Utilice las carpetas para almacenar y organizar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar todos los elementos relacionados con una tarea o un tema concretos. Una Lista de carpetas típica de un usuario puede tener este aspecto:
Todas las carpetas de la ventana principal son subcarpetas de su carpeta de usuario. La carpeta de usuario representa su base de datos de usuario y contiene toda la información de GroupWise.
Para obtener información acerca de las carpetas individuales que puede tener en la Lista de carpetas, consulte lo siguiente:
Haga clic en + y - para expandir y contraer carpetas.
El número de elementos no leídos aparece entre corchetes junto a cualquier carpeta (excepto las carpetas compartidas). Junto a la carpeta Elementos enviados, el número entre corchetes indica cuántos elementos están pendientes de envío en los modos Remoto o de Almacenamiento en el caché.
Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos o enlazándolos. Cuando mueve un elemento a una carpeta, se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando cambia un elemento enlazado, también se cambia en las otras carpetas. Si enlaza un elemento a distintas carpetas y elimina el elemento original, se mantendrán las copias de las demás carpetas.
Puede definir un conjunto diferente de propiedades para cada carpeta existente en su Buzón. Por ejemplo, puede clasificar los elementos de una carpeta por fecha y clasificar los elementos de otra carpeta por la empresa a la que pertenecen.
Puede almacenar los elementos que no hayan sido finalizados en una carpeta predefinida llamada Trabajo en curso. (Consulte Almacenamiento de un elemento no finalizado .) Puede almacenar todos los documentos en la carpeta Documentos. (Consulte Organización de documentos .) También puede hacer que las carpetas sean públicas compartiéndolas. (Consulte Uso de carpetas compartidas .) Puede crear reglas para ordenar elementos automáticamente en diferentes carpetas. (Consulte Cómo crear reglas .)
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
En la Ventana principal, haga clic con el botón derecho en la carpeta y, a continuación, haga clic en Renombrar.
Escriba un nuevo nombre para la carpeta.
No se pueden renombrar las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de verificación, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.
Haga clic en Sólo elementos o Carpetas y elementos y, a continuación, en Aceptar.
No se pueden suprimir las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de verificación, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera. Sólo puede suprimir la carpeta Correo basura si se ha inhabilitado la gestión de correo basura.
Para suprimir una carpeta que usted comparte, haga clic en la carpeta con el botón derecho del ratón, haga clic en Suprimir y, a continuación, en Sí.
En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Carpeta.
Asegúrese de haber seleccionado Carpeta personal y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Escriba el nombre y la descripción de la carpeta nueva.
Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la Lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Especifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Si crea una carpeta y luego prefiere colocarla en otro lugar, arrástrela a una nueva posición de la Lista de carpetas.
En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Carpeta.
Haga clic en Carpeta compartida y, a continuación, en Siguiente.
Escriba un nombre y una descripción para la nueva carpeta.
Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la Lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Especifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el recuadro Nombre, escriba el nombre de un usuario.
Cuando el nombre del usuario aparezca en el recuadro, haga clic en Añadir usuario para trasladar al usuario a la lista de recursos compartidos Compartir listas.
Haga clic en el nombre del usuario en Compartir listas.
Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.
Repita los pasos 6 a 9 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.
Haga clic en Siguiente.
Especifique los ajustes de visualización que desee para la carpeta.
Cuando haya terminado, haga clic en Finalizar.
Para obtener más información acerca de carpetas compartidas, consulte Uso de carpetas compartidas .
Arrastre un elemento desde la Lista de carpetas hasta la carpeta que desee.
Pulse Alt al tiempo que arrastra el elemento para eliminarlo de todas las carpetas a las que estaba anteriormente enlazado y colocarlo sólo en esa carpeta.
Pulse Ctrl mientras arrastra el elemento para enlazarlo a esa carpeta.
También puede hacer clic en un elemento, en Editar, en Mover/Enlazar con las carpetas, seleccionar las carpetas a las que desee mover o enlazar el elemento y, a continuación, hacer clic en Mover o Enlazar. Seleccione Suprimir enlaces antiguos para eliminar el elemento de todas las carpetas a las que estaba enlazado y colocarlo en la carpeta seleccionada.
Aunque suprima el elemento original, se conservarán las copias de las demás carpetas.
Una carpeta de resultados de búsqueda es una carpeta que muestra los resultados de una consulta. Cuando se abre la carpeta, GroupWise examina los criterios de búsqueda definidos para la carpeta, busca todo lo especificado y, a continuación, muestra todo lo que encuentra en la lista de elementos. Puede actuar en los elementos de una carpeta de resultados de búsqueda de la misma manera que actúa en los elementos de cualquier carpeta, como abrirlos, remitirlos, imprimirlos, copiarlos, moverlos o suprimirlos, pero el elemento original permanece almacenado en la carpeta donde lo encontró la búsqueda. Esto significa que si mueve o suprime un elemento de una carpeta de resultados de la búsqueda, el elemento se suprime de la lista de elementos, pero no de la ubicación original. La próxima vez que abra la carpeta de resultados de la búsqueda, ésta se llevará a cabo de nuevo y el elemento se volverá a mostrar.
Puede ver la carpeta en la que se creó cada elemento si abre una carpeta Resultados de la búsqueda y mira las columnas de información que aparecen en la Lista de elementos. En la columna Carpeta se enumera dónde se almacena realmente cada elemento.
Puede crear sus propias carpetas de resultados de la búsqueda y definir los criterios de búsqueda que desee, como todos los elementos de una dirección particular o todos los elementos con una palabra determinada en la línea Tema.
La carpeta Elementos enviados y la carpeta Lista de tareas (si las tiene) son ambas carpetas de resultados de la búsqueda. Elementos enviados busca todos los elementos que ha enviado, sin importar la carpeta o la subcarpeta en la que se almacenan ahora, y muestra los resultados. La Lista de tareas busca el Calendario y muestra todas las tareas finalizadas y sin finalizar. Si suprime por error la carpeta Elementos enviados o la carpeta Lista de tareas, puede restaurarlas.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
Haga clic en la Lista de carpetas, haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Carpeta.
Haga clic en Carpeta resultados de la búsqueda.
Para crear una carpeta Resultados de la búsqueda con sus propios criterios de búsqueda, haga clic en Carpeta de resultados de la búsqueda personalizada y, a continuación, en Siguiente.
o
Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda en Buscar por ejemplo, haga clic en Búsqueda personalizada basada en la carpeta de ejemplo y, a continuación, haga clic en Siguiente.
o
Si desea utilizar una carpeta de resultados de búsqueda predefinida como plantilla para crear una carpeta personalizada, haga clic en Carpeta de resultados de la búsqueda predefinida, seleccione la carpeta predefinida en la que desea basar la carpeta (por ejemplo, Elementos enviados), seleccione Modificar la carpeta de resultados de la búsqueda predefinida y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Escriba el nombre y la descripción de la carpeta.
Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha e Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la Lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Especifique los criterios de búsqueda, los criterios de buscar por ejemplo o la información para los elementos que desea buscar.
Si no desea que la carpeta actualice los resultados cada vez que la abra, anule la selección de Buscar nuevos elementos coincidentes cada vez que se abra la carpeta.
Haga clic en Siguiente.
Especifique los ajustes de visualización que desee para esta carpeta y, a continuación, haga clic en Finalizar.
La carpeta Elementos enviados y la carpeta Lista de tareas en versiones anteriores a GroupWise 6.5 era carpetas (de consulta) de resultados de búsqueda, y tenían algunas diferencias frente a las carpetas Elementos enviados y Lista de verificación actuales. Este procedimiento restaura las carpetas anteriores Elementos enviados o Lista de tareas.
Para obtener una comparación entre la carpeta Elementos enviados actual y la carpeta Elementos enviados anterior, consulte Carpeta Elementos enviados . Para obtener una comparación entre la carpeta Lista de verificación actual y la carpeta Lista de tareas anterior, consulte Carpeta Lista de verificación .
En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo, en Nuevo y, a continuación, en Carpeta.
Haga clic en la carpeta de resultados de la búsqueda y, a continuación, en la carpeta de resultados de la búsqueda predefinida.
Haga clic en Lista de tareas o Todos los elementos enviados.
Haga clic en Siguiente.
Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar que desee en la Lista de carpetas.
Haga clic en Finalizar.
Puede controlar el nombre que aparecerá en la lista desplegable de visualización, el origen de los elementos en la carpeta, la visualización de la columna y el orden en el que se clasificarán los elementos en la carpeta.
Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta de la Lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Propiedades.
Haga clic en la pestaña Visualizar.
Haga clic en el ajuste de visualización que desee modificar en la lista desplegable Nombre del ajuste.
En el recuadro de diálogo, modifique los ajustes de visualización según sea necesario.
Haga clic en Guardar como, cambie el nombre de los ajustes de visualización según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para suprimir el ajuste de visualización de una carpeta, haga clic en el ajuste de visualización y, a continuación, haga clic en Suprimir.
Haga clic en Aceptar.