervínculo.

  2. Especifique la dirección Web de enlace.

  3. Haga clic en Aceptar.

    El texto cambiará de color y aparecerá subrayado para indicar que es un enlace. Las imágenes no cambian de color, pero sí funcionarán como enlace.

Cómo deshacer y rehacer la última acción en un mensaje HTML

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

    O bien

    Para rehacer la acción, haga clic en Editar > Rehacer.

También puede usar Ctrl+Z para deshacer y Ctrl+Y para rehacer. Para obtener información sobre otras teclas de métodos abreviados, consulte el Sección D.0, Teclas aceleradoras.

Uso del editor de texto de GroupWise para dar formato a los correos electrónicos de solo texto

En un mensaje de solo texto, se puede cambiar la fuente, el tamaño y el color. Se puede usar negrita, cursiva y subrayado. Sin embargo, en la vista de composición de solo texto no es posible utilizar sangría ni insertar hipervínculos ni líneas horizontales.

Cambio de fuente en la vista Solo texto

En un elemento abierto que esté creando en la vista Solo texto:

  1. Haga clic en el campo Mensaje.

  2. Haga clic en Editar > Fuente > Fuente.

  3. Seleccione una fuente y un estilo de fuente.

  4. Seleccione un tamaño.

  5. Seleccione las demás opciones que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede usar los botones de la barra de herramientas para aplicar negrita, cursiva o subrayado a partes del texto.

Formato de las listas en un mensaje de solo texto

En un elemento abierto que esté creando en la vista Solo texto:

  1. Pulse Ctrl+Mayús+L para insertar una lista con viñetas.

  2. Pulse Ctrl+Mayús+L de nuevo para sustituirla por una lista numerada.

  3. Continúe pulsando Ctrl+Mayús+L para realizar una selección entre los seis formatos de lista disponibles.

  4. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  5. Para desactivar el formato de la lista, pulse Intro dos veces después del último elemento de la lista.

Cómo deshacer la última acción de texto en un mensaje de solo texto

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

También puede usar Ctrl+Z para deshacer. Para obtener información sobre otras teclas de métodos abreviados, consulte Sección D.0, Teclas aceleradoras.

Uso de vistas personalizadas en el editor de texto de GroupWise

Las vistas personalizadas permiten crear una plantilla de correo electrónico y guardarla para volver a usarla en otro momento, lo que resulta útil si se quiere enviar con frecuencia un mensaje que incluya un texto determinado o que tenga un aspecto concreto. Se puede crear un mensaje de correo electrónico con el aspecto adecuado para después guardarlo como vista personalizada.

NOTA:Puede que algunas características del formato HTML no se conserven si se guarda el mensaje HTML como una vista. Se recomienda usar un mensaje de solo texto para una vista personalizada.

Almacenamiento de vistas personalizadas

  1. Haga clic en para crear un mensaje nuevo de correo electrónico.

  2. (Opcional) Escriba el tema del mensaje en el campo Tema.

  3. Escriba el mensaje de correo electrónico en el campo Mensaje.

  4. Haga clic en Archivo > Guardar vista.

    Por defecto, las vistas personalizadas se guardan en el directorio C:\Novell\Groupwise, con la extensión de archivo .vew.

  5. Escriba un nombre para la vista y haga clic en Guardar.

Apertura de vistas personalizadas

  1. Haga clic en la flecha abajo que aparece junto al icono Correo nuevo.

  2. Seleccione la vista personalizada que haya guardado anteriormente.

    Se abrirá la vista personalizada, en la que se mostrará la información que haya proporcionado al guardar el archivo correspondiente.

  3. Añada la información adicional necesaria y haga clic en Enviar.

Definición de la ubicación donde se almacenan las vistas personalizadas

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Ubicación de archivo.

  3. En el campo Vistas personalizadas, escriba la ubicación donde se deben almacenar las vistas personalizadas o busque y seleccione la ubicación en cuestión.

  4. Haga clic en Aceptar.

3.1.4 Comprobación de la ortografía de los mensajes

Hay dos formas de comprobar la ortografía de los elementos que se envían. Ambas funciones comprueban si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de las mayúsculas en los elementos que está creando. Las dos funciones tienen sus ventajas en distintas situaciones.

Uso del revisor ortográfico rápido

El revisor rápido comprueba la ortografía a medida que se escribe y subraya las palabras mal escritas. Cuando el revisor ortográfico rápido encuentra una palabra mal escrita, es posible sustituirla por otra palabra sugerida por el revisor rápido o bien omitirla siempre que aparezca en el mensaje. También se puede añadir la palabra a una lista de palabras de usuario.

Habilitación del revisor ortográfico rápido por defecto

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione Comprobar ortografía al escribir y haga clic en Aceptar.

    Anule la selección de esta opción para inhabilitar el revisor ortográfico rápido.

Comprobación de la ortografía con el revisor ortográfico rápido

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la palabra mal escrita en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en la palabra bien escrita.

    O bien

    Haga clic en Pasar siempre para omitir la palabra en el resto del mensaje.

    O bien

    Haga clic en Añadir a la lista de palabras para añadirla a su lista de palabras.

Inhabilitación del revisor ortográfico rápido mientras compone un mensaje de correo electrónico

  1. Haga clic con el botón derecho en el campo Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en Desactivar revisor ortográfico rápido.

    Para volver a habilitar el revisor rápido, haga clic con el botón derecho del ratón en el recuadro Tema o Mensaje y, después, haga clic en Activar revisor ortográfico rápido.

Uso de Ortografía

El corrector ortográfico se ejecuta de forma independiente, ya sea manualmente o seleccionando que se ejecute al hacer clic en Enviar. Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla. También puede definir una sustitución automática para la palabra o añadirla a una lista de palabras de usuario. Puede usar Opciones de entorno para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

Si utiliza un editor distinto de GroupWise, la verificación ortográfica se lleva a cabo en el corrector ortográfico del editor. Consulte la ayuda de la aplicación para obtener información acerca de la verificación ortográfica.

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Ortografía.

    Recuadro de diálogo Herramientas de escritura

  3. Para especificar un rango de texto para revisarlo, haga clic en la lista desplegable Verificar y seleccione una opción.

  4. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra, haga clic en una de las opciones disponibles o edite la palabra manualmente.

    Puede elegir entre las siguientes opciones:

    Reemplazar: Reemplaza una palabra mal escrita por otra que sugiere Ortografía. Para reemplazar una palabra mal escrita, haga doble clic en la palabra, o bien seleccione la palabra y haga clic en Reemplazar. Si desea hacer sus propias correcciones, edite la palabra en el recuadro Reemplazar por y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

    Omitir una vez: Omite la palabra una vez. El corrector ortográfico se detendrá cuando vuelva a encontrar la palabra.

    Pasar siempre: Omite todas las ocasiones en que aparezca la palabra en el documento. Se pasará por alto esta palabra hasta la próxima vez que revise la ortografía.

    Añadir: Añade la palabra a la lista de palabras de usuario actual, que almacena palabras nuevas para que Ortografía pueda reconocerlas en futuras ocasiones.

    Corrección rápida: Define una sustitución automática para una palabra o frase. Cuando la función Ortografía se detenga en una palabra, haga clic en Corrección rápida para reemplazarla con el texto incluido en el campo Reemplazar por y añadir la palabra de sustitución a la lista de usuario que se utilice en Corrección rápida. La próxima vez que escriba la palabra, Corrección automática la sustituirá automáticamente.

  5. Haga clic en Sí cuando haya terminado la revisión ortográfica.

Revisión ortográfica de elementos automáticamente con el corrector ortográfico

Puede configurar GroupWise para que compruebe automáticamente la ortografía cada vez que haga clic en Enviar.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Marque las casillas de verificación Comprobar ortografía al escribir y Comprobar ortografía antes de enviar y, acto seguido, haga clic en Aceptar.

Configuración del corrector ortográfico

Los tipos de palabras que el corrector ortográfico considera como errores se pueden modificar.

  1. Cuando el corrector ortográfico se detenga en una palabra que esté mal escrita, haga clic en Opciones.

  2. Seleccione o deseleccione las siguientes opciones:

    • Verificar palabras con números

    • Verificar palabras duplicadas

    • Avisar antes de reemplazo automático

  3. Continúe con la revisión ortográfica del modo habitual.

Seleccione el idioma de la verificación ortográfica

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

    O bien

    Seleccione el texto cuya ortografía desea verificar.

  2. Haga clic en Herramientas > Idioma del corrector ortográfico.

  3. Seleccione el idioma que quiera utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.1.5 Anexión de archivos

Utilice la opción Adjuntar archivo para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Puede adjuntar archivos ubicados en el disco duro, en un disquete o en una unidad de red a cualquier elemento que envíe. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.

Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin introducir la contraseña.

Para obtener información acerca de cómo adjuntar documentos que se encuentran en una biblioteca de GroupWise, consulte Referencias de documentos adjuntas a un elemento.

Adición de un archivo adjunto a un elemento

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Rellene los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic en el icono Recuadro de diálogo Herramientas de escritura en la barra de herramientas y busque y seleccione el archivo o los archivos que desee enviar.

    Para adjuntar más de un archivo de una carpeta, haga clic en cada uno de los archivos que desee adjuntar mientras pulsa Ctrl. El recuadro de diálogo Adjuntar archivo usa por defecto el valor de la ubicación anterior que se usó para adjuntar un archivo.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

SUGERENCIA:También puede adjuntar un archivo o un elemento arrastrándolo a la ventana de archivos adjuntos. Además, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo en Windows y después hacer clic en Enviar a > Destinatario de GroupWise. Se creará un elemento nuevo con el adjunto incluido en la ventana correspondiente.

Para eliminar un archivo adjunto antes de enviar el elemento:

  1. Haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de la lista de adjuntos.

Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya adjuntado a un elemento y enviado.

Referencias de documentos adjuntas a un elemento

Si el archivo que desea adjuntar es un documento almacenado en una biblioteca de GroupWise, puede adjuntar una referencia de documento. Cuando un destinatario abre el adjunto, el documento de la biblioteca se abre si el destinatario tiene derechos para abrirlo o verlo y si la biblioteca está disponible.

Solo se abre una copia del documento si los destinatarios no tienen derechos suficientes sobre los documentos, si no utilizan un producto de correo electrónico que admita la biblioteca de GroupWise o si la biblioteca no está disponible. Si el destinatario edita la copia, los cambios no afectan al documento real que se encuentra en la biblioteca. Para obtener más información acerca de los derechos de documentos, consulte la Sección 15.5, Compartimiento de documentos.

Adjuntar una referencia del documento a un elemento:

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Rellene los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic con el botón derecho en la ventana Adjuntos y, a continuación, haga clic en Adjuntar referencia del documento.

  4. Aparece el recuadro de diálogo Seleccionar documento.

  5. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que contenga el documento que desee adjuntar.

  6. En el campo Nº de documento, escriba el número del documento.

    Si no sabe el número del documento, haga clic en Buscar para localizar el documento en la biblioteca. Para adjuntar un documento que aparezca en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda, haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión que desee adjuntar. Si selecciona Versión específica, escriba el número de versión en el campo Versión.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Incrustación de un objeto OLE en un elemento

Para que los destinatarios puedan ver o editar objetos OLE incrustados, el destinatario ha de utilizar GroupWise para Windows.

  1. Abra y asigne una dirección a un elemento.

  2. Haga clic en Archivo > Adjuntos > Adjuntar objeto.

  3. Para incrustar un objeto existente, haga clic en Crear desde archivo, escriba la vía y el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vaya al Paso 8.

    O bien

    Para crear un nuevo objeto e incrustarlo, siga del Paso 4 al Paso 8.

  4. Haga clic en Crear nuevo y, a continuación, seleccione un tipo de objeto.

  5. Haga clic en Aceptar para abrir la aplicación.

  6. Cree el objeto que desee incrustar.

  7. Haga clic en el menú Archivo de la aplicación y luego en Salir.

    Este paso puede variar de una aplicación a otra.

  8. Complete el elemento si es necesario y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si los destinatarios abren el objeto y lo editan, tendrán que guardarlo con un nombre de archivo nuevo. De lo contrario, cuando intenten cerrar el mensaje de correo recibirán un mensaje de error.

Si ha copiado un objeto OLE en el portapapeles, puede incrustarlo en un elemento abierto mediante la opción Pegado especial del menú Edición.

3.1.6 Adición de una firma o tarjeta digital

Utilice la opción de firmas para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe.

Si tiene varias cuentas diferentes (por ejemplo POP3, IMAP4 y cuentas de grupos de noticias NNTP), puede crear una firma diferente para cada cuenta. También puede crear varias firmas para la misma cuenta.

Las firmas se crean en HTML, lo que permite añadir gráficos y formato. Al enviar un mensaje de texto, la firma HTML se convierte a texto.

También puede hacer que GroupWise añada automáticamente una tarjeta personal virtual, o tarjeta digital, al final de los mensajes.

Creación de una firma

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Seleccione Firma y, después, haga clic en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la firma y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Cree su firma en el editor HTML que se proporciona.

  6. Seleccione si desea que ésta sea su firma por defecto.

  7. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una firma a cada elemento que envíe.

  8. Haga clic en Aceptar.

Configuración de una tarjeta digital

Las tarjetas digitales (vCard) son tarjetas personales electrónicas con un formato que se ajusta a las normas establecidas por el consorcio de correo de Internet. Los archivos de tarjetas digitales tienen la extensión .vcf y se pueden añadir a los elementos de correo electrónico salientes. Otros fabricantes crean software que se puede utilizar para crear archivos de tarjeta digital con texto, gráficos y sonido. Cuando se utiliza GroupWise para generar un archivo de tarjeta digital, el programa usa información procedente de los campos de Guía de direcciones.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña Firma.

  3. Seleccione Tarjeta personal virtual (vCard) para añadir automáticamente una tarjeta digital a cada mensaje de correo electrónico que envíe.

  4. Seleccione el origen de la información de la tarjeta digital.

    Generar desde guía de direcciones del sistema: Permite redactar una tarjeta digital basándose en la información personal que figura en la guía de direcciones de GroupWise.

    Seleccionar de guía de direcciones personal: Permite seleccionar cualquier usuario de la guía de direcciones y crear una tarjeta digital a partir de su información personal. Esto resulta útil cuando se envía un correo electrónico en nombre de otros usuarios.

    Seleccionar archivo vCard: Permite seleccionar un archivo .vcf de tarjeta digital proporcionado por otra empresa.

  5. Seleccione si desea que se le pregunte si quiere añadir una tarjeta digital en cada elemento que envíe.

  6. Haga clic en Aceptar.

Adición de una firma o tarjeta digital a un mensaje de correo electrónico

Si ha seleccionado Avisar antes de añadir, se le pedirá que añada una firma o una tarjeta digital cada vez que envíe un correo electrónico. Si ha seleccionado Añadir automáticamente, se añadirá la firma por defecto a todos los correos electrónicos. Si configura una tarjeta digital, ésta se añadirá también de forma automática a todos los mensajes de correo electrónico. Puede disponer de una firma y una tarjeta digital al mismo tiempo.

Descripción de las firmas globales

Además de firmas personales, el administrador del sistema también puede crear una firma global para todos los que utilicen mensajes de Internet externos. Si el administrador del sistema exige el uso de la firma global, se anexará automáticamente a todos los elementos enviados. Si hay disponible una firma global, pero no es obligatoria, se anexará a su firma en caso de que use una firma personal. Si no dispone de firma personal, la firma global se añadirá solo si se requiere. Cuando se vuelve a enviar un elemento, la firma global no se añade automáticamente al mensaje.

3.1.7 Distribución de correo a varios destinatarios al mismo tiempo

Utilice la ruta de distribución para enviar un mensaje de correo o una tarea a varios usuarios consecutivamente. Debe determinar el orden de la ruta. Cuando un usuario marca el elemento distribuido como completado, éste se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si el elemento distribuido contiene archivos adjuntos, los usuarios de la ruta pueden consultarlos y añadir comentarios. Cuando se hayan añadido los comentarios al archivo adjunto, todos los usuarios siguientes de la ruta podrán consultarlos. El usuario final podrá ver todos los comentarios que se hayan añadido.

Puede controlar el estado de un elemento distribuido que haya enviado consultando las propiedades del elemento. Cuando se envía un elemento distribuido a una dirección externa, se marca automáticamente como completado (ya que el destinatario externo no podrá hacerlo) y se envía al siguiente usuario de la ruta.

Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como completados, puede exigir que se introduzca una contraseña para realizar esta operación.

En esta sección se contienen los siguientes temas:

Creación de un mensaje distribuido

  1. Abra un mensaje de correo o una tarea.

  2. Haga clic en Acciones > Ruta de distribución.

  3. En el recuadro Ruta, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita esta operación para todos los usuarios incluidos en la ruta,

    O bien

    Haga clic en Dirección en la barra de herramientas para seleccionar nombres de usuario del recuadro de diálogo Selector de direcciones.

    También se pueden especificar grupos personales como destinatarios de un elemento distribuido. Cuando se usa el recuadro de diálogo Selector de direcciones, el grupo se expande para mostrar sus miembros de forma que pueda especificar el orden de los usuarios en la ruta.

  4. Escriba un tema y un mensaje.

  5. Si desea evitar que un apoderado marque los elementos distribuidos como terminados, puede exigir que el destinatario introduzca la contraseña de GroupWise para marcar el elemento como terminado. Haga clic en la pestaña Opciones de envío, haga clic en Seguridad y, a continuación, seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Direccionamiento de un elemento distribuido con una guía de direcciones

  1. En un mensaje de correo o tarea, haga clic en Dirección en la barra de herramientas.

  2. Marque la casilla de verificación Ruta de distribución.

  3. Pulse Ctrl y haga clic en los nombres en el orden en que desee distribuir el elemento y, a continuación, haga clic en Ruta.

    O bien

    haga doble clic en los nombres en el orden en que desee distribuir el elemento.

    Mediante la función de arrastrar y soltar cambie el orden de los nombres en la lista de direcciones.

  4. Haga clic en Aceptar.

Requerimiento de una contraseña antes de marcar un elemento distribuido como terminado

Si se necesita una contraseña, los usuarios deben introducir la de su buzón antes de poder marcar el elemento como completado. Para requerir una contraseña para todos los elementos distribuidos que cree:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione Requerir contraseña para completar elemento distribuido.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para obtener información acerca de las contraseñas de GroupWise, consulte la Sección 1.3, Asignación de una contraseña al buzón.

Finalización de un elemento distribuido

  1. Cuando finalice con la asignación o las instrucciones del elemento distribuido, ábralo.

  2. Si necesita ver y editar un archivo adjunto al elemento distribuido, ábralo en la aplicación asociada, realice los cambios y, a continuación, guarde el archivo.

    El archivo se guarda en el directorio de archivos temporales de su equipo. No modifique la vía o los cambios no se incluirán cuando el elemento distribuido se envíe al siguiente destinatario. Cierre la aplicación.

  3. En el elemento, seleccione Acciones > Marcar finalizado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    También puede marcar la casilla de verificación Completado en el encabezado del elemento.

  4. Si el remitente exige que se introduzca una contraseña para finalizar el elemento, escriba su contraseña de GroupWise y haga clic en Aceptar.

    El elemento se envía al siguiente usuario de la ruta.

  5. Haga clic en Cerrar.

3.1.8 Envío de mensajes S/MIME seguros

GroupWise funciona con el software de seguridad que haya instalado para enviar elementos seguros.

Descripción de los conceptos de los mensajes seguros

Las funciones de seguridad descritas en esta sección solo están disponibles si ha instalado algunos de los siguientes proveedores de seguridad:

  • Entrust 4.0 o superior: debe instalar un cliente Entrust de Entrust Technologies Inc. Además, debe disponer de un certificado de seguridad Entrust emitido por el administrador.

  • Microsoft Base Cryptographic Provider versión 1.0 o posterior: en Windows XP o posterior, este proveedor está instalado por defecto. También debe obtener un certificado de seguridad de un organismo de certificación independiente.

  • Microsoft Enhanced Cryptographic Provider versión 1.0 o posterior: en Windows XP o posterior, este proveedor está instalado por defecto.

Añadir seguridad

Puede añadir seguridad a los elementos que envía firmándolos digitalmente o cifrándolos. Cuando firme un elemento digitalmente, el destinatario podrá verificar que el elemento no se ha modificado en la ruta y que es una versión original suya. Cuando se cifra un elemento, se obtienen garantías de que el destinatario al que va dirigido es el único que lo puede leer.

Al firmar o cifrar elementos mediante GroupWise, los destinatarios pueden leerlos con cualquier otro programa de correo electrónico que utilice S/MIME.

Descripción de los certificados de seguridad

Un certificado de seguridad es un archivo que identifica a una persona o una organización. Para poder enviar elementos seguros, debe obtener un certificado de seguridad. Si utiliza Entrust, debe obtener un certificado Entrust. Si utiliza un proveedor de seguridad de Microsoft, utilice el navegador Web para obtener el certificado de un organismo de certificación independiente. Consulte la página Web de certificados digitales de GroupWise para obtener una lista de las autoridades certificadoras e instrucciones detalladas para obtener un certificado.

También puede utilizar LDAP para buscar un certificado de seguridad.

El certificado de seguridad se utiliza para firmar digitalmente los elementos enviados. Los certificados de seguridad públicos de otros usuarios se utilizan para verificar los elementos firmados digitalmente que éstos envían.

Para cifrar un elemento de modo que el destinatario deba descifrarlo, deberá haber recibido anteriormente el certificado de seguridad público del usuario. Para cifrar el elemento se utiliza un elemento de este certificado de seguridad, denominado clave pública. Cuando el destinatario abre el elemento cifrado, éste se descifra con otro elemento del certificado de seguridad, llamado clave privada.

Existen dos formas de obtener el certificado de seguridad público de un usuario:

  • El usuario puede enviarle un elemento firmado digitalmente. Al abrirlo, se le pedirá que añada y otorgue su confianza al certificado de seguridad.

  • El usuario puede exportar su certificado público, guardarlo en un disquete y entregárselo. A continuación, deberá importar el certificado público.

Recibir un elemento seguro

Los elementos seguros se marcan en la Lista de elementos con los iconos siguientes:

Icono

Descripción

Elemento firmado

Elemento cifrado

Elemento firmado y cifrado
Uso de proveedores de servicios de seguridad

Según cuál sea el software de seguridad que haya instalado, podrá seleccionar diferentes proveedores de servicio de seguridad para los elementos que envía. Por ejemplo, su organización puede exigirle que utilice un proveedor de servicios de seguridad para los elementos de trabajo como método de cifrado acorde con las preferencias de la empresa, pero usted puede utilizar otro distinto para el envío de elementos personales. Las opciones de seguridad disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que seleccione.

Consulte Selección de un proveedor de servicios de seguridad para obtener más información.

Información avanzada

GroupWise es compatible con la especificación S/MIME versión 2 y 3. Los proveedores de servicio de seguridad que GroupWise admite utilizan algoritmos de cifrado comunes, como RC2 y RC4. Si se firma digitalmente un elemento, GroupWise aplica el algoritmo hash SHA-1 estándar al elemento en un resumen del mensaje. El resumen del mensaje se distribuye con el elemento que se envía.

Consulte Selección de un proveedor de servicios de seguridad para obtener más información.

Firma o cifrado digital de mensajes

Para cifrar un elemento de modo que el destinatario deba descifrarlo, deberá haber recibido anteriormente el certificado de seguridad público del destinatario.

  1. Compruebe que dispone de un certificado de seguridad y que ha seleccionado el proveedor de servicios de seguridad que desea utilizar.

  2. Abra una vista de un elemento.

  3. Haga clic en el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

  4. Haga clic en para firmar digitalmente el elemento.

  5. Haga clic en para cifrar el elemento.

  6. Escriba un tema y un mensaje.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Si recibe un mensaje que indica que no se ha encontrado el certificado del destinatario al intentar enviar el elemento, se debe a uno de los siguientes motivos: 1) está intentando descifrar un elemento para un destinatario y no dispone de su certificado público; 2) la dirección de correo electrónico del certificado público no coincide con la dirección de correo electrónico del destinatario; 3) no hay ninguna dirección de correo electrónico en el certificado público del destinatario y no es posible verificar la dirección de correo electrónico del destinatario.

    Si se da el caso 1), deberá obtener el certificado de seguridad público del destinatario. Si se dan los casos 2) o 3), haga clic en Buscar certificado para localizar el certificado del destinatario.

Firma digital o cifrado de todos los mensajes

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione Firma digital o Cifrar para destinatarios.

  4. Haga clic en Opciones avanzadas y seleccione las opciones que desee.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Obtención de un certificado de seguridad de una autoridad certificadora

Si utiliza Entrust, el certificado Entrust lo obtendrá del administrador del sistema. Estas instrucciones se aplican a otros proveedores de seguridad.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en Obtener certificado.

    Se inicia el navegador Web y muestra la página Web de Novell GroupWise, que contiene una lista de autoridades certificadoras. Esta lista es solo parcial; GroupWise admite una amplia gama de autoridades certificadoras.

  4. Seleccione la autoridad certificadora que desee utilizar y, a continuación, siga las instrucciones que aparecen en el sitio Web.

  5. Si ha utilizado Internet Explorer para obtener el certificado, éste estará disponible en GroupWise. Si ha utilizado Netscape para obtener el certificado, tendrá que exportar el certificado o realizar una copia de seguridad de él desde Netscape (consulte la documentación de Netscape para averiguar cómo realizar dicho procedimiento) y, a continuación, importe el certificado a GroupWise. Para obtener más información, consulte la Importación o exportación de certificados de seguridad.

  6. En GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  7. Seleccione Microsoft Base Cryptographic Provider o Microsoft Enhanced Cryptographic Provider en la lista desplegable Nombre, que está situada debajo de Seleccione un proveedor de servicios de seguridad.

    Seleccione el proveedor de servicios de seguridad adecuado en función de la capacidad de cifrado del certificado que utilice. La capacidad de cifrado de un certificado depende de la capacidad de cifrado del navegador que se utilice para obtener el certificado. Por ejemplo, si tiene instalado Internet Explorer con un cifrado de 128 bits, el nivel de cifrado será alto y solo funcionará con Microsoft Enhanced Cryptographic Provider.

  8. Haga clic en Aceptar.

  9. Haga doble clic en Certificados, haga clic en el certificado que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.

  10. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

Selección de un proveedor de servicios de seguridad

  1. En la ventana principal, haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione un proveedor de servicios de seguridad de la lista desplegable Nombre.

  4. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

El proveedor de servicios de seguridad que seleccione se activará en cuanto se conecte a él (si se requiere una entrada). Las opciones y los métodos de cifrado disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que seleccione.

No es posible seleccionar opciones del proveedor de servicios de seguridad en elementos individuales. Debe seleccionar estas opciones en la ventana principal.

Selección de un certificado de seguridad para firmar elementos digitalmente

Si utiliza Entrust, solo podrá seleccionar un certificado de seguridad. Estas instrucciones se aplican a otros proveedores de seguridad.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en el nombre de un certificado.

  4. Haga clic en Definir por defecto.

  5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

Uso de LDAP para buscar certificados de cifrado de destinatario

Antes de utilizar un servicio de directorio LDAP para buscar certificados de seguridad, debe añadir el servicio de directorio LDAP a la Guía de direcciones de GroupWise. Para obtener más información, consulte Adición de un Servicio del Directorio a una guía de direcciones.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y después haga doble clic en Seguridad.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Haga clic en Opciones avanzadas.

  4. Seleccione Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto definido en la Guía de direcciones LDAP.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Selección del método utilizado para cifrar elementos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Haga clic en Opciones avanzadas.

    Usar el algoritmo de cifrado preferido del destinatario si está disponible: Si está disponible, GroupWise intentará utilizar el algoritmo de cifrado preferido por el destinatario.

    Buscar certificados de cifrado del destinatario en el directorio LDAP por defecto definido en la Guía de direcciones LDAP: GroupWise usa la guía de direcciones LDAP definida para intentar buscar certificados de cifrado para el destinatario.

    Algoritmo de cifrado por defecto: En el recuadro Elemento cifrado, las listas de algoritmos de cifrado se despliegan e incluyen todos los algoritmos admitidos por la versión del navegador Web instalado en la estación de trabajo donde se ejecuta el cliente de GroupWise. A continuación, aparece una lista de ejemplo:

    • 3DES (168 bits)

    • DES (56 bits)

    • RC2 (128 bits)

    • RC2 (40 bits)

    • RC2 (56 bits)

    • RC2 (64 bits)

    • RC4 (128 bits)

    Difundir mi algoritmo de cifrado preferido en elementos firmados como: al enviar un elemento cifrado, podrá especificar el algoritmo de cifrado que prefiera utilizar.

    Enviar la parte del mensaje en formato de texto sin cifrar (borrar firma): Envía el mensaje en formato de texto sin cifrar o como un mensaje cifrado PKCS7.

    Incluir mis certificados de la autoridad certificadora: El certificado de la autoridad certificadora se incluye en el mensaje que se envía.

    Comprobar los elementos de seguridad en busca de certificados revocados: Comprueba el elemento de seguridad entrante y saliente en la Lista de revocación de certificados.

    Advertir si el servidor de revocación está sin conexión: Se mostrará una advertencia si el servidor de revocación está sin conexión cuando GroupWise se disponga a comprobarlo.

    Advertir si los certificados no contienen información de revocación: Se mostrará una advertencia si no hay información de revocación de certificados dentro del certificado.

    No comprobar certificado para cumplimiento de S/MIME: No se comprobará si el certificado cumple o no el estándar S/MIME.

    Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 2: Se comprobará si el certificado cumple el estándar S/MIME versión 2.

    Comprobar certificado para cumplimiento con S/MIME versión 3: Se comprobará si el certificado cumple el estándar S/MIME versión 3.

  4. Realice las selecciones oportunas en el recuadro de grupo Elemento cifrado.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Los métodos de cifrado disponibles dependen del proveedor de servicios de seguridad que haya seleccionado.

Comprobación de si se ha verificado la firma digital de un elemento

  1. Abra un elemento firmado digitalmente que haya recibido.

  2. Haga clic en Archivo > Propiedades de seguridad.

  3. Haga clic en las pestañas para ver información sobre el certificado de seguridad que se ha utilizado.

La firma digital se verifica al abrir el elemento. Si hubiera alguna duda sobre los certificados que firman el elemento, se muestra inmediatamente una advertencia o un error y en la barra de estado del elemento aparece el texto “No confiable.”

Si no se ha verificado la firma digital, el certificado de seguridad podría no ser válido o el texto del mensaje podría haber cambiado desde que se envió el elemento.

Visualización de certificados de seguridad recibidos y cambio de la confianza

  1. Haga clic en Contactos en la lista de carpetas completa.

    Para acceder a la lista de carpetas completa, haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Lista de carpetas completa.

    O bien

    Abra la Guía de direcciones.

  2. Haga doble clic en un contacto y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzadas.

  3. Haga clic en Gestionar certificados.

  4. Haga clic en un certificado y, a continuación, en Ver detalles.

Si anteriormente no ha otorgado su confianza al certificado de seguridad de un destinatario y desea hacerlo ahora, abra un elemento firmado digitalmente del destinatario, haga clic en el certificado de seguridad, en Modificar seguridad, haga clic en una opción de confianza y, a continuación, en Aceptar.

Si ya no desea confiar en el certificado de seguridad de un usuario, haga clic en el certificado de seguridad, haga clic en Eliminar y, a continuación, en Sí.

Cuando se elimina el certificado de seguridad de un destinatario de la lista, también se elimina de la base de datos de certificados. Si posteriormente recibe un elemento que utiliza ese certificado de seguridad, se considerará como certificado desconocido.

Visualización de los certificados de seguridad propios

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en un certificado y, a continuación, en Ver detalles.

Si dispone de varios certificados de seguridad, el certificado de seguridad por defecto se indica mediante una marca de verificación. Para cambiar el certificado por defecto, haga clic en un certificado y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.

Puede cambiar el nombre del certificado de seguridad haciendo clic en Editar propiedades y, a continuación, editando el texto en el campo Nombre de certificado. El nombre del certificado aparece en la lista, pero el certificado real no se modifica. (Esta función no está disponible cuando se utiliza Entrust.)

Importación o exportación de certificados de seguridad

Cuando exporte su certificado de seguridad con la clave privada a un archivo, se le pedirá que introduzca una contraseña para proteger el archivo exportado. Puede utilizar el archivo exportado como copia de seguridad o puede importar el archivo a otra estación de trabajo. Si otro usuario consigue el archivo y su contraseña asociada, podrá firmar digitalmente elementos en su nombre y leer los elementos cifrados que reciba.

Cuando exporte el certificado público, podrá enviárselo a otro usuario. El otro usuario puede importar a continuación el certificado público y enviarle elementos cifrados.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Certificados.

  3. Haga clic en Importar o en Exportar.

    O bien

    Haga clic en Certificados de autoridades certificadoras y, a continuación, haga clic en Importar o Exportar.

  4. Escriba un nombre de archivo con la vía de directorios.

    También puede hacer clic en Examinar para buscar el archivo de certificado, hacer clic en el nombre de archivo y, a continuación, hacer clic en Guardar o en Abrir.

  5. Si es necesario, escriba la contraseña del certificado.

  6. Haga clic en Aceptar.

3.1.9 Almacenamiento de correo electrónico sin terminar

Descripción del almacenamiento automático

Al crear un nuevo mensaje en GroupWise, los elementos se guardan automáticamente. Esto evita que se pierdan los mensajes que está creando si GroupWise se cierra de forma inesperada. Cuando GroupWise se reinicia, tiene la posibilidad de recuperar estos mensajes para terminar de crearlos.

Por defecto, al componer un nuevo mensaje en GroupWise, el mensaje se guarda automáticamente en el disco cada treinta segundos. El mensaje se guarda como archivo MIME en c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. El nombre del archivo aumentará si se componen varios mensajes de forma simultánea. Al guardar el mensaje en la carpeta Trabajo en curso o cerrar el elemento, el mensaje guardado automáticamente se suprime.

Cuando se inicia GroupWise, si hay mensajes guardados automáticamente en el directorio c:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise, se muestra una ventana donde se indica que tiene mensajes guardados automáticamente.

Tiene las siguientes opciones a su disposición para los mensajes guardados automáticamente:

Recuperar todos los mensajes guardados en GroupWise: recupera los mensajes guardados automáticamente en GroupWise para que pueda terminarlos.

Suprimir todos los mensajes guardados: suprime del disco todos los mensajes guardados automáticamente. La información se pierde de forma permanente.

Volver a preguntar al reiniciar GroupWise: conserva los mensajes guardados en el disco, pero no los recupera en GroupWise. La próxima vez que se inicie GroupWise, volverá a aparecer la misma ventana.

Habilitación o inhabilitación del almacenamiento automático

El almacenamiento automático está habilitado por defecto.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones y, a continuación, haga doble clic en Entorno.

  2. Haga clic en la pestaña General y deseleccione Habilitar almacenamiento automático para inhabilitar esta función.

    O bien

    Seleccione Habilitar almacenamiento automático para habilitar el almacenamiento automático.

  3. Haga clic en Aceptar.

Almacenamiento de un mensaje de correo electrónico sin terminar

  1. En un elemento abierto, haga clic en Archivo > Guardar borrador.

  2. Haga clic en la carpeta en la que desee guardar el elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El borrador del mensaje se coloca en la carpeta elegida en el Paso 2. La carpeta por defecto para mensajes no terminados es la carpeta Trabajo en curso .

3.1.10 Selección de las opciones de envío

Cambio de la prioridad del correo electrónico enviado

  1. Para cambiar la prioridad de un elemento, abra el elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para cambiar la prioridad de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, a continuación, haga clic en Opciones de envío.

  2. Seleccione Prioridad alta, Prioridad estándar o Prioridad baja.

    El icono pequeño que hay junto a los elementos del buzón es rojo cuando la prioridad es alta, blanco cuando es estándar y gris cuando es baja.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Ocultación del tema de los mensajes de correo que envíe

Si se trata de información confidencial, puede ocultar la línea del asunto. El asunto solo está visible cuando el destinatario abre el elemento.

  1. Para ocultar el tema de un único elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > Seguridad.

    O bien

    Para ocultar el tema de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y, por último, haga clic en la pestaña Seguridad.

  2. Seleccione Ocultar tema.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Retraso de la entrega de un elemento

Si retrasa la entrega de un elemento, este elemento se entrega a la hora y el día que indique. Es posible modificar o retraer el elemento antes de entregarlo, como se describe en la Sección 3.2, Gestión del correo enviado.

  1. Para retrasar la entrega de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para retrasar la entrega de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Haga clic en Retrasar entrega.

  3. Especifique cuántos días después desea entregar el elemento.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Definición de una fecha de caducidad para los mensajes de correo electrónico enviados

Si define una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o de teléfono que envíe a otro usuario de GroupWise, el mensaje se retraerá del buzón de GroupWise del destinatario cuando caduque.

  1. Para definir una fecha de caducidad para un mensaje de correo electrónico o telefónico que envíe a usuarios de GroupWise, abra un elemento y haga clic en la pestaña Opciones de envío > General.

    O bien

    Para definir una fecha de caducidad para todos los mensajes telefónicos y de correo que envíe a otros usuarios de GroupWise, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Seleccione Fecha de caducidad.

  3. Especifique durante cuánto tiempo desea que el mensaje permanezca en el buzón del destinatario.

  4. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Cambio de la configuración de seguridad (clasificación) de todos los elementos que envíe

Una clasificación es un ajuste de seguridad que permite al destinatario saber si el elemento es confidencial, estrictamente confidencial, etc. Esta información aparece al principio del elemento. Una clasificación no proporciona ningún tipo de cifrado o seguridad adicional. Debe avisar al destinatario acerca de la confidencialidad del elemento.

  1. En la ventana principal, haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Enviar y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  3. Seleccione una configuración de seguridad en la lista desplegable Clasificación.

    • Normal

    • Exclusivo

    • Confidencial

    • Secreto

    • Estrictamente confidencial

    • Personal

  4. Haga clic en Aceptar.

Cambio del cifrado MIME del correo electrónico enviado

Muchos idiomas exigen cifrados distintos para poder mostrar determinados caracteres correctamente. En GroupWise, es posible cambiar la codificación de los elementos que envía si es necesario para que el destinatario pueda verlos correctamente.

  1. Para cambiar el cifrado MIME de un elemento, abra una vista del elemento y haga clic en Opciones de envío > General.

    O bien

    Para cambiar el cifrado MIME de todos los elementos que envíe, haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Enviar y haga clic en Opciones de envío.

  2. Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.

  3. Vuelva al elemento que está creando.

    O bien

    Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar para guardar los ajustes de todos los elementos.

Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico

Cuando se añade un contacto a un correo electrónico en la pestaña Opciones de envío, el contacto no recibe el mensaje de correo electrónico, pero este se muestra en el historial de contactos del contacto. Para obtener más información sobre el historial de contactos, consulte Visualización de toda la correspondencia con un contacto.

Para añadir un contacto a un correo electrónico que vaya a enviar:

  1. En el correo que está componiendo, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. En el campo Contactos, especifique un contacto en cuyo historial de contactos desee que aparezca el mensaje.

  3. Termine de componer el mensaje y haga clic en Enviar.

Puede añadir usuarios como contactos a un correo electrónico después de enviarlo o recibirlo, como se describe en la Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido.

3.1.11 Publicación de una nota de discusión

Una nota de discusión es un mensaje que solo se publica en su buzón. Las notas de discusión se utilizan como método para crear notas personales para uno mismo.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Discusión/Nota.

  2. Escriba un asunto.

  3. Escriba un mensaje.

  4. Para incluir archivos adjuntos, haga clic en el icono Adjuntos en la barra de herramientas.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

3.1.12 Envío de mensajes telefónicos

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

Los mensajes telefónicos que se reciben pueden convertirse en tareas, recordatorios u otras vistas de elementos publicados. De este modo, podrá mantener un registro de la conversación en la fecha en que se mantuvo (recordatorio) o crear un elemento que implique una tarea para una fecha posterior (tarea). Consulte Cambio de mensajes de correo electrónico a otros tipos de elementos.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Mensaje telefónico.

    Puede colocar un botón para crear un nuevo mensaje telefónico en la barra de herramientas. Consulte Personalización de la barra de herramientas principal.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Active las casillas de verificación que correspondan a este mensaje telefónico.

  5. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

  6. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o por el de un apoderado), haga clic en y, a continuación, haga clic en un nombre.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.