2.3 Utilización de carpetas para organizar el buzón

Utilice las carpetas para almacenar y organizar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar todos los elementos relacionados con una tarea o un tema concretos.

2.3.1 Descripción de las carpetas

Todas las carpetas son subcarpetas de la carpeta principal. Haga clic en + y en - para expandir y comprimir carpetas. Para obtener información acerca de las carpetas individuales que puede tener en la lista de carpetas, consulte la Sección 1.5, Exploración de la lista de carpetas.

Junto a cada carpeta (excepto las carpetas compartidas) se muestra entre corchetes el número de elementos no leídos. Junto a la carpeta Elementos enviados, el número indicado entre corchetes muestra cuántos elementos están pendientes de envío en el modo Almacenamiento en el caché.

Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos o enlazándolos. Cuando se mueve un elemento a una carpeta, éste se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas. Si enlaza un elemento a distintas carpetas y elimina el elemento original, se mantienen las copias de las demás carpetas.

Tiene la posibilidad de definir un conjunto diferente de propiedades para cada carpeta existente en su buzón. Por ejemplo, puede clasificar los elementos de una carpeta por fecha y clasificar los elementos de otra carpeta según la empresa a la que pertenecen.

Puede almacenar los elementos que no hayan sido finalizados en una carpeta predefinida llamada Trabajo en curso. (Consulte Almacenamiento de un mensaje de correo electrónico sin terminar.) Puede almacenar todos los documentos en la carpeta Documentos. (Consulte Sección 15.0, Gestión de documentos.) También puede compartir las carpetas para que sean públicas. (Consulte Sección 2.3.6, Uso de carpetas compartidas.) Puede crear reglas para ordenar elementos automáticamente en diferentes carpetas. (Consulte la Sección 9.4, Creación de una regla.)

2.3.2 Visualización de la lista de carpetas

Reorganización de la lista de carpetas

  1. Haga clic en Editar > Carpetas.

    Recuadro de diálogo Carpetas

En el recuadro de diálogo Carpetas puede crear, suprimir, renombrar y mover carpetas.

Orden alfabético de la lista de carpetas

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta principal o en cualquier otra carpeta.

    Mac: haga clic en la carpeta principal o en cualquier otra carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Clasificar subcarpetas.

Cierre de la lista de carpetas

También puede cerrar la lista de carpetas con el fin de dejar más espacio para otras vistas, como el calendario, en la ventana principal. Esto resulta de utilidad cuando se accede a las carpetas mediante la barra de navegación. Para ocultar o mostrar la lista de tareas, haga clic en Ver > Lista de carpetas.

Si la lista de carpetas no se muestra, al arrastrar y soltar un elemento en la ubicación de la carpeta, la lista aparecerá para que pueda soltar el elemento en ella.

2.3.3 Trabajo con carpetas

Creación de una carpeta personal

  1. En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.

  2. Asegúrese de haber seleccionado Carpeta personal y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. Escriba el nombre y la descripción de la carpeta nueva.

  4. Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Especifique los ajustes de visualización para la carpeta, tal y como se describe en la Sección 2.3.5, Personalización de ajustes de visualización de carpetas, y haga clic en Finalizar.

Movimiento de una carpeta

  1. Arrastre la carpeta y suéltela en la ubicación que desee de la estructura de carpetas.

Consulte también Reorganización de la lista de carpetas.

Cambio de nombre de una carpeta

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta

    Mac: haga clic en la carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Renombrar.

  3. Escriba un nombre nuevo para la carpeta y pulse Intro.

No se pueden renombrar las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera.

Supresión de una carpeta

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea suprimir.

    Mac: haga clic en la carpeta que desea suprimir mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sólo elementos o en Carpetas y elementos. A continuación, haga clic en Aceptar.

No se pueden suprimir las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera. Sólo puede suprimir la carpeta Correo basura si se ha inhabilitado la gestión de correo basura.

2.3.4 Gestión de listas de elementos en carpetas

Habilitación de etiquetas de grupo

Es posible ordenar los mensajes de una carpeta en grupos mediante etiquetas de grupo. Las etiquetas de grupo agrupan los mensajes según la columna que se vaya a ordenar. Por ejemplo, si la clasificación por defecto de la lista de mensajes es por fecha, la etiqueta de grupo también realiza la clasificación por fecha. Los mensajes se ordenan según el día de recepción. Puede definir una etiqueta de grupo para cada carpeta.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta

    Mac: haga clic en la carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  4. Seleccione Mostrar etiquetas de grupo.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para comprimir o expandir etiquetas de grupo, haga clic en el símbolo + o - junto a la etiqueta.

Habilitación de la vista previa de mensajes

Es posible mostrar una vista previa de los mensajes de la lista en la que se vean dos líneas del mensaje. Al seleccionar la visualización de una vista previa de mensaje, las primeras líneas se muestran bajo el mensaje de la lista.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta

    Mac: haga clic en la carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  4. Seleccione Vista previa de mensajes.

  5. Haga clic en Aceptar.

Uso de las columnas

La lista de elementos de una carpeta se divide en columnas. Cada una muestra información sobre los elementos de la lista. Por ejemplo, distintas columnas muestran el tema de los elementos, la fecha de envío, etc. Es posible personalizar la presentación de las columnas de cada carpeta.

Movimiento de una columna

Arrastre una columna a una nueva posición del encabezado de columnas.

Cambio de tamaño de una columna

Arrastre el extremo del encabezado de la columna para hacerla más ancha o más estrecha.

Añadiendo una columna

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna.

    Mac: haga clic en el encabezado de la columna mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en una columna para añadir otra.

    O bien

    Haga clic en Más columnas.

    1. En la lista Columnas disponibles, seleccione una o varias columnas y haga clic en Añadir.

    2. Utilice las opciones Arriba y Abajo para colocar las nuevas columnas en relación con las existentes.

    3. Haga clic en Aceptar.

Orden por una columna

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar.

    Mac: haga clic en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades > Visualizar.

  3. Seleccione el tipo de elemento que desee ordenar en la lista desplegable Nombre del ajuste.

  4. Haga clic en la propiedad del elemento que desee emplear para ordenar en la lista desplegable Clasificar por.

  5. En la lista desplegable Orden de clasificación, haga clic en Ascendente para clasificar de la A a la Z.

    O bien

    Haga clic en Descendente para clasificar de la Z a la A.

  6. Haga clic en Aceptar.

Eliminando una columna

Arrastre el encabezado de la columna fuera de la barra de columnas.

Traslado o enlace de un elemento a otra carpeta

  1. Arrastre un elemento desde la lista de carpetas hasta la carpeta que desee.

    Linux:

    Pulse Alt al tiempo que arrastra el elemento para eliminarlo de todas las carpetas a las que estaba anteriormente enlazado y colocarlo sólo en esa carpeta.

    Pulse Ctrl mientras arrastra el elemento para enlazarlo a esa carpeta.

    Mac:

    Pulse la tecla Comando al tiempo que arrastra el elemento para eliminarlo de todas las carpetas a las que estaba anteriormente enlazado y colocarlo sólo en esa carpeta.

    Pulse la tecla Opción mientras arrastra el elemento para enlazarlo a esa carpeta.

    O bien

    Utilice las opciones del menú para realizar la misma tarea:

    1. Seleccione un elemento y haga clic en Editar > Mover/enlazar con las carpetas.

    2. Seleccione las carpetas a las que desea mover o enlazar el elemento y haga clic en Mover o en Enlazar.

    3. Seleccione Suprimir enlaces antiguos para eliminar el elemento de todas las carpetas a las que estaba enlazado y colocarlo en la carpeta seleccionada.

Aunque suprima el elemento original, se conservarán las copias de las demás carpetas.

Modificación de las opciones de lectura del elemento

Puede seleccionar que la carpeta muestre el primer elemento no leído o el último elemento leído. No obstante, si la carpeta contiene un gran número de elementos, los elementos que contenga pueden tardar bastante en mostrarse.

Para seleccionar la opción de lectura por defecto de la carpeta:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea modificar.

    Mac: haga clic en la carpeta que desea modificar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña General, seleccione Seleccionar el elemento no leído más reciente al abrir la carpeta.

    Si anula la selección de Seleccionar el elemento no leído más reciente al abrir la carpeta, la carpeta mostrará el último elemento leído.

  4. Haga clic en Aceptar.

2.3.5 Personalización de ajustes de visualización de carpetas

Los ajustes de visualización determinan el modo en que GroupWise muestra la información de una carpeta concreta. Por ejemplo, la carpeta principal tiene un ajuste de visualización por defecto que incluye la lista de carpetas y los paneles. Estos ajustes se guardan en la base de datos de GroupWise, de modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo.

Puede realizar una selección en una lista de ajustes de visualización preconfigurados por defecto o personalizar sus propios ajustes. Además, puede enviar ajustes de visualización a otros usuarios de GroupWise o importar los que reciba de ellos.

Descripción de los ajustes básicos de visualización de carpetas

Puede ver los elementos de cualquier carpeta de formas distintas, dependiendo de cómo desee organizar la información.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea modificar.

    Mac: haga clic en la carpeta que desea modificar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  4. Seleccione el ajuste de visualización en la lista desplegable Ver por.

    Puede seleccionar uno de los siguientes valores:

  5. Haga clic en Aceptar.

Detalles

La vista Detalles muestra una lista de los elementos e información acerca de ellos organizada en columnas, por ejemplo Tema, Fecha, CC, Prioridad, Clase de doc., Fecha de caducidad, Tamaño, Nº versión y muchas otras propiedades de elementos. La vista Detalles es la vista por defecto de la mayoría de las carpetas. Para obtener información acerca de cómo añadir o volver a ordenar columnas, consulte Uso de las columnas.

Figura 2-1 Vista Detalles

Hilos de discusión

La vista Hilos de discusión muestra la discusión de correo electrónico de un elemento original y todas sus respuestas agrupadas en orden jerárquico. Por defecto, en un hilo de discusión sólo se muestran los elementos recibidos.

Figura 2-2 Vista Hilos de discusión

Por defecto, en un hilo de discusión sólo se muestran los elementos que se encuentran en la carpeta. Puede añadir otros tipos de elementos a la carpeta para verlos en el hilo de discusión. Por ejemplo, los elementos enviados se pueden añadir a la carpeta para completar el hilo de discusión.

Para mostrar los elementos enviados en un hilo de discusión:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que se muestran los hilos de discusión.

    Mac: haga clic en la carpeta en la que se muestran los hilos de discusión mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Visualizar y, después, en Más ajustes.

  4. Seleccione Enviado en Elegir origen de elemento.

  5. Haga clic en Aceptar dos veces y especifique un nombre para el ajuste de visualización.

  6. Haga clic en Aceptar.

Paneles

Un panel muestra una vista personalizada con información de GroupWise. Por ejemplo, la carpeta principal por defecto incluye un panel de mensajes no leídos que muestra una lista de los elementos que aún no ha leído. El panel de lista de tareas es otro panel por defecto de la carpeta principal. Este panel muestra los elementos de la carpeta Lista de tareas.

Figura 2-3 Paneles

Como Calendario

La vista Como Calendario muestra todos los elementos programados almacenados en una carpeta concreta. Esto es útil si organiza todas sus citas y demás elementos para un proyecto concreto en una misma carpeta.

Figura 2-4 Vista del calendario

Como lista de tareas

La vista Como lista de tareas muestra un área de lista de tareas en la parte superior de la lista de elementos, lo que permite crear una lista de tareas a partir de los elementos de la lista de elementos. Cada elemento que se arrastra al área de la lista de tareas aparece con una casilla de verificación para que pueda marcarlo como finalizado. Puede asignar fechas de caducidad, prioridades, etc. a los elementos de la lista de tareas. Los elementos que mueva al área de la lista de tareas también aparecerán en la carpeta Lista de tareas de la lista de carpetas.

Para obtener más información acerca de la creación de una lista de tareas, consulte la Sección 5.4, Uso de la carpeta Lista de tareas.

Figura 2-5 Vista Lista de tareas

Cambio o supresión de los ajustes de visualización de la carpeta

Puede controlar el nombre que aparecerá en la lista desplegable de visualización, el origen de los elementos en la carpeta, la visualización de la columna y el orden en el que se clasificarán los elementos en la carpeta. Los ajustes de visualización se definen en el nivel de las carpetas. Si desea utilizar los mismos ajustes para varias carpetas, guárdelos y utilícelos en ellas.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta.

    Mac: haga clic en cualquier carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  4. Haga clic en el ajuste de visualización que desee modificar en la lista desplegable Nombre del ajuste.

  5. En el recuadro de diálogo, modifique los ajustes de visualización según sea necesario.

  6. Haga clic en Guardar como, cambie el nombre de los ajustes de visualización según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El nuevo nombre de los ajustes de visualización se añaden a la lista desplegable Nombre de ajuste y será posible seleccionarlo en otras carpetas.

  7. Para suprimir el ajuste de visualización de una carpeta, haga clic en el ajuste de visualización y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  8. Haga clic en Aceptar.

2.3.6 Uso de carpetas compartidas

Descripción de las carpetas compartidas

Una carpeta compartida es como cualquier otra carpeta del Archivador con la excepción de que otras personas tienen acceso a ella y de que aparece en sus archivadores. Puede crear carpetas compartidas o compartir carpetas personales existentes en el Archivador. El usuario es el que elige con quién va a compartir la carpeta y qué derechos se van a conceder a cada usuario. Después, los usuarios pueden publicar mensajes en la carpeta compartida, arrastrar elementos existentes hasta ella y crear hilos de discusión. No puede compartir carpetas del sistema, entre las que se incluyen las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso, Gestión de correo basura y Papelera.

El hecho de que los usuarios tengan derechos sobre una carpeta compartida no implica que automáticamente tengan derechos para editar un documento que haya colocado en esa carpeta. Para que puedan editar el documento, deberá concederles derechos de edición en la pestaña de compartición de documentos.

Podrá compartir las carpetas personales con otros usuarios. Los destinatarios de la carpeta compartida reciben una notificación donde se explica que ha compartido la carpeta con ellos. Éstos podrán aceptar o rechazar la carpeta.

Compartimiento de una carpeta existente con otros usuarios

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir.

    Mac: haga clic en la carpeta que desea compartir mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Compartición.

  3. Haga clic en Compartido con.

  4. Empiece a escribir el nombre de un usuario en el campo Nombre o haga clic en el botón Guía de direcciones para seleccionarlo en el recuadro de diálogo Selector de direcciones.

  5. Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.

  6. Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.

  7. Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

  8. Repita los pasos del Paso 4 al Paso 7 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.

  9. Haga clic en Aceptar.

Si desea que la carpeta tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de visualización. Por ejemplo, si la carpeta es para discusiones compartidas, debe crear un ajuste que muestre los elementos por hilo de respuesta y que contenga los elementos enviados y recibidos. Para obtener más información sobre cómo personalizar la visualización de una carpeta compartida, consulte la Sección 2.3.5, Personalización de ajustes de visualización de carpetas.

Creación de una carpeta compartida

  1. En la lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta y coloque la carpeta en la ubicación deseada en la lista de carpetas.

  2. Asigne un nombre a la carpeta.

  3. Linux: haga clic con el botón derecho en la nueva carpeta.

    Mac: haga clic en la nueva carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  4. Haga clic en Compartición.

  5. Seleccione Carpeta compartida y haga clic en Siguiente.

  6. Especifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. En el campo Nombre, empiece a escribir el nombre de un usuario.

  8. Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.

  9. Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.

  10. Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

  11. Repita los pasos del Paso 7 al Paso 10 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.

  12. Cuando haya acabado, haga clic en Finalizar.

Para obtener más información acerca de las carpetas compartidas, consulte Uso de carpetas compartidas. Para obtener más información acerca de los ajustes de visualización, consulte la Sección 2.3.5, Personalización de ajustes de visualización de carpetas.

Publicación de un elemento en una carpeta compartida

  1. Haga clic en la carpeta compartida de su Lista de carpetas para abrirla.

  2. Haga clic en Archivo > Nuevo > Discusión/Nota.

    Si desea publicar un tipo de elemento diferente como, por ejemplo, una tarea, haga clic en Editar > Cambiar a y, a continuación, haga clic en un tipo de elemento.

  3. Escriba un asunto.

  4. Escriba el mensaje.

  5. Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos.

  6. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para responder a un elemento existente en una carpeta compartida, abra el elemento, haga clic en Responder, seleccione una opción de respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte la Respuesta a un elemento de una carpeta compartida para obtener más información.

Visualización de hilos de discusión en una carpeta compartida

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en una carpeta compartida.

    Mac: haga clic en una carpeta compartida mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades > Visualizar.

  3. Seleccione Hilo de discusión en la lista desplegable Ajuste.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Para expandir o contraer un hilo de discusión, haga clic en - y + junto al elemento de discusión original.

  6. Para desplazarse por diferentes discusiones, pulse Ctrl+Flecha izquierda o Ctrl+Flecha derecha.

Supresión de una carpeta compartida

Para suprimir una carpeta compartida a la que tenga acceso:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta

    Mac: haga clic en la carpeta mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí.