3.5 Gestión de elementos recibidos
GroupWise almacena todos los mensajes de correo, las citas, y el resto de elementos que reciba en su buzón.
Desde el Buzón puede leer los elementos, contestar a ellos y remitir los que haya recibido. Puede organizar los elementos creando una lista de verificación. Puede delegar tareas y citas en otros usuarios. Puede gestionar el correo electrónico de Internet que no desee mediante Gestión de correo basura. Incluso puede convertir un elemento, por ejemplo un mensaje de correo, en otro tipo de elemento, por ejemplo una cita.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
3.5.1 Lectura de los elementos recibidos
Puede leer los elementos que reciba en el buzón o en el calendario. El Buzón muestra una lista de todos los elementos recibidos de otros usuarios. Las citas, tareas y recordatorios publicados aparecen en el calendario, no en el buzón.
En el buzón puede abrir y leer todos los tipos de mensajes nuevos. Sin embargo, tal vez desee leer las tareas y los recordatorios en el Calendario para poder ver los mensajes nuevos mientras consulta su programación en el horario.
Los mensajes telefónicos y de correo permanecerán en el buzón hasta que los suprima. Las citas, los recordatorios y las tareas permanecen en el buzón hasta que los acepte, los rechace o los suprima. Cuando acepta una cita, un recordatorio o una tarea, el elemento se traslada al calendario.
Todos los elementos del Buzón se marcan con un icono. Los iconos cambian según se haya abierto o no el elemento. Consulte Iconos que aparecen junto a los elementos en el Buzón y el Calendario para obtener más información.
Además, todos los elementos del Buzón que no se hayan abierto aparecerán en negrita para ayudarle a identificar los documentos que no ha leído.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
Lectura de elementos en el Buzón
Para leer un elemento:
-
Haga doble clic en el elemento que desea leer.
Para cambiar la fuente de un elemento que esté leyendo:
-
Haga clic en > y seleccione la fuente, el estilo y el tamaño de la fuente.
-
Haga clic en para aplicar los cambios.
Lectura de elementos HTML
Para obtener información acerca de la lectura de elementos creados en HTML, consulte Visualización y redacción de elementos en HTML.
Lectura de elementos en el Visor rápido
Utilice el Visor rápido para explorar el contenido de los elementos. El Visor rápido ahorra tiempo porque no es necesario abrir cada elemento; basta con hacer clic en un elemento o pulsar la flecha hacia abajo para leer los elementos. Si hace clic en una referencia de un documento, éste aparecerá en el Visor rápido. Puede mostrar el archivo adjunto a un elemento haciendo clic en el archivo adjunto en la lista desplegable de la barra de herramientas del Visor rápido. No obstante, los archivos adjuntos OLE no se muestran en el Visor rápido.
Al leer un elemento en el Visor rápido, el icono cambia para indicar que se ha abierto. Por ejemplo, el sobre cerrado que representa un mensaje de correo se convierte en un sobre abierto.
Puede especificar que algunas carpetas muestren el Visor rápido cada vez que las abra, mientras que otras no lo muestren nunca.
-
Haga clic en
en la barra de herramientas.
-
Active el Visor rápido en todas las carpetas o sólo en la carpeta seleccionada y, a continuación, haga clic en
-
Ajuste el tamaño del Visor rápido arrastrando una esquina de la ventana o la línea divisoria horizontal hacia arriba o hacia abajo.
Si ajusta el tamaño del Visor rápido y luego lo cierra, tendrá el mismo tamaño cuando vuelva a abrirlo. Ajuste el tamaño arrastrando una esquina de la ventana, no haga clic en el botón para maximizar.
-
En el buzón, haga clic en cada uno de los elementos que desea leer.
Para ver un archivo adjunto, haga clic en la lista desplegable del encabezado del Visor rápido y, a continuación, haga clic en el adjunto. No puede abrir archivos adjuntos OLE en el Visor rápido.
Haga clic con el botón derecho del ratón en la ventana del Visor rápido para elegir otras opciones.
-
Para cambiar la manera en la que aparece la información en el encabezado, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado y elija Opciones.
-
Para cerrar el Visor rápido, haga clic en
en la barra de herramientas.
Marcado de un elemento como no leído
Si abre un elemento para leerlo y decide hacerlo más tarde, puede marcarlo como no leído. Al hacerlo, el elemento aparece en negrita y el icono cambia a no abierto para indicarle que está pendiente.
-
En la ventana principal, haga clic en el elemento en la Lista de elementos.
-
Haga clic en >
Al marcar un elemento abierto como no leído no varía el estado de ese elemento en Propiedades. Por ejemplo, si abre un elemento y luego lo marca como no leído, el remitente seguirá viendo el estado del elemento como abierto en la ventana Propiedades.
3.5.2 Respuesta a los elementos recibidos
Utilice Responder para responder a un elemento. Puede responder a quienes hayan recibido el elemento original o sólo al remitente, sin necesidad de crear un nuevo mensaje y asignarle dirección. También puede incluir en su respuesta una copia del mensaje original. Su respuesta incluirá Re: delante del texto original del tema. Puede modificar el texto del tema si lo desea.
Respuesta a un elemento
-
Abra el elemento al que desea responder.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
-
Haga clic en
O
Haga clic en
Para incluir el texto del mensaje en la respuesta, asegúrese de activar
-
Haga clic en
-
Escriba el mensaje y, a continuación, haga clic en en la barra de herramientas.
Si el elemento original incluía destinatarios CO o CC y seleccionó responder a todos, la respuesta se enviará a los destinatarios CC, pero no a los destinatarios CO.
Respuesta a un elemento de una carpeta compartida
-
Abra o seleccione un elemento en la carpeta compartida.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
-
Haga clic en una opción de respuesta.
Puede responder al tema de discusión original en lugar de al elemento que está leyendo. También puede responder a cualquier elemento que esté leyendo, ya sea el tema de discusión original o la respuesta de otra persona. En ambos casos, estas respuestas se publican en la carpeta compartida y no se envían a los individuos.
Si responde en privado a la persona que escribió el elemento, su respuesta no se publicará en la carpeta compartida.
-
Haga clic en
-
Escriba la respuesta y, a continuación, haga clic en en la barra de herramientas.
3.5.3 Remisión de elementos a otros usuarios
Utilice Remitir para enviar a otros usuarios elementos recibidos y referencias de documentos. Cuando remite un elemento, éste se envía como adjunto a un mensaje de correo. El mensaje de correo incluye su nombre y los comentarios adicionales que haya realizado.
-
Abra el elemento que desea remitir.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
O
Haga clic en >
-
Añada los nombres de los usuarios a los que desea remitir el elemento.
-
(Opcional) Escriba un mensaje.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
Si no puede aceptar una cita, una tarea o un recordatorio, puede delegar el elemento en vez de remitirlo. Al delegar se asigna el estado Delegado en la ventana Propiedades del elemento para que el remitente sepa que se ha transferido la responsabilidad del elemento a otra persona.
3.5.4 Creación de una lista de verificación
Utilice la carpeta Lista de verificación para crear una lista de tareas. Puede mover cualquier elemento (mensajes de correo electrónico, mensajes telefónicos, recordatorios, tareas o citas) a esta carpeta y colocarlos en el orden que desee. Todos los elementos tienen una marca de verificación que se puede eliminar a medida que se van finalizando.
También puede hacer que otras carpetas funcionen de la misma forma que la carpeta Lista de verificación.
La carpeta Lista de verificación es una carpeta del sistema. Esta carpeta reemplaza a la carpeta Lista de tareas. Para ver una comparación entre la carpeta Lista de verificación y la carpeta Lista de tareas, consulte el apartado correspondiente a la carpeta Lista de verificación de Lista de carpetas.
IMPORTANT:Si usted (o el administrador del sistema) ha configurado el archivado automático de elementos en el Buzón, los elementos de la lista de verificación también se archivarán basándose en la fecha original en la que se recibió el elemento, no en la fecha de caducidad que se le asigna.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
- Creación de una lista de verificación principal en la carpeta Lista de verificación
- Creación de un nuevo elemento en la carpeta Lista de verificación
- Traslado de un elemento a la carpeta Lista de verificación
- Asignación o anulación de la marca de Completado en un elemento de la lista de verificación
Creación de una lista de verificación principal en la carpeta Lista de verificación
-
Arrastre elementos a la carpeta Lista de verificación
.En la carpeta Lista de verificación, los elementos aparecen con una casilla de verificación a la izquierda. Cuando se completa un elemento de la lista de verificación, puede marcarlo como completado activando la casilla de verificación correspondiente.
Puede mover elementos a la carpeta Lista de verificación desde una carpeta compartida sólo si es el propietario de ésta última.
-
Para colocar los elementos en el orden que desee, arrástrelos a la ubicación que prefiera o haga clic en ellos y, a continuación, haga clic en los botones de la barra de herramientas
, 
, 
o 
.
También puede crear un área de lista de verificación en otra carpeta y arrastrar elementos a dicha área. Una vez que los elementos están en el área de lista de verificación de cualquier carpeta, aparecen también en la carpeta Lista de verificación principal, aunque se encuentren aún en la carpeta original.
Creación de un nuevo elemento en la carpeta Lista de verificación
-
Haga clic en la carpeta Lista de verificación.
-
Si no hay ningún elemento en la carpeta Lista de verificación, haga clic en la flecha abajo del icono
y después haga clic en Mensaje publicado.Escriba un tema y un mensaje y, a continuación, haga clic en Publicar en la barra de herramientas.
Traslado de un elemento a la carpeta Lista de verificación
-
Arrastre el elemento a la carpeta Lista de verificación.
El elemento se mueve de esta carpeta a la carpeta Lista de verificación, donde puede colocar los elementos en el orden que desee, asignarles fechas de caducidad, marcarlos como completados, etc.
Sólo puede mover elementos a la carpeta Lista de verificación desde una carpeta compartida si es el propietario de ésta última.
Para devolver un elemento a su carpeta original, arrastre el elemento de la carpeta Lista de verificación a la carpeta original.
Asignación o anulación de la marca de Completado en un elemento de la lista de verificación
-
Haga clic en la casilla situada junto al elemento de la lista de verificación.
3.5.5 Delegación de elementos
Utilice la opción Delegar para reasignar a alguien un elemento programado. El remitente puede determinar a quién se ha delegado el elemento mediante sus propiedades.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la ventana principal
-
En la ventana principal, haga clic en una tarea, un recordatorio o una cita.
-
Haga clic en >
-
En el campo escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.
O
Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en
-
Escriba sus comentarios para el destinatario.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
-
Haga clic en si desea mantener el elemento en su Calendario
O
Haga clic en si desea que el elemento se borre de su Calendario.
Delegación de una cita, tarea o recordatorio desde la vista del Calendario
-
En una vista del Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón en una tarea, recordatorio o cita y, a continuación, haga clic en
-
En el campo escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro.
O
Para seleccionar un nombre de usuario de una lista, haga clic en en la barra de herramientas, haga doble clic en el usuario y, a continuación, haga clic en
-
Escriba sus comentarios para el destinatario.
-
Haga clic en en la barra de herramientas.
-
Haga clic en si desea mantener el elemento en su Calendario
O
Haga clic en si desea que el elemento se borre de su Calendario.
3.5.6 Gestión de correo no deseado
Utilice Gestión de correo basura para decidir qué hacer con el correo electrónico de Internet no deseado que se envía a la dirección de correo electrónico de GroupWise. El correo electrónico de Internet incluye todo el correo electrónico en el que la dirección del remitente aparece como nombre@dominio.com, nombre@dominio.org y así, sucesivamente.
Esto es un ejemplo de un mensaje de correo electrónico de Internet:
Figure 3-1 Correo electrónico procedente de Internet
Gestión de correo basura no se aplica al correo electrónico interno. El correo interno es aquel donde el remitente forma parte de su sistema de GroupWise y el campo De sólo muestra el nombre del remitente, no una dirección de Internet como se explica anteriormente. Si desea bloquear o clasificar como correo basura el correo electrónico interno, puede utilizar reglas. (Para obtener más información, consulte la Section 6.6, Cómo crear reglas.)
Éste es un ejemplo de un mensaje de correo electrónico interno:
Figure 3-2 Correo electrónico procedente de un usuario de GroupWise
Tiene tres opciones para bloquear o tratar como basura correo electrónico de Internet:
- Puede añadir direcciones de correo electrónico individuales o dominios de Internet completos a la Lista de bloqueo. Los elementos procedentes de estas direcciones o dominios de Internet están bloqueados y nunca llegarán al buzón.
Un dominio de Internet es la parte de la dirección de correo electrónico que aparece detrás de @. Por ejemplo, en la dirección Henry@mymail.com, el dominio de Internet es mymail.com.
No obstante, el correo electrónico recibido de los contactos frecuentes incluidos en la guía de direcciones y en la guía de direcciones corporativa no se bloqueará.
- Puede añadir direcciones de correo electrónico individuales o dominios de Internet completos a la Lista de correo basura. Los elementos de estas direcciones o dominios de Internet se entregan en la carpeta Correo basura del buzón. Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días.
- Puede especificar que se envíe a la carpeta Correo basura cualquier elemento de correo electrónico de los usuarios que no se encuentran en las guías de direcciones personales, incluida la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personales que haya creado. Esto se denomina a veces “listas blancas”.
Para obtener más información acerca de la carpeta Correo basura, consulte Carpeta Correo basura en Lista de carpetas.
Además de la Lista de bloqueo y la Lista de correo basura, hay una Lista de confianza. Utilice esta lista para añadir direcciones de correo electrónico o dominios de Internet que no desea que se bloqueen o traten como correo basura, sin importar lo que se ha especificado en las otras dos listas. Por ejemplo, supongamos que zempresa.com está incluido en la Lista de bloqueo, pero tiene una amigo cuya dirección es miamigo@zempresa.com. En ese caso, puede añadir la dirección de correo electrónico de ese amigo a la Lista de confianza.
Si especifica las opciones de Gestión de correo basura en el modo Almacenamiento en el caché, asegúrese de que ha sincronizado con el buzón en línea para ver las mismas opciones cuando se conecte a GroupWise en otro equipo.
El administrador del sistema puede desactivar la gestión de correo basura para que no esté disponible.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
- Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico de un usuario
- Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico procedente de un dominio de Internet
- Tratamiento como basura del correo electrónico de usuarios que no se encuentran en una guía de direcciones personales
- Supresión de los elementos de la carpeta de gestión de correo basura
- Evitar que se bloquee o se trate como basura el correo electrónico de un usuario o dominio de Internet
- Modificación de las listas y los ajustes de Gestión de correo basura
Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico de un usuario
-
Haga clic con el botón derecho en un elemento con una dirección de Internet y, a continuación, haga clic en
-
Haga clic en
O
Haga clic en
-
Seleccione o
Si selecciona Basura, la dirección se añadirá a la Lista de correo basura. Todos los elementos futuros que procedan de esta dirección de correo electrónico se entregarán en la carpeta Correo basura
. Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días. Esta carpeta no se creará en la lista de carpetas a menos que se habilite la opción Correo basura o que se añada una dirección o dominio de Internet a la Lista de correo basura (lo que habilita la opción Lista de correo basura).
Si selecciona Bloqueo, la dirección se añadirá a la Lista de bloqueo. En lo sucesivo, no se entregarán en el buzón los elementos de correo electrónico procedentes de esta dirección.
La Lista de correo basura y la Lista de bloqueo pueden incluir cada una hasta 1.000 entradas. Si se añaden más de 1.000 entradas, se descartan las entradas menos usadas.
-
Si no se ha habilitado la Lista de correo basura o la Lista de bloqueo, seleccione o
En cualquier momento, puede hacer clic en > > o en y después en para añadir una dirección de correo electrónico a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.
Figure 3-3 Recuadro de diálogo Gestión de correo basura con la pestaña Lista de correo basura
Bloqueo o tratamiento como basura del correo electrónico procedente de un dominio de Internet
Un dominio de Internet es la parte de la dirección de correo electrónico que aparece detrás de @. Por ejemplo, en la dirección Henry@mymail.com, el dominio de Internet es mymail.com.
-
Haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en
-
Haga clic en
O
Haga clic en
-
Seleccione o
Si selecciona Basura, el dominio de Internet se añadirá a la Lista de correo basura. Todos los elementos futuros que procedan de ese dominio de Internet se entregarán en la carpeta Correo basura
. Puede especificar que se supriman automáticamente los elementos de esta carpeta después de <n> días. Esta carpeta no se creará en la lista de carpetas a menos que se habilite la opción Correo basura o que se añada una dirección o dominio de Internet a la Lista de correo basura (lo que habilita la opción Lista de correo basura).
Si selecciona Bloqueo, el dominio de Internet se añadirá a la Lista de bloqueo. Todos los elementos futuros de correo electrónico de este dominio de Internet no se entregarán en el buzón.
La Lista de correo basura y la Lista de bloqueo pueden incluir cada una hasta 1.000 entradas. Si se añaden más de 1.000 entradas, se descartan las entradas menos usadas.
-
Si no se ha habilitado la Lista de correo basura o la Lista de bloqueo, seleccione o
En cualquier momento, puede hacer clic en > > o en y después en para añadir un dominio de Internet a la Lista de correo basura o a la Lista de bloqueo.
Tratamiento como basura del correo electrónico de usuarios que no se encuentran en una guía de direcciones personales
-
Haga clic en >
-
Seleccione
-
Haga clic en
Todos los elementos futuros procedentes de direcciones de correo electrónico que no se encuentren en la guía de direcciones Contactos frecuentes y en otras guías de direcciones personales se entregarán en la carpeta Correo basura. Puede especificar que se supriman los elementos de esta carpeta después de <n> días.
Supresión de los elementos de la carpeta de gestión de correo basura
-
Haga clic en >
-
Haga clic en (mover a la Papelera).
Especifique cuánto tiempo desea retener los elementos en la carpeta Correo basura.
-
Haga clic en
Para eliminar elementos manualmente de la carpeta Correo basura, haga clic con el botón derecho en la carpeta Correo basura, haga clic en y, a continuación, en
Evitar que se bloquee o se trate como basura el correo electrónico de un usuario o dominio de Internet
-
Haga clic en >
-
Haga clic en la pestaña
-
Haga clic en Nuevo, escriba una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Una dirección o un dominio de Internet puede estar en mayúsculas, minúsculas o mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, ana@idominio.com y ANA@IDOMINIO.COM son iguales.
No puede utilizar caracteres comodín como * o ? en el nombre de un dominio de Internet. Sin embargo, si bloquea un dominio de Internet, por ejemplo, idominio.com, se aplicará a todo el correo electrónico procedente de idominio.com y de los subdominios que preceden a este dominio de Internet, por ejemplo, ofertas.idominio.com o miembros.idominio.com. Un dominio de abcidominio.com no se verá afectado.
-
Haga clic en
Todos los elementos futuros de esta dirección de correo electrónico o de este dominio de Internet no se bloquearán ni entregarán en la carpeta Correo basura, sin importar lo que se haya especificado en la Lista de bloqueo y en la Lista de correo basura.
Modificación de las listas y los ajustes de Gestión de correo basura
-
Haga clic en >
-
En la pestaña modifique los ajustes.
-
Haga clic en la pestaña de la lista que desee modificar.
-
Para añadir una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet a la lista, haga clic en escriba la dirección de correo electrónico o el dominio de Internet y, a continuación, haga clic en
Una dirección o un dominio de Internet puede estar en mayúsculas, minúsculas o mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, ana@idominio.com y ANA@IDOMINIO.COM son iguales.
No puede utilizar caracteres comodín como * o ? en el nombre de un dominio de Internet. Sin embargo, si bloquea un dominio de Internet, por ejemplo, idominio.com, se aplicará a todo el correo electrónico procedente de idominio.com y de los subdominios que preceden a este dominio de Internet, por ejemplo, ofertas.idominio.com o miembros.idominio.com. Un dominio de abcidominio.com no se verá afectado.
-
Para cambiar una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet, haga clic en la dirección o en el dominio de Internet, haga clic en realice los cambios oportunos y, por último, haga clic en
-
Para eliminar una dirección de correo electrónico o un dominio de Internet de una lista, haga clic en la dirección o en el dominio de Internet y, a continuación, haga clic en
-
Haga clic en
3.5.7 Visualización y redacción de elementos en HTML
Puede ver elementos de GroupWise redactados en HTML por otros usuarios o por servicios de información que utilicen la Web. Puede hacer clic en alguno de los enlaces incluidos en el elemento y saltar a los sitios Web enlazados.
Si tiene instalado Mozilla™ o Konqueror en el mismo equipo que GroupWise, puede redactar mensajes en HTML. La barra de herramientas de HTML, situada sobre el recuadro Mensaje, contiene opciones de HTML, como formato de texto, color de texto, listas, inserción de líneas e imágenes, inserción de una imagen de fondo e inserción de enlaces.
Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente de los elementos enviados.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
Definición de la vista por defecto
Si no está conforme con la vista de lectura o de redacción por defecto (ya sea HTML o Sólo texto), puede cambiarla.
Cambio de la vista de lectura por defecto
-
Haga clic en >
O
En Macintosh, haga clic en >
-
Haga clic en y, a continuación, seleccione o en
-
(Opcional para Sólo texto únicamente) Seleccione la fuente y el tamaño de fuente por defecto.
-
(Opcional) Seleccione si desea que todos los mensajes se muestren como sólo texto.
-
Haga clic en
Cambio de la vista de redacción por defecto
-
Haga clic en >
O
En Macintosh, haga clic en >
-
Haga clic en y, a continuación, seleccione o en
-
(Opcional) Seleccione la fuente y el tamaño de fuente por defecto.
-
Haga clic en
Definición de la vista para un elemento
Puede cambiar la vista para un elemento sólo si dicho elemento está redactado en HTML.
-
Abra un elemento.
-
Haga clic en > o .
Cambio de la fuente por defecto en la vista HTML
Puede elegir una fuente distinta para los mensajes salientes.
-
Desde una vista HTML, seleccione el estilo y el tamaño de fuente que desea utilizar como valor por defecto para sus mensajes.