6.4 Uso de las carpetas Contactos

Las carpetas Contactos suponen una cómoda forma de consultar la información de la guía de direcciones. La carpeta Contactos frecuentes está asociada a la guía de direcciones Contactos frecuentes. Cuando se crea una guía de direcciones nueva, como se describe en la Sección 6.5.2, Creación de una guía de direcciones personal, la nueva guía también se añade automáticamente como nueva carpeta Contactos. Cuando se crea una carpeta Contactos nueva, se crea automáticamente la guía de direcciones personal correspondiente.

6.4.1 Creación de una carpeta Contactos

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta Contactos frecuentes y elija Nueva carpeta de contactos.

  2. Escriba el nombre para la nueva carpeta Contactos y pulse Intro.

  3. Haga clic con el botón derecho en la carpeta Contactos y, a continuación, haga clic en Propiedades.

    En la pestaña General puede cambiar el nombre de la carpeta Contactos y proporcionar una descripción si procede.

  4. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  5. Seleccione si desea ver la carpeta Contactos por Tarjetas de visita, Detalles o Paneles.

    Las opciones de presentación varían en función de cómo se decida ver la carpeta Contactos:

    Clasificar por: Seleccione el campo de GroupWise por el que desee ordenar los contactos, por ejemplo, Nombre o Apellidos.

    Orden de clasificación: Seleccione Ascendente o Descendente.

    Resumen: Seleccione Resumen para mostrar un resumen de la información de contacto debajo de cada nombre de contacto.

    Columnas: Seleccione Columnas para mostrar toda la información de contacto en una única línea, organizada en columnas. En Más ajustes, seleccione los campos de GroupWise que desee usar como títulos de columna.

    Mostrar etiquetas de grupo: Seleccione Mostrar etiquetas de grupo si desea que la información de contacto aparezca organizada en grupos que se pueden expandir y contraer.

    Tipo de contacto: Seleccione los tipos de contactos que desee que aparezcan en la carpeta Contacto (personas, grupos, recursos u organizaciones).

    Personalizar paneles: Haga clic en Personalizar paneles para mostrar los contactos en un panel y la información relacionada en uno o varios paneles adicionales. Para obtener instrucciones acerca de la configuración de los paneles, consulte la Sección 2.4.4, Personalización de un panel.

  6. Seleccione las opciones de presentación para la carpeta Contactos y haga clic en Aceptar.

  7. Especifique un nombre exclusivo para este conjunto de opciones de presentación a fin de que pueda seleccionarlo para otras carpetas y haga clic en Aceptar.

6.4.2 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con el icono de Icono de personaContacto. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

Adición de un contacto

Cuando se añade un contacto a la carpeta Contactos, se añade a la guía de direcciones correspondiente.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir el contacto.

  2. Haga clic en Nuevo contacto en la barra de herramientas.

    Página Nuevo contacto

  3. En el campo Nombre completo, especifique el nombre completo del contacto.

  4. En el campo Mostrar como, especifique el nombre que desee utilizar para el contacto.

    La información del campo Mostrar como se muestra en la lista de contactos.

  5. (Opcional) Especifique cualquier otra información sobre el contacto que desee registrar.

    Contacto: Utilice esta pestaña para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea.

    Haga clic en la lista desplegable Mostrar como para seleccionar el modo en que desea que se muestre el nombre en Completar nombre. Puede seleccionar Apellido, Nombre, Nombre Apellido o introducir cualquier nombre de visualización que elija. Cuando desee dirigir un elemento a este contacto, escriba el nombre de visualización en un campo de dirección (A, CC o CO) del elemento.

    Si cumplimenta el campo Empresa con un nombre para el que haya creado una organización, la información sobre la organización se recuperará automáticamente en los campos pertinentes del nuevo contacto.

    Si hace clic en Enviar mensaje en la página Contacto, se abrirá una nueva vista de correo con la dirección de este contacto.

    Si hace clic en Mensaje instantáneo, se abrirá la aplicación de mensajería instantánea y se iniciará una conversación con el contacto. Si el botón Mensaje instantáneo aparece atenuado, significa que no hay instalada ninguna aplicación de mensajería instantánea compatible.

    Puede especificar varios números de teléfono. Para seleccionar el número de teléfono principal, haga clic en Página Nuevo contacto junto al número de teléfono que desee identificar como número principal y haga clic en Definir como principal.

    Si hace clic en el área de la foto de la esquina superior izquierda de la pestaña Contacto, puede añadir o sustituir la foto del contacto. Busque y seleccione la foto que desea que represente al contacto. GroupWise acepta varios tipos de archivos de imagen, como .jpg, .gif, .png, .bmp y .tif y convierte la imagen a .jpg con una anchura o altura máximas de 64 píxeles.

    Detalles: Utilice esta página para especificar la profesión, el departamento, la ubicación, el director, el ayudante, el cumpleaños, el aniversario, el cónyuge, los hijos, las aficiones y las direcciones de Internet del contacto.

    Para especificar un cumpleaños y un aniversario, seleccione el día, el mes y el año en las listas desplegables respectivas. Para ver el cumpleaños o el aniversario en una vista de calendario semanal, haga clic en el icono Calendario.

    Cuando la casilla de verificación situada junto a la fecha está seleccionada, la información sobre el cumpleaños se muestra en la página Resumen y en la columna Cumpleaños, si es que se ha añadido a alguna guía de direcciones. Además, al seleccionar la casilla de verificación, el cumpleaños o aniversario se añade al calendario como un evento de día publicado. Si se anula la selección de la casilla, la información sobre el cumpleaños solo está disponible en la página Personal.

    Para especificar una dirección de Internet en la información de oficina, personal o disponibilidad del contacto, especifique la dirección en los campos adecuados. Haga clic en un botón Sitio Web para lanzar un navegador y visitar el sitio Web.

    Dirección: Utilice esta página para especificar la oficina, el domicilio o cualquier otra dirección del contacto. Para especificar la dirección de correo por defecto, seleccione Definir para correo.

    Avanzadas: Utilice esta página para ver, añadir y editar campos definidos por el usuario. Aparecen todos los campos del sistema y los definidos por el usuario. Para obtener más información, consulte Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales. Haga clic en Gestionar certificados en esta página para ver o eliminar certificados de seguridad que haya recibido de este contacto, cambiar la confianza de los certificados, editar propiedades de los certificados e importar y exportar certificados. Para obtener más información, consulte Visualización de certificados de seguridad recibidos y cambio de la confianza.

    Notas: Utilice esta página para añadir información acerca de la interacción con este contacto. Las notas se convierten en un registro de las interacciones con el contacto.

    Historial: muestra todos los elementos que se han enviado o recibido de este contacto, a no ser que los elementos se hayan archivado. Utilice la búsqueda rápida para crear búsquedas personalizadas en el historial. Para obtener más información acerca del uso de la búsqueda rápida, consulte el Sección 7.0, Búsqueda de elementos.

  6. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

    Al crear una nota en esta página, se crea un recordatorio y se coloca en la página del calendario, en la lista Recordatorios.

    Cuando se crea un comentario, éste se crea solo en la página Notas e incluye automáticamente una marca horaria.

    También puede asignar una categoría para el contacto en la página Notas. Para especificar una categoría, haga clic en el icono Categoría y seleccione una.

SUGERENCIA:También puede añadir un contacto arrastrando y soltando un elemento de alguien nuevo en la carpeta Contactos para crear un registro de contactos para dicha persona. Otra forma de añadir un contacto consiste en hacer doble clic en el espacio en blanco de una lista de tarjetas de visita.

También es posible añadir contactos haciendo clic con el botón derecho en una dirección de correo electrónico o en un nombre de cualquier elemento de GroupWise y seleccionando Añadir a guía de direcciones.

Modificación de un contacto

Para modificar la información de un contacto, se puede usar la carpeta Contactos frecuentes o una carpeta personal Contactos. Para usar la guía de direcciones de GroupWise a fin de modificar un contacto, en primer lugar debe copiar el contacto en la carpeta Contactos frecuentes o en otra carpeta personal Contactos.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que quiera modificar el contacto.

  2. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que desee modificar.

  3. Realice las modificaciones necesarias.

    Para obtener información detallada sobre el contacto, puede acceder a cada pestaña. Consulte Adición de un contacto.

    SUGERENCIA:Si cumplimenta el campo Empresa en la pestaña Contacto con una organización existente, haga clic en el icono Organización Icono Organización para recuperar la información sobre la organización en el contacto.

  4. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Búsqueda de un contacto

Utilice el campo Buscar del encabezado de la lista de elementos de una carpeta Contactos para buscar contactos concretos, como se describe en la Sección 7.1.2, Búsqueda de contactos.

Organización de contactos con categorías

Al igual que ocurre con otros elementos de GroupWise, es posible asignar categorías a los contactos. Esto puede ayudar a organizar los contactos asignándoles un color identificativo.

Las categorías asignadas a los contactos se muestran en la carpeta de contactos, así como en el selector de direcciones. Para obtener más información acerca del selector de direcciones, consulte la Sección 6.3.2, Uso del selector de direcciones.

Para asignar una categoría a un contacto:

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga clic con el botón derecho en el nombre de un contacto.

  3. Haga clic en Categorías y, a continuación, en la categoría que desea asignar al contacto.

Para obtener más información sobre el uso de categorías, consulte la Sección 2.2, Uso de categorías para organizar elementos.

Envío de un contacto

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en Enviar contacto para abrir la ventana Enviar a con la información del contacto incluida en el mensaje en formato de tarjeta digital.

  4. Escriba la dirección y envíe el mensaje del modo habitual.

    El destinatario podrá importar el contacto en una guía de direcciones personal, tal y como se indica en Importación de contactos de una tarjeta digital.

SUGERENCIA:también se puede adjuntar un contacto a un elemento arrastrándolo desde una carpeta Contactos y soltándolo en la ventana Adjuntos del nuevo mensaje.

Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ar”, Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Arturo Ramírez”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Arturo Ramírez en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Desarrollo, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha utilizado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Si lo desea, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea más fácil saber qué nombre ha utilizado la función Completar nombre. Por ejemplo, si usted solo mantiene correspondencia con Arturo Ramírez del departamento de Desarrollo, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea "Arturo Ramírez (Desarrollo)".

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

    Propiedades del contacto con la pestaña Resumen

  3. Haga clic en la pestaña Contacto.

    Propiedades del contacto con la pestaña Contacto

  4. Escriba el nombre nuevo en el campo Mostrar como (por ejemplo, Arturo Ramírez).

    También puede hacer clic en la lista desplegable Mostrar como para seleccionar Apellido, Nombre, o Nombre Apellido (por ejemplo, Ramírez, Arturo o Arturo Ramírez).

  5. Haga clic en Aceptar.

    La próxima vez que asigne direcciones a un mensaje, Completar nombre utilizará este nombre de presentación.

    Elemento de correo con un nombre de visualización personalizado

Visualización de toda la correspondencia con un contacto

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en la pestaña Historial.

    Aparecen todos los elementos que ha recibido de este contacto o que le ha enviado.

    Asimismo, los mensajes se pueden mostrar aquí si el usuario se ha añadido como un contacto al mensaje, tal y como se describe en Adición de un contacto a un mensaje de correo electrónico enviado o recibido.

    Propiedades del contacto con la pestaña Historial

    La columna Carpeta muestra el lugar en el que se encuentra cada elemento. Haga doble clic en un elemento para ver su contenido.

    Para añadir o eliminar columnas, haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de columna y, a continuación, haga clic en una opción. Para ordenar por la información de una columna (por ejemplo, por fecha o tema), haga clic en la cabecera de columna.

Puede utilizar la búsqueda rápida para encontrar rápidamente elementos o para crear búsquedas personalizadas. Para obtener más información acerca de cómo utilizar la búsqueda rápida, consulte el Sección 7.0, Búsqueda de elementos.

Cómo ver la dirección de un contacto en un mapa

La función Ver asignación permite encontrar rápidamente la ubicación de los contactos. Puede usar la dirección principal para abrir un navegador Web y buscar un mapa en el que mostrar la ubicación de los contactos.

  1. Haga clic en una carpeta Contactos.

  2. Haga doble clic en un contacto.

  3. Haga clic en Ver asignación.

  4. (Opcional) Utilice la lista desplegable Ver asignación para seleccionar una ubicación de mapa específica como, por ejemplo, la oficina, la casa o cualquier otra dirección.

Supresión de un contacto

Es posible suprimir un contacto de la carpeta Contactos frecuentes o de otra carpeta personal Contactos. Sin embargo, no es posible suprimir contactos de la guía de direcciones de GroupWise.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el contacto.

  2. En la lista de contactos, haga clic con el botón derecho en el contacto y luego haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión.

6.4.3 Gestión de grupos

Organización de direcciones en grupos

Un grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes. Utilice grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendo el nombre del grupo en los campos A, > CO o CC. Existen dos tipos de grupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistema que está disponible para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. Los grupos públicos se muestran en la guía de direcciones de GroupWise.

Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo, en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de reuniones (un recurso).

Cada grupo de la carpeta Contactos está marcado con Icono de grupo. Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

Figura 6-3 Vista de elemento de grupo

Creación y almacenamiento de un grupo personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee crear el grupo personal.

  2. Haga clic en Grupo nuevo en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Grupo nuevo

  3. Escriba un nombre para el grupo.

  4. (Opcional) Escriba comentarios si lo desea, por ejemplo, la descripción del grupo.

  5. Haga clic en Añadir para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

  6. Haga clic en A, CC o CO y luego haga doble clic o haga clic mientras pulsa Ctrl y arrastre usuarios y recursos para su grupo al panel del grupo.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente en la lista desplegable Buscar en.

    Para restringir la lista de entradas por contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de filtro.

  7. Para añadir una entrada que no se encuentre en una carpeta Contactos existente, haga clic en Nuevo contacto, rellene la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  8. Haga clic en Guardar > Cerrar para guardar el grupo en la carpeta Contactos.

También puede crear y guardar un grupo personal desde el Selector de direcciones cuando esté asignando direcciones a un mensaje o a otro elemento:

  1. En una vista de elemento, haga clic en Icono de guía de direcciones de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Selector de direcciones

  2. Haga doble clic en los contactos para añadirlos al panel de la derecha.

    Si los usuarios que desea añadir se encuentran en una guía de direcciones distinta, haga clic en la guía de direcciones correspondiente en la lista desplegable Buscar en.

    Para restringir la lista de entradas a contactos, grupos o recursos, haga clic en una opción de la lista desplegable Icono de filtro.

  3. Para añadir una entrada que no se encuentre en una guía de direcciones existente, haga clic en Nuevo contacto, rellene la información, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en la entrada.

  4. Haga clic en Guardar grupo.

    O bien

    Si desea guardar el grupo en una guía de direcciones diferente a la que aparece, haga clic en la flecha situada a la derecha de Guardar grupo y, a continuación, seleccione la guía de direcciones.

  5. Escriba un nombre para el grupo.

  6. Escriba comentarios como, por ejemplo, una descripción del grupo.

  7. Haga clic en Aceptar dos veces.

SUGERENCIA:También puede crear un grupo personal arrastrando y soltando un elemento dirigido a varios usuarios en la carpeta Contactos a fin de crear un grupo que incluya los destinatarios de dicho elemento.

Adición de contactos a un grupo

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir contactos a un grupo.

    O bien

    En un elemento que esté creando, haga clic en Icono de la barra de herramientas de dirección en la barra de herramientas.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.

    Los grupos están marcados con el icono Icono de grupo.

  3. En la pestaña Detalles, haga clic en Añadir para abrir el recuadro de diálogo Selector de direcciones y mostrar la lista de direcciones.

    Haga clic en la lista desplegable Icono de filtro para limitar la lista a los contactos, grupos o recursos.

  4. Para añadir un contacto, haga clic en la lista desplegable Buscar en y, a continuación, haga clic en la guía de direcciones en la que se encuentre el contacto.

  5. Haga clic en la lista desplegable Coincidir y, después, haga clic en la forma en que desea localizar el contacto (por nombre, apellido o nombre completo).

  6. En el campo Buscar, escriba el contacto que desee añadir.

    La lista de direcciones mostrará la coincidencia más próxima.

  7. Haga doble clic en el contacto de la lista para que se añada a la lista Seleccionado.

  8. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar el grupo.

Supresión de un contacto de un grupo

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir contactos a un grupo.

  2. En la lista de contactos, haga doble clic en el grupo.

  3. Seleccione el contacto que desee suprimir y haga clic en Suprimir.

  4. Haga clic en Aceptar.

Envío de elementos a un grupo

  1. En la vista de un elemento, haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Selector de direcciones con un grupo

  2. Seleccione un grupo y, a continuación, haga clic en A, > CC o CO.

  3. Repita esta operación tantas veces como sea necesario.

  4. (Opcional) Para mostrar todos los miembros del grupo, haga clic con el botón derecho en el grupo y, a continuación, haga clic en Expandir grupo.

  5. (Opcional) Para ver más información acerca del grupo, haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.

  6. Haga clic en Aceptar para volver a la vista del elemento.

Visualización de información de un grupo

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee ver información del grupo.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Detalles.

  3. Haga clic en la pestaña Detalles.

    Recuadro de diálogo Grupo con la pestaña Detalles

Supresión de un grupo de una carpeta Contactos

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el grupo.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el grupo y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del grupo.

6.4.4 Gestión de recursos

Los recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos. Los recursos pueden incluir salas, proyectores de equipos, automóviles, etcétera. El administrador del sistema define un recurso dándole un nombre identificativo y asignándolo a un usuario. Los recursos pueden incluirse en una búsqueda de disponibilidad, al igual que los usuarios. Los ID de los recursos se escriben en el campo A. Un usuario asignado para gestionar un recurso es el propietario de dicho recurso.

El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar citas para el recurso. Para ello, el propietario debe tener plenos derechos de apoderado sobre el recurso. Como propietario de un recurso, puede seleccionar recibir notificación de citas para el recurso.

Descripción de los recursos

Cada recurso de la carpeta Contactos está marcado con el icono Recurso. Cuando hace doble clic en un recurso, aparece la vista del elemento de recurso.

Figura 6-4 Vista de elemento de recurso

Utilice esta página para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

En el campo Propietario, puede introducir un contacto que ya se encuentre en la guía de direcciones o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Adición de un recurso personal

La guía de direcciones de GroupWise incluye recursos definidos por el administrador de GroupWise. Se puede añadir un recurso personal a la carpeta Contactos frecuentes o a otra carpeta personal Contactos.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir un recurso personal.

  2. Haga clic en Recurso nuevo en la barra de herramientas.

  3. En el campo Nombre, especifique el nombre del recurso.

  4. En el campo Teléfono, especifique el número de teléfono del contacto responsable del recurso.

  5. En el campo Tipo, especifique el tipo de recurso.

    Puede especificar Recurso o Lugar. Si especifica Lugar, la descripción del recurso se añadirá automáticamente al campo Lugar en la cita.

  6. En el campo Dirección de correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico de la persona que debe recibir las notificaciones sobre este recurso.

  7. En el campo Propietario, especifique el propietario del recurso.

  8. En el campo Comentarios, especifique cualquier comentario que desee sobre el recurso.

    Por ejemplo, puede que desee especificar el tamaño de una sala de conferencias o el tipo de equipo que hay en la sala.

  9. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Modificación de un recurso personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee modificar un recurso personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en el recurso y luego en Detalles.

    Los recursos están marcados con el icono Icono de recurso.

  3. En la pestaña Detalles, modifique la información según sea necesario.

  4. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Aceptación y rechazo de peticiones de recursos

Solo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos derechos de Lectura y Escritura. Los recursos personales no se pueden compartir con otros usuarios mediante derechos de apoderado.

  1. En la ventana principal o en el Calendario, haga clic en Archivo > Apoderado.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca Conectado o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, elija Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en la lista emergente Apoderado, haga clic en Apoderado, escriba el nombre del recurso en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga doble clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

  4. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

Recepción de notificación para otro usuario o recurso

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Seguridad y, a continuación, haga clic en Notificar.

  3. Seleccione el nombre del usuario para el que actúa como apoderado o el nombre del recurso que usted posee.

    Si no ve el usuario o el recurso en la Lista de notificaciones, escriba el nombre y, a continuación, haga clic en Añadir usuario. Puede seleccionar el nombre en el recuadro de diálogo Selector de direcciones haciendo clic en Icono de guía de direcciones.

  4. Asegúrese de que las casillas Suscribirse a notificación y Suscribirse a alarmas estén seleccionadas.

    Usted queda suscrito automáticamente a alarmas y notificaciones. Si desactiva las opciones Suscribirse a alarmas y Suscribirse a notificación, no volverá a recibir alarmas ni notificaciones. Será necesario repetir los pasos de este procedimiento con su nombre de usuario.

  5. Haga clic en Aceptar.

El programa Notificar ha de estar abierto o minimizado para poder recibir notificación o alarmas. Para obtener más información, consulte el Sección 8.2, Inicio de Notificar.

Creación de una regla para un recurso

Si es el propietario de un recurso, tiene plenos derechos de apoderado sobre ese recurso, incluyendo la capacidad para crear reglas. Los pasos siguientes muestran cómo crear una regla que acepte todas las peticiones de un recurso. Éste es un ejemplo de una regla útil para un recurso. Puede crear otras reglas que realicen distintas acciones. Por ejemplo, puede crear una regla que rechace las peticiones de un recurso que ya está programado.

  1. Haga clic en el selector de modo y, a continuación, en Apoderado.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso del que es propietario no aparece en el recuadro de diálogo Apoderado, escriba el nombre del recurso en el recuadro Nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  4. Escriba un nombre para la regla.

  5. Haga clic en Cita. Compruebe que los otros tipos de elementos no están seleccionados.

  6. Haga clic en la lista desplegable Hay citas superpuestas y, a continuación, haga clic en No.

  7. Haga clic en Añadir acción, haga clic en Aceptar, escriba un comentario si lo desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El Paso 6 y el Paso 7 indican a la regla que acepte la cita para el recurso solo si está disponible.

  8. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Supresión de un recurso personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir el recurso personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en el recurso y, a continuación, haga clic en Suprimir.

    Los recursos están marcados con el icono Icono de recurso.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión del recurso.

6.4.5 Gestión de organizaciones

Descripción de las organizaciones personales

Las organizaciones de una carpeta Contactos están marcadas con el icono de organización Icono de organización Cuando hace doble clic en una organización, aparece la vista del elemento de organización.

Figura 6-5 Vista de elemento de organización

Utilice esta página para especificar un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax, el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta organización.

En el campo Contacto principal, puede especificar un contacto que ya se encuentre en la carpeta Contactos o puede utilizar el botón de flecha para crear una nueva entrada de contacto.

Adición de una organización personal

La guía de direcciones de GroupWise incluye organizaciones definidas por el administrador de GroupWise. Es posible añadir organizaciones a la carpeta Contactos frecuentes o a otra carpeta personal Contactos.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee añadir una organización personal.

  2. Haga clic en Organización nueva en la barra de herramientas.

  3. En el campo Organización, especifique el nombre de la organización.

  4. (Opcional) Especifique cualquier otra información sobre la organización que desee registrar.

  5. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Modificación de una organización personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee modificar una organización personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en la organización y luego en Detalles.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  3. En la pestaña Detalles, modifique la información según sea necesario.

  4. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

Supresión de una organización personal

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee suprimir una organización personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en la organización y luego en Suprimir.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  3. Haga clic en Sí para confirmar la supresión de la organización.

Envío de mensajes a una organización personal

Es posible enviar de forma simultánea mensajes de correo electrónico a todos los usuarios de una organización personal.

  1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta Contactos en la que desee enviar un correo electrónico a una organización personal.

  2. Haga clic con el botón derecho en la organización y luego en Detalles.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  3. Haga clic en Enviar mensaje.

    O bien

    Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al botón Enviar mensaje y, a continuación, en una de las opciones siguientes:

    • Enviar mensaje

    • Enviar una cita

    • Enviar nota

    • Enviar tarea

    • Enviar mensaje telefónico