4.1 一般的なワークスペース管理

このセクションには、すべての種類のワークスペースに適用されるタスク情報が含まれています。

4.1.1 新しいワークスペースの作成

Micro Focus Vibeでは、適切な権限を持つすべてのワークスペースに新しいワークスペースを作成できます。

  1. 新しいワークスペースを作成するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［新規ワークスペース］をクリックします。

    ［新規ワークスペース］ページが表示されます。

  3. ページに必要な情報を指定します。

    ワークスペースタイトル: ワークスペースのタイトルを指定します。

    このフィールドを空のままにすると、ワークスペースは、ワークスペースというタイトルになります。

    ワークスペース: 作成するワークスペースのタイプを選択します。

    ワークスペースのタイプの選択時に追加で情報フィールドが表示された場合、そのフィールドにも入力します。

    チームメンバー: (オプション)このセクションは、チームワークスペースを作成する場合にのみ表示されます。このセクションを使用して、チームワークスペースのメンバーに含めるユーザとグループを指定します。

    ワークスペースフォルダ: このセクションを使用して、ワークスペースに含めるフォルダを選択します。

    通知: (オプション)チームメンバー全員に送信する通知メッセージを作成します。

    チームワークスペースを作成するのではない場合、このメッセージは親ワークスペースのすべてのチームメンバーに送信されます。

  4. ［OK］をクリックします。

4.1.2 ワークスペースの共有

Vibe内でのワークスペースの共有については、セクション 3.0, エントリ、フォルダ、およびワークスペースの共有を参照してください。

4.1.3 ワークスペースの変更

ワークスペースの作成後は、ワークスペースのタイトルおよび説明を変更したり、ワークスペースを表すアイコンを変更したり、ワークスペースに添付ファイルをアップロードしたりできます。

  1. 変更するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペースを編集］をクリックします。

  3. 目的に応じてワークスペースを変更し、［OK］をクリックします。

4.1.4 ワークスペースの削除

重要:ワークスペースを削除すると、ワークスペースとその中のすべてのフォルダとエントリが回復不能になります。それらは永久にVibeサイトから削除されます。

  1. 削除するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペースを削除］をクリックします。

    ［削除］ダイアログボックスが表示されます。

  3. (オプション)ワークスペースをごみ箱に移動するには、［ごみ箱に移動］を選択し、［OK］をクリックします。

    このオプションを選択すると、Vibeシステムから永久に削除することなく、現在の場所からワークスペースが除去されます。ワークスペースは、ごみ箱からのワークスペースの回復に説明されている方法で復元できます。

  4. (オプション)ワークスペースを永久に削除するには、［削除］を選択します。

    重要:削除した項目は回復できません。

  5. (オプション)ワークスペースにミラーリングされたフォルダが含まれている場合、フォルダのソースファイル、およびミラーリングされたフォルダのすべてのサブフォルダも削除できます。

    ミラーリングされたフォルダの操作に関する詳細については、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6上級ユーザガイド)』の「Working with Mirrored Folders (ミラーリングされたフォルダの操作)」を参照してください。

  6. ［OK］をクリックします。

4.1.5 ごみ箱からのワークスペースの回復

Vibeでは、以前にごみ箱に移動されたワークスペースを元の場所に復元できます。

  1. ごみ箱に移動される前にワークスペースがあったワークスペースに移動します。

    たとえば、［チームワークスペース］ディレクトリにあったチームワークスペースを復元するには、［チームワークスペース］ディレクトリに移動します。

    ヒント:Vibeサイトでごみ箱に移動されているすべての内容を表示するには、最上位のワークスペースに移動します。(デフォルトでは、これは［ホームワークスペース］ディレクトリです。)

  2. ［ナビゲーション］パネルで［ごみ箱］フォルダをクリックします。

    または

    ［アクション］ツールバーで［表示］>［ごみ箱を表示］をクリックします。

    ［ごみ箱］ページには、すべてのワークスペース、フォルダ、および現在のワークスペースの中または以下で削除されたエントリが表示されます。パージされた項目は回復不可能なので表示されません。

  3. 復元するワークスペースを選択します。また、復元するワークスペースが含まれる任意のフォルダを選択します。

  4. ［復元］をクリックします。

    ワークスペースと選択した任意のフォルダは、前の場所に復元されます。

復元の詳細については、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6上級ユーザガイド)』の「Restoring Items from the Trash (ごみ箱からの項目の復元)」を参照してください。

4.1.6 ワークスペースのコピー

メモ:ワークスペースをコピーする場合、ワークスペース内の項目(ワークスペース、フォルダ、およびエントリ)のうち、表示する権限のあるものだけがコピーされます。ワークスペースが新しい場所にコピーされると、コピー元のワークスペースのアクセス権がコピー先に引き継がれます。

  1. コピーするワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペースをコピー］をクリックします。

    ［ワークスペースをコピー］ページが表示されます。

  3. ［宛先フォルダ］フィールドで、ワークスペースのコピー先となるワークスペース名の入力を開始し、ドロップダウンリストに表示されたワークスペース名をクリックします。

    または

    ［宛先フォルダ］フィールドの隣にある［参照］アイコン をクリックして、ワークスペースのコピー先となるワークスペースをブラウズして選択します。

  4. ［OK］をクリックします。

4.1.7 ワークスペースの移動

Vibeでは、適切な権限を持つ任意のフォルダまたはワークスペースにワークスペースを移動できます。

  1. 移動させたいワークスペースにナビゲートします。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペースを移動］をクリックします。

    ［ワークスペースを移動］ページが表示されます。

  3. ［宛先フォルダ］フィールドで、ワークスペースの移動先となるワークスペース名の入力を開始し、ドロップダウンリストに表示されたワークスペース名をクリックします。

    または

    ［宛先フォルダ］フィールドの隣にある［参照］アイコン をクリックして、ワークスペースの移動先となるワークスペースをブラウズして選択します。

  4. ［OK］をクリックします。

4.1.8 サブワークスペースの追加

Vibeでは、既存のワークスペースの内部にサブワークスペースを作成できます。

  1. サブワークスペースを追加するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［新規ワークスペース］をクリックします。

    ［新規ワークスペース］ページが表示されます。

  3. 情報を指定します。

    ワークスペースタイトル: ワークスペースのタイトルを指定します。

    このフィールドを空のままにすると、ワークスペースは、ワークスペースというタイトルになります。

    チームメンバー: (オプション)このセクションは、チームワークスペースを作成する場合にのみ表示されます。このセクションを使用して、チームワークスペースのメンバーに含めるユーザとグループを指定します。

    ワークスペース: 作成するワークスペースのタイプを選択します。

    ワークスペースのタイプの選択時に追加で情報フィールドが表示された場合、そのフィールドにも入力します。

    ワークスペースフォルダ: このセクションを使用して、ワークスペースに含めるフォルダを選択します。

    通知: (オプション)チームメンバー全員に送信する通知メッセージを作成します。

    チームワークスペースを作成するのではない場合、このメッセージは親ワークスペースのすべてのチームメンバーに送信されます。

  4. ［OK］をクリックします。

4.1.9 フォルダをワークスペースに追加

Vibeでは、いつでもワークスペースにフォルダを追加できます。

  1. 新しいフォルダを追加するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［新規フォルダ］をクリックします。

    ［新しいフォルダ］ページが表示されます。

  3. 次の情報を指定します。

    フォルダタイトル: フォルダのタイトルを指定します。

    タイトルを指定しない場合、フォルダにはデフォルトフォルダの名前が付けられます。たとえば、ディスカッションフォルダには［ディスカッション］という名前が付けられます。

    フォルダ: 作成するフォルダのタイプを選択します。

  4. ［OK］をクリックします。

4.1.10 ワークスペース用のアクティビティレポートの生成

Vibeでは、特定のワークスペースで発生したアクティビティに関するレポートを生成できます。

  1. アクティビティレポートの生成対象となるワークスペースに移動します。

  2. ［表示］>［アクティビティレポート］の順にクリックします。

    ［フォルダアクティビティ］ページが表示されます。

  3. 次の情報を指定します。

    アクティビティのレポート期間: アクティビティレポートを生成する日付範囲を選択します。

    ワークスペースまたはフォルダのアクティビティをレポート: フォルダ内で、表示、追加、変更、および削除が行われた回数を表示するには、このオプションを選択します。次のユーザのカテゴリ向けにレポートを生成できます。

    • チームメンバー: 個々のチームメンバーのワークスペースアクティビティのみを表示します。

    • すべてのユーザ: すべてのVibeユーザのワークスペースアクティビティを表示します。このオプションは、ワークスペース内でいずれかの種類のアクティビティを行った各ユーザの名前を表示します。

    • 概要: ワークスペースで発生したすべてのアクティビティの概要を表示します。このオプションは、個々のユーザは表示しません。

    ワークフロー状態のレポート: ワークフローのアクティビティを表示するには、このオプションを選択します。ワークフローが各状態で費やした時間を表示したり、現在それらの状態になっているエントリの数をそれぞれ表示したりできます。

    レポートするフォルダを選択: アクティビティレポートの生成対象となるフォルダを選択します。ワークスペースを選択すると、Vibeはワークスペース内のすべてのフォルダを含むアクティビティレポートを生成します。

  4. ［OK］をクリックします。

    Vibeにより、レポートがスプレッドシートとして起動されます。このスプレッドシート内のカラムに関する情報は、アクティビティレポートの生成を参照してください。

4.1.11 ワークスペースの共有権限の設定

デフォルトでは、ユーザのパーソナルワークスペースの外にあるワークスペースのコンテンツを共有できるように設定されていません。ワークスペースのコンテンツを共有できるようにするには、ワークスペースをそのように設定する必要があります。

ワークスペースの共有権限を設定する方法:

  1. 共有権限を設定するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペース共有権限］をクリックします。

    ［ユーザワークスペース共有権限の設定］ダイアログボックスが表示されます。

    選択したすべてのワークスペースに対して付与したい共有権限は、隣にある［許可］を選択し、付与したくない共有権限は、隣にある［クリア］を選択します。

    選択可能な共有権限は次のとおりです。

    内部ユーザ: 内部ユーザと項目を共有することをユーザに許可します。

    外部ユーザ: 組織外部のユーザと項目を共有することをユーザに許可します。

    組織外部のユーザは共有する項目へのリンクがある電子メール通知を受信し、それからVibeサイトにログインすることができます。詳細については、組織外の人との共有を参照してください。

    パブリック: 項目を公に利用可能にすることをユーザに許可します。これは、共有項目への正しいURLを知っていれば、だれでもVibeサイトにログインせずに共有項目にアクセスできるということです。

    この機能はVibe管理者により有効にされていなければなりません。

    ファイルリンク: Vibe内のファイルへのリンクを共有することをユーザに許可します。リンクを知っていれば、どのユーザでもそのファイルにアクセスできます。ただし、ファイルは［パブリック］エリアに表示されないため、ユーザがファイルにアクセスするにはリンクに直接アクセスしなければなりません。

    ファイルリンクの詳細については、ファイルへのリンクの配布を参照してください。

    付与された権限の再共有を許可する: ファイルまたはフォルダを共有する際に、ユーザは共有相手のユーザによるそのファイルまたはフォルダの再共有を可能にすることができます。共有を受けたユーザは、ファイルまたはフォルダを共有する管理権限を与えられている場合にのみ、そのファイルを共有できます。

    重要:このオプションを選択する場合は、ある項目に対するユーザのアクセス権が取り消されたとしても、それによってその項目の再共有を受けたユーザのアクセス権まで取り消されるわけではないことに注意してください。

    たとえば、ユーザAがある項目をユーザBと共有し、再共有権限を付与したとします。その後、ユーザBはその項目をユーザCと共有します。ユーザAがその項目に対するユーザBのアクセス権を取り消したとしても、ユーザCは共有項目へのアクセス権を引き続き保持します。

4.1.12 ワークスペースまたはフォルダの分かりやすいURLの定義

ワークスペースまたはフォルダの分かりやすいURLは、他のユーザがワークスペースまたはフォルダに移動しやすくします。

  1. URLを定義するワークスペースに移動します。

  2. ワークスペースタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ビュー、URL、およびコントロールの構成］をクリックします。

  3. ［シンプルなURLと電子メールアドレス］タブをクリックします。

  4. ［このフォルダまたはワークスペースの単純なURLを定義する］セクションで、［Define URL］ドロップダウンリストから事前定義されたグローバルキーワードの1つを選択します。

    サイト管理者でない限り、これらの事前定義されたグローバルキーワードの1つをURLの先頭に付ける必要があります。

  5. 表示されたフィールドで、フォルダまたはワークスペースの目的のURLを指定します。

  6. ［追加］>［閉じる］の順にクリックします。

定義したURLを削除するには、［現在定義されているURL］セクションでURLを選択して、［選択したURLを削除］をクリックします。

フォルダに対して分かりやすいURLを定義すると、ユーザがフォルダエントリを電子メールでフォルダに送信できるようにもなります(電子メール経由でエントリを受信するようにフォルダを設定するで説明されています)。

4.1.13 ワークスペースのデータクォータの設定

Vibe管理者は、ユーザが自分のワークスペースやフォルダに独自のデータクォータを設定することを許可します。詳細については、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6上級ユーザガイド)』の「Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (ワークスペースおよびフォルダのデータクォータの設定)」を参照してください。

4.1.14 ワークスペース表示のカスタマイズ

Vibeでは、ワークスペースのレイアウトをカスタマイズできます。詳細については、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6上級ユーザガイド)』の「Creating Custom Workspace Views (カスタムワークスペースビューの作成)」を参照してください。

4.1.15 ワークスペースのブランディング

ワークスペースのブランディングは、ワークスペースをよりユニークで特定できるようにする良い方法です。ワークスペースをブランディングすると、すべてのサブワークスペースとサブフォルダにそのブランドが適用されます。

ブランディングの詳細については、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Micro Focus Vibe 4.0.6上級ユーザガイド)』の「Branding a Folder or Workspace (フォルダまたはワークスペースのブランディング)」を参照してください。

4.1.16 ワークスペース内にYouTubeのビデオを表示

このセクションでは、ワークスペースの［説明］セクションにYouTubeのビデオを表示する方法について説明します。YouTubeのビデオをワークスペースの［ブランディング］セクションに表示するには、『Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide·(Micro·Focus·Vibe·4.0.6上級ユーザガイド)』の「Branding a Folder or Workspace·(フォルダまたはワークスペースのブランディング)」を参照してください。

ワークスペースの［説明］セクションにYouTubeのビデオを表示するには

  1. YouTubeのビデオを表示するワークスペースに移動します。

  2. フォルダタイトルの隣にある［設定］アイコン をクリックして、［ワークスペースを編集］をクリックします。

  3. 説明セクション内をクリックしてから、［挿入］ > ［メディア］の順にクリックしてください。

  4. ［一般］タブで、YouTubeにポストするビデオのURLを貼り付けます。

  5. YouTubeのデフォルトの寸法を維持するには、［寸法］フィールドに変更を加えないでください。

  6. ［OK］をクリックして、ビデオをワークスペースに表示します。

Vibe内でYouTubeのビデオを表示できるその他の場所の詳細については、フォルダエントリ内にYouTubeのビデオを表示を参照してください。