2.3 Usando pastas para organizar a Caixa de Correio

DICA:ícone Encontrar em Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Managing the Folder List (Gerenciando a lista de pastas).

Utilize pastas para armazenar e organizar itens. Por exemplo, você pode agrupar todos os itens relacionados a determinada tarefa ou assunto.

Por padrão, os itens na caixa de correio são apagados e arquivados apenas quando você escolhe fazer isso. No entanto, o administrador do GroupWise pode mudar essa funcionalidade para apagar ou arquivar as mensagens após determinado período de tempo. Para garantir que o itens não sejam apagados, é possível arquivá-los manualmente. Para obter informações sobre como arquivar itens do GroupWise, consulte a Seção 16.3, Arquivando e-mails.

2.3.1 Compreendendo as listas de pastas

Todas as pastas são subpastas da sua Pasta pessoal. Clique em + e em - para expandir e comprimir pastas em uma lista de pastas. É possível exibir qualquer um dos três tipos diferentes de listas de pastas:

Lista de Pastas Completa

A Lista de Pastas Completa exibe todas as pastas que você tem. A Lista de Pastas Completa padrão tem esta aparência:

Figura 2-1 Lista de pastas

O número de itens não lidos é mostrado entre parênteses ao lado de todas as pastas (com exceção das pastas compartilhadas). Ao lado da pasta Itens Enviados, o número entre parênteses mostra quantos itens estão pendentes para serem enviados do modo de Cache ou Remoto.

Você pode organizar os itens nas pastas movendo-os ou vinculando-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro. Quando você vincula um item a uma pasta, ele continua existindo em sua pasta original e também aparece na nova pasta. Quando você muda um item vinculado, ele também muda nas outras pastas. Se um item estiver vinculado a várias pastas e você apagar o item original, as cópias contidas nas outras pastas não serão apagadas.

Você pode definir um conjunto de propriedades diferente para cada pasta de sua Caixa de Correio. Por exemplo, é possível classificar os itens de uma pasta por data e os de outra pasta por empresa.

Lista de Pastas Simples

A Lista de Pastas Simples é sensível ao contexto. Ela exibe as pastas relativas à pasta em que você está trabalhando atualmente. Veja a seguir as Listas de Pastas Simples sensíveis ao contexto:

  • Calendário: Exibe uma lista de todos os calendários. A partir daqui, você pode optar por exibir o conteúdo de um calendário no calendário principal. Além disso, é possível mudar a cor de um calendário.

  • Contatos: Exibe uma lista de todos os blocos de endereços pessoais. Por padrão, a pasta Contatos principal é o bloco de endereços Contatos Frequentes.

  • Documentos: Exibe uma lista das suas bibliotecas de documentos. Por padrão, a pasta Documentos principal é sua biblioteca de documentos padrão.

  • NNTP: Exibe uma lista de grupos inscritos no grupo de discussão.

  • Alimentações do GroupWise: Exibe uma lista dos feeds RSS que você assinou.

  • Favoritos: É exibido sempre que você está fora da pasta Calendário, Contatos, Documentos, de qualquer pasta NNTP ou de feeds RSS. A Lista de Pastas Simples Favoritos permite copiar pastas para a lista de pastas para tornar o acesso mais rápido.

Lista de Pastas Favoritos

A Lista de Pastas Favoritos permite adicionar as pastas normalmente usadas à Lista de Pastas Simples para agilizar o acesso. Isso é útil quando você arrasta e solta itens na lista de pastas. As pastas dessa lista são exibidas na ordem em que são acessadas com mais frequência.

Quando você exibe a Lista de Pastas Favoritos, as pastas usadas mais recentemente também são exibidas em uma lista separada, na seção Pastas Usadas Recentemente. São exibidas até 15 pastas que você acessa com mais frequência, na parte superior desta seção. Se você parar de acessar uma pasta que esteja nessa lista, ela eventualmente será removida da lista. As pastas exibidas na Lista de Pastas Favoritos não aparecem na seção Pastas Usadas Recentemente.

Figura 2-2 Lista de Pastas Favoritos

2.3.2 Exibindo as listas de pastas

Organizando as listas de pastas

  1. Clique na seta suspensa Lista de Pastas .

  2. Selecione uma ou mais listas de pastas: Favoritos, Simples ou Completa.

  3. Se você tiver selecionado mais de um tipo de lista de pastas, clique novamente na seta suspensa Lista de Pastas e depois clique em Escolher Ordem.

  4. Mova as listas de pastas para a ordem em que deseja exibi-las e clique em OK.

  5. Dimensione as listas de pastas conforme necessário.

Compilando a Lista de Pastas Favoritos

Há duas formas de adicionar pastas à Lista de Pastas Favoritos:

  • Clique o botão direito do mouse em qualquer pasta localizada em sua caixa de correio e selecione Adicionar aos Favoritos.

  • Selecione várias pastas a serem adicionadas à Lista de Pastas Favoritos.

Para selecionar várias pastas de forma adequada:

  1. Clique o botão direito do mouse na Pasta Favoritos e clique em Escolher Favoritos.

  2. Selecione as pastas a serem adicionadas ou removidas.

  3. Clique em OK.

Reorganizando as pastas

  1. Clique em Editar > Pastas.

    Caixa de diálogo Pastas

Na caixa de diálogo Pastas, você pode criar, apagar, renomear e mover pastas.

Colocando uma lista de pastas em ordem alfabética

  1. Clique o botão direito do mouse em sua pasta Pessoal ou Gabinete.

  2. Clique em Classificar Subpastas.

Fechando a lista de pastas

Você pode fechar a Lista de Pastas para deixar mais espaço para outras telas, como Calendário, na Janela Principal. Isso é conveniente quando você acessa suas pastas por meio da Barra de Navegação. Para ocultar ou mostrar a Lista de Pastas, clique em Ver > Lista de Pastas.

Se a Lista de Pastas não estiver exibida e você arrastar e soltar um item no local da pasta, a Lista de Pastas aparecerá para você arrastar e soltar o item nela.

2.3.3 Trabalhando com pastas

Criar uma nova pasta

  1. Clique o botão direito do mouse na Lista de Pastas

  2. Selecione Nova Pasta

  3. Digite um nome para a Nova Pasta

Se você criar uma pasta e depois decidir colocá-la em uma posição diferente, arraste-a para a nova posição na Lista de Pastas.

Criando uma pasta específica

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Selecione o tipo de pasta na lista de opções e clique em Avançar.

  3. Digite o nome e a descrição da nova pasta.

  4. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Avançar.

  5. Especifique as configurações de tela para a pasta e clique em Concluir.

Movendo uma pasta

  1. Arraste e solte a pasta no local desejado na sua estrutura de pastas.

Consulte também Reorganizando as pastas.

Renomeando uma pasta

  1. Na Lista de Pastas, clique o botão direito do mouse na pasta e clique em Renomear.

  2. Digite um novo nome para a pasta.

Você não pode renomear as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo.

Apagando uma pasta

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta que deseja apagar e clique em Apagar.

  2. Clique em Sim para confirmar a exclusão.

Você não pode apagar as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo. Você só poderá apagar a pasta Mensagens Indesejadas se o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas tiver sido desabilitado.

Para apagar uma pasta compartilhada com você, clique o botão direito do mouse na pasta, clique em Apagar e, em seguida, clique em Sim.

Apagando várias subpastas ao mesmo tempo

É possível apagar várias pastas contidas em outra pasta.

  1. Abra a pasta que contém as subpastas.

  2. Na lista de itens, selecione as subpastas que deseja apagar.

  3. Clique o botão direito do mouse nas pastas selecionadas, depois clique em Apagar.

  4. Selecione se deseja apagar apenas os itens das pastas ou os itens e as pastas, depois clique em OK.

Protegendo pastas e itens

É possível proteger os itens nas pastas para que não sejam removidos quando houver limpeza automática ou arquivamento automático. Essa opção deve ser habilitada pelo administrador do GroupWise para que você possa proteger pastas e itens. Quando você protege uma pasta, um pequeno ícone de escudo aparece na parte inferior direita do ícone da pasta. Os itens não exibem nenhuma notificação de que estão protegidos. Se você mover um item para fora da pasta protegida, não receberá um aviso solicitando para habilitar a proteção do item, a menos que você mova o item enquanto estiver na tela de pesquisa.

Protegendo uma pasta

  1. Clique o botão direito do mouse em uma pasta e clique em Propriedades.

  2. Na guia Geral, selecione Proteger itens nesta pasta da limpeza automática.

  3. Clique em OK.

Protegendo um item

  1. Clique o botão direito do mouse em um item.

  2. Clique em Proteger da Limpeza Automática.

2.3.4 Gerenciando listas de itens em pastas

Habilitando etiquetas do grupo para uma pasta

As etiquetas de grupo organizam uma lista de itens com base no tipo de item exibido. Por exemplo, na pasta Caixa de Correio, as etiquetas de grupo separam os itens com base na data de recebimento deles.

  1. Clique o botão direito do mouse em uma pasta e clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir.

  3. Selecione Mostrar Etiquetas do Grupo.

  4. Clique em OK.

Para comprimir ou expandir as Etiquetas de Grupo, clique no sinal + ou - ao lado da etiqueta.

Habilitando visualizações de mensagens para uma pasta

Uma visualização da mensagem mostra duas linhas da mensagem. Não é possível configurar o número de linhas exibidas.

  1. Clique o botão direito do mouse em uma pasta e clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir.

  3. Selecione Visualização da Mensagem.

  4. Clique em OK.

Usando colunas

A Lista de Itens em uma pasta divide-se em colunas. Cada coluna exibe informações sobre os itens da lista. Por exemplo, colunas diferentes exibem o assunto dos itens, a data em que foram enviados etc. Você pode personalizar a exibição de colunas para cada pasta.

Movendo uma coluna

Arraste uma coluna para uma nova posição no cabeçalho de coluna.

DICA:Você também pode clicar o botão direito do mouse no título da coluna, clicar em Mais colunas, clicar em um nome de coluna na caixa Colunas selecionadas e depois clicar em Abaixo ou Acima.

Redimensionando uma coluna

Arraste a borda do cabeçalho da coluna para ampliar ou estreitar a coluna.

Adicionar coluna

  1. Clique o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna.

  2. Clique na coluna que deseja adicionar.

    ou

    Clique em Mais Colunas.

    1. Na lista Colunas disponíveis, selecione uma ou mais colunas e clique em Adicionar.

    2. Use Acima e Abaixo para posicionar as novas colunas em relação às colunas existentes.

    3. Clique em OK.

Classificando por uma coluna

  1. Clique na pasta que contém os itens a serem classificados.

  2. Clique em Ver > Configurações de Tela > Ordenar.

    Caixa de diálogo Ordenar

  3. Clique na propriedade a ser usada para classificação dos itens na caixa de listagem.

  4. Clique em Crescente para ordenar de A a Z.

    ou

    Clique em Decrescente para ordenar de Z a A.

  5. Clique em OK.

Você também pode ordenar a Lista de Itens clicando no cabeçalho de uma coluna. Para reverter a ordem, clique no cabeçalho da coluna outra vez.

Remover coluna

Arraste o título da coluna para fora da barra de cabeçalho de colunas.

Movendo ou vinculando um item a outra pasta

Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro. Quando você vincula um item a uma pasta, ele continua existindo em sua pasta original e também aparece na nova pasta. Quando você muda um item vinculado, ele também muda nas outras pastas.

  1. Arraste um item da Lista de Itens para a pasta desejada.

    Pressione a tecla Alt enquanto arrasta o item para removê-lo de todas as pastas às quais ele estava vinculado e colocá-lo apenas nessa pasta.

    Pressione a tecla Ctrl enquanto arrasta o item para vinculá-lo a essa pasta.

DICA:Você também pode clicar em um item, clicar em Editar > Mover/Vincular a Pastas, selecionar as pastas para as quais o item será movido ou vinculado e clicar em Mover ou Vincular. Selecione Apagar links antigos para remover o item de todas as pastas às quais ele estava vinculado anteriormente e colocá-lo na pasta selecionada.

Se o item movido for uma pasta, e uma pasta com o mesmo nome já existir na nova localização, uma caixa de diálogo será aberta para que você mude o nome da pasta que está sendo movida.

Se você apagar o item original, as cópias contidas em outras pastas serão mantidas.

Mudando as opções de leitura de item

Você tem a opção de exibir as pastas pelo primeiro item não lido ou pelo último item lido. Contudo, se a pasta contiver um grande número de itens, poderá demorar um pouco para que o conteúdo da pasta seja exibido.

Para selecionar a primeira opção de leitura padrão para a pasta:

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta que será modificada.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Na guia Geral, selecione Selecionar primeiro item não lido quando a pasta for aberta.

    Se você anular a seleção de Selecionar primeiro item não lido quando a pasta for aberta, a pasta exibirá o último item lido.

  4. Clique em OK.

2.3.5 Personalizando as configurações de tela de pasta

As configurações de tela determinam como o GroupWise exibe informações em determinada pasta. Por exemplo, a Pasta pessoal tem uma configuração de tela padrão que contém a lista de pastas e painéis. Essas configurações são gravadas no banco de dados do GroupWise para ficarem disponíveis mesmo que você mude de máquina. Você pode fazer seleções em uma lista padrão de configurações de tela predefinidas ou personalizar suas próprias configurações de exibição.

Compreendendo as configurações básicas de tela de pasta

É possível exibir os itens da Caixa de Correio de várias maneiras, dependendo de como você deseja organizar as informações.

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta para a qual deseja mudar as configurações de tela e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir e, em seguida, clique em Mais Config. Tela.

  3. Selecione a configuração de exibição na lista suspensa Ver por.

    É possível selecionar dentre as seguintes configurações:

  4. Clique duas vezes em OK.

Detalhes

A opção Detalhes mostra uma lista de itens e informações sobre eles organizadas em colunas, como Assunto, Data, CC, Prioridade, Tipo de Documento, Data de Vencimento, Tamanho, Número da Versão e muitas outras categorias. Detalhes será a tela padrão da Caixa de Correio se você não tiver mudado as propriedades da sua Caixa de Correio. Para obter informações sobre como adicionar ou reorganizar colunas, consulte Usando colunas.

Figura 2-3 Tela de detalhes

Thread de discussão

A opção Threads de Discussão mostra a discussão por e-mail de um item original e todas as respostas correspondentes agrupadas em ordem hierárquica.

Figura 2-4 Tela do Thread de Discussão

Por padrão, somente os itens recebidos e os que estão na pasta são exibidos em um thread de discussão. Você pode adicionar outros tipos de itens à pasta para serem vistos no thread de discussão. Por exemplo, os itens enviados podem ser adicionados à pasta para concluir o thread de discussão.

Para exibir os itens enviados em um thread de discussão:

  1. Clique o botão direito na pasta que está exibindo os threads de discussão e clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir e, em seguida, clique em Mais Config. Tela.

  3. Selecione Enviado em Escolher origem do item.

  4. Clique em OK duas vezes e especifique um nome para a configuração de exibição.

  5. Clique em OK.

Painéis

Um painel exibe uma tela personalizada de informações no GroupWise. Por exemplo, a tela Home padrão inclui o painel Mensagens Não Lidas, que exibe uma lista dos itens não lidos. O painel Lista de Tarefas é outro painel padrão na tela Home. Esse painel exibe os itens contidos na pasta Lista de Tarefas.

Como Calendário

A tela Como Calendário exibe todos os itens programados que foram gravados em uma pasta específica. Essa opção é útil quando você organiza todos os seus compromissos e outros itens de um projeto específico em uma pasta.

Como Lista de Tarefas

A tela como Lista de Tarefas exibe a área Lista de Tarefas na parte superior da Lista de Itens, na qual é possível criar uma Lista de Tarefas dos itens em sua Lista de Itens. Cada item arrastado para a área Lista de Tarefas é exibido com uma caixa de seleção para que você possa marcá-lo totalmente. É possível designar datas de vencimento, prioridades etc. aos itens da Lista de Tarefas. Qualquer item movido para a área Lista de Tarefas também é exibido na pasta Lista de Tarefas da Lista de Pastas.

Para obter mais informações sobre como criar uma Lista de Tarefas, consulte a Seção 5.4.1, Designando uma tarefa.

Mudando ou apagando configurações de tela de pasta

Você pode controlar o nome que aparece na lista suspensa Exibir, a origem dos itens na pasta, a exibição da coluna e a ordem em que os itens aparecem na pasta. As configurações de tela são definidas no nível da pasta. Se você quiser usar as mesmas configurações de tela para várias pastas, grave essas configurações e use-as para as outras pastas.

  1. Clique o botão direito do mouse em qualquer pasta da Lista de Pastas e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir.

  3. Clique na configuração de tela a ser modificada na lista suspensa Nome da configuração.

  4. Faça as mudanças desejadas nas configurações de tela na caixa de diálogo.

  5. Clique em Gravar Como, mude o nome das configurações de tela conforme o necessário e, em seguida, clique em OK.

  6. Para apagar a configuração de tela de uma pasta, clique na configuração de tela e, em seguida, clique em Apagar.

  7. Clique em OK.

Gravando suas configurações de tela

Depois que você tiver personalizado suas configurações de tela da maneira que desejar, poderá gravá-las para uso futuro. As configurações de tela são gravadas no banco de dados do GroupWise para que possam segui-lo em qualquer máquina.

  1. Clique em Ver > Configurações de Tela > Gravar Atual.

Selecionando configurações de tela gravadas para uma pasta

É possível escolher de uma variedade de configurações de exibição padrão ou a partir de configurações de exibição já gravadas.

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta cujas configurações de exibição você deseja mudar e clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Exibir.

  3. Na lista suspensa Nome das configurações, selecione o nome da configuração de exibição.

  4. (Opcional) Digite uma descrição da pasta.

  5. Defina as configurações restantes desejadas.

  6. Clique em OK.

Enviando uma configuração de exibição

É possível enviar uma configuração de tela como anexo para destinatários de e-mail. Se o destinatário for um usuário do GroupWise, ele poderá importar a configuração e selecioná-la em uma lista de configurações de exibição padrão. Isso é útil, por exemplo, quando você deseja que toda a sua empresa tenha o mesmo layout da pasta Home.

As configurações de tela são enviadas como anexo com o formato de arquivo .gws.

  1. Selecione a pasta para a qual deseja enviar as configurações de exibição.

  2. Clique em Ver > Configurações de Tela > Enviar Atual.

    A mensagem de e-mail aparece com as configurações iguais às do anexo.

  3. Na caixa Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, clique para adicionar as caixas Cc ou Co e digite os nomes de usuário nas caixas CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e clique em OK.

  4. Para mudar o nome De (para outra conta ou proxy), clique em De:, depois clique em um nome.

  5. Digite um assunto.

  6. Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, por exemplo, tornar essa mensagem de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc., clicando na guia Opções de Envio.

  7. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Importando uma configuração de exibição

É possível importar uma configuração de exibição do GroupWise de outro sistema GroupWise, mesmo que você não esteja no mesmo sistema. Isso é útil, por exemplo, quando você deseja que toda a sua empresa tenha o mesmo layout da pasta Home.

É necessário que você tenha uma mensagem contendo um anexo com o formato de arquivo .gws.

  1. Em uma mensagem que contenha um anexo de configurações de tela do GroupWise, clique o botão direito do mouse no anexo na janela de anexos.

  2. Clique em Importar Configurações de Tela.

    A configuração de exibição é adicionada à sua lista de configurações de exibição disponíveis. Para obter informações sobre como selecionar uma configuração de exibição, consulte Selecionando configurações de tela gravadas para uma pasta.

2.3.6 Noções básicas sobre pastas Resultados da Pesquisa

A pasta Resultados da Pesquisa é uma pasta que mostra os resultados de uma consulta. Quando você abre a pasta, o GroupWise examina os critérios de pesquisa definidos para a pasta, procura tudo o que está especificado e mostra, na Lista de Itens, tudo o que encontrou. É possível realizar ações em itens na pasta Resultados da Pesquisa da mesma forma que em qualquer pasta, como abrir, encaminhar, imprimir, copiar, mover ou apagá-los. O item original permanece armazenado na pasta em que a pesquisa o encontrou, e as ações também são realizadas nele. Isso significa que, se você mover ou apagar um item de uma pasta Resultados da Pesquisa, o item será apagado da Lista de Itens e da localização original.

Você poderá ver a pasta na qual cada item foi originado se abrir a pasta Resultados da Pesquisa e examinar as colunas de informações mostradas na Lista de Itens. A coluna Pasta relaciona os locais onde cada item está realmente armazenado.

Você pode criar suas próprias pastas Resultados da Pesquisa e definir os critérios de pesquisa desejados, como todos os itens de determinado endereço ou todos os itens que contêm determinada palavra na linha Assunto. Se preferir, você pode criar uma pasta Resultados da Pesquisa que exiba todos os itens não lidos.

Criando uma pasta Resultados da Pesquisa

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Clique na pasta Resultados da pesquisa.

  3. Para criar uma pasta Resultados da Pesquisa com seus próprios critérios de pesquisa, clique na Pasta resultados da pesquisa personalizada e, em seguida, clique em Próximo.

    ou

    Para criar uma pasta Resultados da Pesquisa com base em Pesquisa por Exemplo, clique em Pasta personalizada da pesquisa por exemplo e, em seguida, clique em Próximo.

    ou

    Se quiser usar uma pasta Resultados da Pesquisa predefinida como um gabarito para criar uma pasta personalizada, clique na Pasta resultados da pesquisa predefinida, selecione a pasta predefinida na qual a sua pasta será baseada (por exemplo, Itens Enviados) e selecione Modificar pasta resultados da pesquisa predefinida e clique em Próximo.

  4. Digite o nome e a descrição da sua pasta.

  5. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  6. Especifique os critérios da pesquisa, os critérios da pesquisa por exemplo ou as informações para os itens que deseja localizar.

  7. Se você não desejar que a pasta atualize os resultados sempre que for aberta, anule a seleção de Encontrar novos itens correspondentes ao abrir a pasta.

  8. Clique em Avançar.

  9. Especifique quaisquer configurações de tela que desejar para essa pasta e clique em Concluir.

Criando uma pasta que exiba itens não lidos

Um uso comum para as pastas Resultados da Pesquisa é criar uma pasta que exiba todos os itens não lidos.

Para criar uma pasta Resultados da Pesquisa que exiba os itens não lidos:

  1. Clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Selecione Pasta de Resultados da Pesquisa e depois selecione Pasta de resultados da pesquisa personalizada.

  3. Clique em Avançar.

  4. No campo Nome, especifique um nome para a pasta, como Itens Não Lidos e depois clique em Avançar.

  5. No campo Pesquisar em, selecione todas as pastas de onde deseja que sejam exibidos os itens não lidos.

  6. Clique em Pesquisa Avançada.

  7. Na primeira lista suspensa, selecione Status do Item; na segunda lista suspensa, selecione Não Incluir e na terceira lista suspensa, selecione Ler.

  8. Clique em OK e depois clique em Avançar > Concluir.

2.3.7 Utilizando pastas compartilhadas

Compreendendo as pastas compartilhadas

Uma pasta compartilhada é igual a qualquer outra pasta do Gabinete; a exceção é que outras pessoas têm acesso a ela, e ela também aparece em seus Gabinetes. Você pode criar pastas compartilhadas ou compartilhar pastas pessoais existentes no Gabinete. Escolha com quem deseja compartilhar a pasta e quais direitos serão concedidos a cada usuário. Os usuários poderão, então, publicar mensagens na pasta compartilhada, arrastar itens existentes para a pasta e criar threads de discussão.

Quando você compartilha uma pasta, todas as subpastas são automaticamente compartilhadas por padrão. A quantidade máxima de subpastas que podem ser incluídas em uma única pasta compartilhada é 400.

Não é possível compartilhar pastas do sistema, o que inclui as pastas Caixa de Correio, Calendário, Documentos, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento, Mensagens Indesejadas e Lixo.

Figura 2-5 Tela de pasta compartilhada

Se você colocar um documento em uma pasta compartilhada, as pessoas que tiverem direitos nessa pasta não receberão automaticamente direitos para editar o documento. Para que possam editar o documento, você deverá conceder a elas o direito Editar na guia Compartilhamento de Documentos.

Você pode compartilhar pastas pessoais com outros usuários. Os destinatários da pasta pessoal recebem uma notificação explicando que você compartilhou a pasta com eles. Esses destinatários podem aceitar ou recusar a pasta.

Nos modos Remoto e de Cache, as mudanças em pastas compartilhadas são atualizadas sempre que você se conecta com o sistema GroupWise master.

Compartilhando uma pasta existente ou a árvore de pastas com outros usuários

  1. Na Lista de Pastas, clique o botão direito do mouse na pasta que deseja compartilhar e clique em Compartilhar.

  2. Selecione Compartilhado com.

  3. No campo Nome, comece a digitar o nome de um usuário ou clique no botão Bloco de Endereços para selecionar o usuário na caixa de diálogo Seletor de Endereços.

  4. Quando o nome do usuário for exibido no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de compartilhamento.

  5. Clique no nome do usuário na Lista de compartilhamento.

  6. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  7. Repita da Etapa 3 até a Etapa 6 para cada usuário com quem você deseja compartilhar a pasta.

  8. (Opcional) Deixe a opção Compartilhar todas as subpastas selecionada para que todas as subpastas da pasta que você está compartilhando também sejam compartilhadas. Os usuários têm os mesmos direitos de acesso às subpastas que têm sobre a pasta-mãe.

  9. Clique em OK.

Se desejar que a pasta tenha uma função específica, você poderá criar uma nova configuração de tela. Por exemplo, se a pasta destinar-se a discussões compartilhadas, crie uma configuração que veja os itens por thread de resposta e contenha tanto os itens enviados como os recebidos. Clique o botão direito do mouse na pasta, clique em Propriedades e, em seguida, clique em Exibir.

Criando uma pasta compartilhada

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Selecione Pasta compartilhada e clique em Próximo.

  3. Digite um nome e uma descrição para a nova pasta.

  4. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  5. No campo Nome, comece a digitar o nome do usuário.

  6. Quando o nome do usuário for exibido no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de Compartilhamento.

  7. Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento.

  8. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  9. Repita da Etapa 5 até a Etapa 8 para cada usuário com quem você deseja compartilhar a pasta.

  10. Clique em Avançar.

  11. Especifique as configurações de tela da pasta.

  12. Clique em Concluir.

Para obter mais informações, consulte Utilizando pastas compartilhadas.

Aceitando pastas compartilhadas

  1. Clique na Notificação de Pasta Compartilhada em sua Caixa de Correio.

    Uma mensagem aparece com o nome da pasta à qual você concedeu os direitos e o tipo de direitos que você recebeu.

  2. Clique em Avançar.

  3. O nome da pasta é preenchido por padrão. Faça qualquer mudança desejada no nome.

  4. Use os botões Acima, Abaixo, Esquerda e Direita para selecionar o local da pasta.

  5. Clique em Concluir.

Publicando um item em uma pasta compartilhada

  1. Clique na pasta compartilhada na lista de pastas para abri-la.

  2. Clique em Arquivo > Novo > Discussão/Nota.

    Se você quiser publicar um tipo de item diferente, como uma tarefa, clique em Editar > Mudar Para e, em seguida, clique em um tipo de item.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite sua mensagem.

  5. Clique em Anexar para anexar arquivos.

  6. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para responder a um item existente em uma pasta compartilhada, abra o item, clique em Responder, selecione uma opção de resposta e clique em OK. Consulte Respondendo a um e-mail em uma pasta compartilhada para obter mais informações.

Vendo threads de discussão em uma pasta compartilhada

  1. Em uma pasta compartilhada, clique em Ver > Configurações de Tela > Threads de Discussão.

  2. Para expandir ou comprimir um thread de discussão, clique nos sinais - e + ao lado do item de discussão original.

  3. Para percorrer discussões diferentes, pressione Ctrl+Seta para a esquerda ou Ctrl+Seta para a direita.

Apagando uma pasta compartilhada

Para apagar uma pasta compartilhada com você:

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta.

  2. Clique em Apagar.

  3. Clique em Sim.

Ao apagar uma pasta que foi compartilhada com você, ela é apagada apenas da Caixa de Correio do GroupWise. Todos os outros usuários não são afetados. No entanto, se foi você que compartilhou a pasta com outras pessoas, apagar essa pasta também a removerá de todos os outros usuários.