3.4 Gerenciando e-mails recebidos

3.4.1 Personalizando e-mails enviados ou recebidos

Ao enviar ou receber uma mensagem de e-mail, você pode abrir o controle deslizante de opções e clicar no menu suspenso Personalizar para adicionar informações pessoais ao e-mail. Você pode mudar o assunto, adicionar um lembrete, selecionar uma categoria e adicionar contatos associados à mensagem.

Mudando o assunto de um e-mail enviado ou recebido

Se você personalizar um assunto, o novo assunto será exibido na sua Caixa de Correio e no seu Calendário, assim como na Caixa de Correio e no Calendário de qualquer pessoa que esteja atuando como proxy para você. Se você mudar o assunto de um item em uma pasta compartilhada, outros usuários dessa pasta ainda verão o assunto original.

  1. Abra um item da sua Caixa de Correio, Itens Enviados ou Calendário.

  2. Clique no ícone de edição ao lado da linha do assunto e digite um novo assunto no campo Meu Assunto.

    Guia Personalizar da janela Tarefa de

Para ver o assunto original, abra o item e procure no campo Assunto do cabeçalho do item.

Quando você faz uma pesquisa com uma palavra específica no campo Assunto, os resultados da pesquisa mostrarão os itens cujo assunto original ou assunto personalizado contém essa palavra. Ao criar uma pesquisa avançada, use o campo Assunto para pesquisar o assunto original e use o campo Meu Assunto para pesquisar o assunto personalizado.

Quando você cria uma regra que procura uma palavra específica no campo Assunto, a regra só procura no assunto original.

Adicionando um lembrete a um e-mail enviado ou recebido

Quando você adiciona um lembrete a um e-mail enviado ou recebido, ele fica visível a você e a qualquer pessoa que age como seu proxy. É possível ver o lembrete apenas quando você abre o e-mail e usa o menu suspenso Personalizar no controle deslizante de opções.

  1. Abra um item de sua Caixa de Correio, Itens Enviados ou Calendário.

  2. Abra o controle deslizante de opções e clique no menu suspenso Personalizar.

  3. No campo Meus Lembretes, digite o lembrete. O lembrete é gravado automaticamente quando você sai do menu suspenso Personalizar.

Anexando um arquivo a um item enviado ou recebido

Você pode adicionar um anexo pessoal a itens enviados ou recebidos. O anexo só fica visível para você e não é enviado na resposta nem no encaminhamento de um item.

Para anexar um arquivo a um item:

  1. Clique o botão direito do mouse na janela do anexo e clique em Anexar Arquivo Pessoal.

  2. Procure e selecione o(s) arquivo(s) que você deseja anexar.

    Para remover um arquivo anexado, clique o botão direito do mouse no anexo e clique em Apagar Arquivo Pessoal.

  3. Clique em OK.

Você também pode arrastar e soltar um anexo na janela de anexos.

Mover ou apagar um arquivo em um disco ou unidade de rede não afeta um arquivo que tenha sido anexado a um item.

Se você apagar um arquivo anexado, ele não será apagado da unidade de rede nem do disco; ele apenas será removido da lista de anexos.

Atribuindo uma categoria a um e-mail enviado ou recebido

As categorias ajudam você a organizar seus itens. Você pode atribuir uma categoria a qualquer item, incluindo os contatos enviados ou recebidos. Crie e adicione categorias e atribua a cada uma delas uma cor de identificação. As cores são exibidas na Lista de Itens do Calendário.

Para obter informações adicionais sobre como atribuir uma categoria a um item, consulte Atribuindo categorias a itens.

Adicionando um contato a um e-mail enviado ou recebido

Quando você adiciona um contato a um e-mail enviado ou recebido, o e-mail é associado ao contato adicionado. Isso é útil para ver o histórico de determinado contato, já que o e-mail é exibido no histórico do contato, mesmo que ele não tenha enviado o e-mail. Para obter informações adicionais sobre o histórico de contatos, consulte Vendo todas as correspondências com um contato.

É possível adicionar usuários como contatos a um e-mail durante a composição do e-mail, conforme descrito em Adicionando contato a um e-mail.

Para adicionar um contato a um e-mail que já tenha sido enviado ou recebido:

  1. Abra um item de sua Caixa de Correio, Itens Enviados ou Calendário.

  2. Abra o controle deslizante de opções e clique no menu suspenso Personalizar.

  3. No campo Contatos, digite o nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique no ícone do Seletor de > Endereços ao lado do campo Contatos. Clique duas vezes em cada usuário e clique em OK.

3.4.2 Mudando o e-mail para outro tipo de item

É possível converter um item da Caixa de Correio em outro tipo de item. Por exemplo, você pode transformar uma mensagem de correio da Caixa de Correio em um compromisso do Calendário. O novo compromisso inclui todas as informações da mensagem de correio (como as listas Para, CC e CCO, o assunto e o texto da mensagem) aplicáveis ao compromisso.

Quando você transforma uma mensagem de correio ou um recado em outro tipo de item (como um compromisso ou uma tarefa), o item original é removido da Caixa de Correio e o novo item é adicionado ao local apropriado, como o Calendário.

Quando você muda um item, o GroupWise mostra a tela de item padrão selecionada em Opções de Ambiente.

  1. Em sua Caixa de Correio, clique no item que você deseja mudar.

  2. Clique em Editar > Mudar Para e, em seguida, clique em um tipo de item.

    ou

    Clique em Editar > Mudar Para > Mais e clique no tipo de item. É possível escolher itens pessoais ou de grupo.

    Os itens pessoais são enviados diretamente ao seu Calendário. Itens de grupo são enviados para as Caixas de Correio de indivíduos e grupos para os quais a mensagem é enviada.

  3. Digite as informações necessárias.

  4. Clique em Enviar ou Publicar na barra de ferramentas.

Quando você transforma uma mensagem de correio ou um recado em outro tipo de item (como um compromisso ou uma tarefa), o item original é removido da Caixa de Correio e o novo item é adicionado ao local apropriado, como o Calendário.

3.4.3 Gravando e-mails recebidos em disco ou na biblioteca do GroupWise

Além de permanecerem na sua Caixa de Correio e no Calendário, os itens gravados são copiados para o local especificado. Os itens gravados no disco podem ser gravados como arquivo de texto, arquivo rich text ou mensagem da Internet. Os anexos são gravados em seus formatos originais.

  1. Na Caixa de Correio ou no Calendário, clique no item que deseja gravar e, em seguida, clique em Arquivo > Gravar Como.

  2. Pressione a tecla Ctrl e clique no item e nos anexos a serem gravados.

  3. Opte por gravar o item em disco ou em uma Biblioteca do GroupWise.

  4. No campo Nome do Arquivo, digite o nome de arquivo do item.

    ou

    No campo Assunto, digite o nome do assunto.

  5. Para gravar o item em um local diferente do que está mostrado, navegue até o local desejado.

    ou

    Para gravar o item em outra biblioteca do GroupWise, clique na lista suspensa e selecione o nome da biblioteca.

  6. Se você está gravando na Biblioteca do GroupWise, verifique se a opção Definir propriedades usando valores padrão está selecionada, a não ser que você queira especificar as propriedades do documento neste momento.

  7. Clique em Gravar e em Fechar.

Arrastando e soltando e-mails

Você pode arrastar e soltar um item de dentro do GroupWise para o local em que deseja gravar o arquivo. Por exemplo, é possível arrastar e soltar uma mensagem até uma pasta de projeto na área de trabalho do Windows ou em outro cliente de e-mail.

Arquivos que você arrasta e solta são gravados em um dos dois formatos: um atalho para a mensagem original no formato .gwi ou uma cópia da mensagem original no formato .eml.

Para mudar o formato:

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Ambiente, depois clique na guia Ações Padrão.

  3. Em Arrastar mensagem para área de trabalho, selecione Criar um atalho (.gwi) ou Criar uma cópia (.eml).

3.4.4 Apagando e-mails

Utilize Apagar para remover itens selecionados da Caixa de Correio.

Você também pode utilizar Apagar para recolher itens enviados. Você poderá recolher mensagens de correio e recados se esses itens não tiverem sido enviados para a Internet ou se os destinatários não os tiverem lido. Também é possível recolher compromissos, lembretes e tarefas a qualquer momento. Para obter informações sobre como recolher itens enviados, consulte a Seção 3.2.3, Recolhendo e-mails enviados.

Se você receber mensagens indesejadas que exijam exclusões manuais frequentes, convém configurar o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas. Consulte Gerenciando e-mails indesejados (spam) para obter mais informações.

Para apagar itens da sua caixa de correio:

  1. Na Janela Principal, selecione um ou mais itens e pressione a tecla Delete.

  2. Se você apagar um item enviado, a caixa de diálogo Apagar Item será exibida. Selecione a opção Apagar de apropriada e clique em OK.

    Você pode escolher uma destas opções:

    • Minha Caixa de Correio

    • Caixa de Correio do Destinatário

    • Todas as Caixas de Correio

Se você apagar uma referência de documento de sua Caixa de Correio, apenas a referência será apagada. O documento permanecerá na biblioteca.

Os itens apagados são movidos para o Lixo, onde permanecem até que ele seja esvaziado.

3.4.5 Vendo o thread de discussão de um e-mail

Os threads de discussão mostram a discussão de e-mail de um item original e todas as suas respostas agrupadas em ordem hierárquica. Quando você vê o thread de discussão de um e-mail recebido, uma lista de todas as mensagens enviadas e recebidas é exibida acima da mensagem de e-mail.

  1. Clique duas vezes em um item que você deseja ver.

  2. Clique na guia Thread de Discussão.

3.4.6 Exibindo apenas mensagens não lidas

Para ver rapidamente todas as mensagens não lidas, é possível criar uma pasta que mostre apenas as mensagens não lidas. Para obter mais informações, consulte Criando uma pasta que exiba itens não lidos.

3.4.7 Vendo a origem das mensagens externas

Quando você recebe ou envia mensagens para sistemas externos e a partir deles, é possível ver a origem da mensagem. A origem inclui todos os dados contidos na mensagem.

  1. Clique duas vezes no item recebido de uma origem externa.

  2. Clique na guia Origem da Mensagem.

3.4.8 Arquivando e fazendo backup de e-mails

Os e-mails se acumulam rapidamente. Consulte o Seção 16.0, Fazendo a manutenção do GroupWise para conhecer as estratégias de gerenciamento de longo prazo.