4.2 Envoi de tâches

Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies affichées dans l'Agenda. Lorsque vous assignez une tâche à un utilisateur, ce dernier peut l'accepter ou la refuser, mais tant qu'elle n'a pas été refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans la Liste des tâches de l'utilisateur et dans son Agenda.

Une fois qu'elle a été acceptée, la tâche s'affiche dans l'agenda à sa date de début. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'Agenda. Lorsque vous marquez une tâche comme étant terminée, elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda.

Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme Effectué(e). L'état « Effectué », indiquant la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, s'affiche dans la fenêtre Propriétés.

HINT:vous pouvez également créer une liste de contrôle non associée à votre Agenda. Dans ce type de liste de contrôle, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'une liste de contrôle.

Cette section contient les rubriques suivantes :

4.2.1 Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur Icône Tâche dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur liste déroulante Expéditeur, puis sélectionnez un nom.

  4. Saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

    ou

    Cliquez sur Icône Agenda pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

  5. Saisissez l'objet.

  6. Saisissez une priorité pour la tâche.

    La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple : A1, C2 ou B3. Les priorités de tâche sont facultatives.

  7. Saisissez une description pour la tâche.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée à cette tâche ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur Options d'envoi.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  8. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.2.2 Assignation d'une tâche à vous-même

  1. Cliquez sur la flèche située sur Icône de barre d'outils Tâche, puis cliquez sur Tâche publiée.

    ou

    Dans votre Agenda, ouvrez une vue comportant une Liste des tâches (par exemple, la vue Jour), cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la Liste des tâches.

  2. Saisissez l'objet du message.

  3. Saisissez une priorité pour la tâche.

    La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple : A1, C2 ou B3. Les priorités de tâche sont facultatives.

  4. Saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

    ou

    Si nécessaire, cliquez sur Icône Agenda pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

  5. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour cette tâche, via l'onglet Options d'envoi.

  6. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Les tâches publiées sont placées dans votre Agenda. Elles ne sont pas stockées dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

HINT:vous pouvez également créer une liste de contrôle non associée à votre Agenda. Dans ce type de liste de contrôle, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'une liste de contrôle.

4.2.3 Marquage des tâches comme étant effectuées

Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez la marquer comme étant effectuée. Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Elles sont identifiées par une coche. Les tâches inachevées sont affichées en rouge.

Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous réalisez que vous avez omis d'en effectuer une partie, vous pouvez désélectionner cet attribut. De cette manière, les tâches concernées apparaissent à la date du jour dans votre Agenda.

Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », GroupWise® envoie une notification à la personne qui est à l'origine de la tâche si celle-ci a sélectionné l'option correspondante dans les options d'envoi. L'état Effectué, y compris la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, est affiché dans la fenêtre Propriétés du créateur de la tâche.

Marquage d'une tâche comme étant effectuée

  1. Cliquez sur le dossier Agenda dans la Liste des dossiers.

  2. Cochez la case située à côté de la tâche.

    Désélectionnez cette case pour désélectionner une tâche désignée comme étant « effectuée ».

Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.

  3. Cliquez sur l'onglet Propriétés.