8.1.1 Uso de la Guía de direcciones, del Selector de direcciones y de la carpeta Contactos

Hay tres maneras de acceder a la información de la guía de direcciones: la Guía de direcciones, el Selector de direcciones y la carpeta Contactos.

guía de direcciones

Para abrir la Guía de direcciones de GroupWise®, haga clic en el botón Guía de direcciones de la barra de herramientas de la ventana principal. Se abre la Guía de direcciones, mostrando una ventana a la izquierda en la que aparece la guía de direcciones del sistema, la guía de direcciones LDAP, la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personales que haya creado.

Figure 8-1 La guía de direcciones

Puede utilizar Archivo > Abrir guía y Archivo > Cerrar guía para mostrar y ocultar las guías de direcciones en este panel. El panel de la derecha muestra en una lista todas las entradas de la guía de direcciones seleccionada.

Qué se puede hacer en la Guía de direcciones

Mediante la Guía de direcciones, puede abrir contactos para ver detalles, seleccionar nombres a los que enviar un elemento, crear y modificar grupos, y crear y suprimir contactos.

La Guía de direcciones también proporciona opciones avanzadas, como crear y modificar guías de direcciones personales, cambiar el orden de búsqueda de Completar nombre, cambiar las propiedades de una guía de direcciones, definir opciones de copia, cambiar la configuración MAPI, importar y exportar guías de direcciones, compartir guías de direcciones, añadir servicios de directorio, imprimir etiquetas, etc.

Selector de direcciones

Cuando esté creando un nuevo elemento y haga clic en el botón Dirección de la barra de herramientas de la vista del elemento, aparecerá el Selector de direcciones. El Selector de direcciones presenta una vista simplificada de la Guía de direcciones y proporciona las opciones necesarias para seleccionar un nombre o crear un grupo.

Figure 8-2 El Selector de direcciones

Cambio de la guía de direcciones que aparece en el Selector de direcciones

En el Selector de direcciones, se ve una guía de direcciones cada vez. Para elegir una guía de direcciones diferente, haga clic en una guía de direcciones en la lista desplegable Buscar en.

Qué se puede hacer en el Selector de direcciones

Haga doble clic en las entradas que desee colocar en los campos A, CC o CO del elemento que vaya a enviar. Puede filtrar la lista de entradas por contactos, grupos y recursos mediante la lista desplegable . Puede buscar en la lista por nombre, nombre de pila o apellido mediante la lista desplegable Coincidir.

Puede añadir y eliminar columnas y cambiar el orden de las mismas en la lista de entradas de direcciones. Asimismo, se puede cambiar el orden de clasificación de la lista por las entradas de cualquier columna. Puede cambiar el tamaño del Selector de direcciones arrastrando una esquina de la ventana. Puede abrir una entrada de contacto para ver los detalles correspondientes haciendo clic en el contacto y, a continuación, en Detalles.

Puede añadir contactos al panel derecho y crear a continuación un grupo haciendo clic en Guardar grupo. Si hace clic en la flecha abajo del botón Guardar grupo, puede seleccionar la guía de direcciones en la que se debe guardar el grupo. En caso contrario, se guarda en la guía de direcciones que aparece en el Selector de direcciones.

Puede crear nuevos contactos mediante el botón Nuevo contacto. Este botón no estará activo si está visualizando la guía de direcciones del sistema. Para crear un contacto nuevo, haga clic en Nuevo contacto, introduzca la información del contacto en las diferentes pestañas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la Section 7.3, Gestión de contactos mediante su Buzón.

Para crear una ruta de distribución en el elemento que esté creando, haga clic en Ruta de distribución. Para obtener más información, consulte Creación de un elemento distribuido.

Ubicaciones del Selector de direcciones

El Selector de direcciones aparece en otros lugares de GroupWise, por ejemplo, cuando está seleccionando miembros de un grupo, entradas de un filtro o una búsqueda, etc. Se puede modificar ligeramente para mostrar sólo las opciones correspondientes al contexto.

Carpeta Contactos

La carpeta Contactos de la lista de carpetas de GroupWise corresponde por defecto a la guía de direcciones Contactos frecuentes de la Guía de direcciones.

Figure 8-3 Ventana principal con la carpeta Contactos

Si desea que la carpeta Contactos muestre entradas de una guía de direcciones diferente, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Contactos, haga clic en Propiedades, haga clic en el nombre de la guía de direcciones en la lista desplegable Guía de direcciones y, por último, haga clic en Aceptar.

Cualquier modificación que realice en la carpeta Contactos se realizará también en la guía de direcciones correspondiente (Contactos frecuentes u otra).

Qué se puede hacer en la carpeta Contactos

Utilice la carpeta Contactos para ver, actualizar, suprimir y añadir información en los contactos de la Guía de direcciones. Para obtener más información, consulte la Section 7.3, Gestión de contactos mediante su Buzón.

8.1.2 Guía de direcciones del sistema

La Guía de direcciones del sistema está marcada con el icono .

La Guía de direcciones del sistema es la guía de direcciones que configura y mantiene el administrador del sistema. Utilice esta guía de direcciones para ver información sobre todos los usuarios del sistema GroupWise.

Dado que la Guía de direcciones del sistema suele ser bastante extensa, puede buscar nombres o usar filtros predefinidos para localizar el nombre que está buscando, en lugar de desplazarse por toda ella. Consulte Búsqueda de direcciones de usuarios, recursos, organizaciones y grupos y Uso de filtros para limitar una búsqueda de dirección.

En la Guía de direcciones del sistema puede ver información sobre los contactos, pero no puede editar esta información.

Si utiliza el modo Remoto, puede limitar las entradas que se descargan de la guía de direcciones del sistema para reducir el tiempo de descarga. Consulte Filtrado de la Guía de direcciones del sistema para su Buzón remoto.

8.1.3 Guía de direcciones contactos frecuentes

La guía de direcciones Contactos frecuentes está marcada con el icono .

La guía de direcciones Contactos frecuentes se utiliza para acceder a las entradas utilizadas con más frecuencia o más recientemente. Al utilizar una dirección en un mensaje, la entrada se copia en la guía de direcciones Contactos frecuentes si las opciones de la guía están definidas para ello. Puede ver la fecha y la hora en que utilizó por última vez una entrada, así como el número de veces que la ha utilizado.

Cuando coloque una entrada en Contactos frecuentes, permanecerá allí hasta que la suprima. La entrada también permanecerá en su guía de direcciones original.

Puede utilizar las Propiedades de Contactos frecuentes para decidir las posibles direcciones que haya que capturar (en caso de ser necesario), ya sea de elementos recibidos o enviados, y cuánto tiempo desea que las direcciones permanezcan en la guía de direcciones antes que sean suprimidas.

Aunque la guía de direcciones Contactos frecuentes la crea GroupWise, se considera una guía de direcciones personal, ya que el usuario puede editar la información de los contactos.

Si selecciona la opción Gestión de correo basura para aceptar únicamente correo electrónico de los contactos de las guías de direcciones personales, podrá recibir correo electrónico de cualquier contacto de la guía de direcciones Contactos frecuentes.

8.1.4 Guías de direcciones personales

Las guías personales de direcciones están marcadas con el icono .

Puede crear, editar, guardar y renombrar varias guías de direcciones para su uso personal y después compartirlas con otros usuarios.

En sus guías de direcciones personales, puede añadir o suprimir nombres y direcciones de cualquier contacto (persona, empresa o recurso). También puede crear sus propias propiedades de la información (campos). Cuando cree una guía de direcciones personal, se añadirá un icono de guía a la ventana principal de Guía de direcciones. Para expandir y comprimir las guías abiertas, haga clic en + y -.

Si crea diversas guías de direcciones, puede incluir el mismo nombre y la misma dirección en varias de ellas. Si se copia una entrada de una guía de direcciones y se edita la información correspondiente, se actualiza en todas las guías.

Las guías de direcciones personales presentan las direcciones según sus preferencias. Por ejemplo, cuando añada personas a su guía de direcciones personal, puede incluir direcciones de Internet o puede no incluir ninguna dirección. También puede crear grupos personales. En el caso de que guarde una lista de personas como un grupo, sólo tendrá que escribir el nombre del grupo en el campo A para enviar un mensaje a todo el grupo. consulte la Section 8.5, Uso de grupos para asignar direcciones a elementos.

8.1.5 Guías de direcciones LDAP

Las guías de direcciones LDAP están marcadas con el icono .

Puede utilizar el protocolo Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) para acceder a guías de direcciones en Internet. consulte la Section 8.4, Uso de LDAP en la Guía de direcciones.

8.1.6 Guías de direcciones compartidas

Las guías de direcciones compartidas están marcadas con el icono . Este icono puede ser algo diferente, según haya creado o no la guía de direcciones.

Es posible compartir las guías de direcciones personales con otros usuarios. Puede otorgar a los usuarios derechos de sólo lectura o derechos para leer, editar y suprimir información en la guía de direcciones. Cuando se comparte una guía de direcciones, los usuarios reciben una notificación que pueden aceptar o rechazar. Consulte Compartimiento de una guía de direcciones con otro usuario.