7.1 Utilizando a Lista de Pastas

Utilize pastas para armazenar e organizar os itens. Por exemplo, você pode agrupar todos os itens relacionados a uma determinada tarefa ou a um assunto.

Há duas telas de lista de pastas. A Lista de Pastas Simples é uma lista de pastas sensível ao contexto. Ela exibe as pastas relativas à sua pasta atual. O gráfico a seguir mostra a aparência de uma típica Lista de Pasta Simples.

Figure 7-1 Lista de Pastas Simples

A Lista de Pastas Completa exibe todas as pastas que você tem. O gráfico a seguir mostra a aparência de uma típica Lista de Pastas Completa.

Figure 7-2 Lista de pastas

Todas as pastas são subpastas da pasta de seu usuário. Essa pasta representa a tela Home do usuário e contém todas as suas informações do GroupWise.

Clique em + e em - para expandir ou recolher as pastas.

Para obter informações sobre as pastas individuais que podem existir na sua Lista de Pastas, consulte o seguinte:

O número de itens não-lidos é mostrado entre colchetes ao lado de todas as pastas (com exceção das pastas compartilhadas). Ao lado da pasta Itens Enviados, o número entre colchetes mostra quantos itens estão pendentes para serem enviados do modo de Cache ou Remoto.

Você pode organizar os itens nas pastas movendo-os ou vinculando-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro. Quando você vincula um item a uma pasta, ele continua existindo em sua pasta original e também aparece na nova pasta. Quando você muda um item vinculado, ele também muda nas outras pastas. Se um item estiver vinculado a várias pastas e você apagar o item original, as cópias contidas nas outras pastas não serão apagadas.

Você pode definir um conjunto de propriedades diferente para cada pasta de sua Caixa de Correio. Por exemplo, pode classificar os itens de uma pasta por data e os de outra pasta por empresa.

Você pode armazenar itens não concluídos em uma pasta predefinida chamada Trabalho em Andamento. (Consulte Gravando um item não concluído.) Você pode armazenar todos os seus documentos na pasta Documentos. (Consulte a Section 13.3, Organizando os documentos.) Você também pode tornar as pastas públicas compartilhando-as. (Consulte a Section 7.2, Utilizando pastas compartilhadas.) É possível criar regras para ordenar itens automaticamente em pastas diferentes. (Consulte a Section 7.8, Criando regras.)

Esta seção contém os seguintes tópicos:

7.1.1 Mostrando a Lista de Pastas Completa ou a Lista de Pastas Simples

  1. Clique na lista suspensa do cabeçalho da lista de pastas (acima da Lista de Pastas; provavelmente será exibido Online ou Cache para indicar o modo do GroupWise em execução).

  2. Clique na Lista de Pastas Completa ou na Lista de Pastas Simples.

7.1.2 Renomeando pastas

  1. Na Lista de Pastas, clique o botão direito do mouse na pasta e clique em Renomear.

  2. Digite um novo nome para a pasta.

Você não pode renomear as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Verificação, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo.

7.1.3 Apagando pastas

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta que deseja apagar e clique em Apagar.

  2. Clique em Itens apenas ou Pasta(s) e itens e clique em OK.

Você não pode apagar as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Verificação, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo. Você só poderá apagar a pasta Mensagens Indesejadas se o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas tiver sido desabilitado.

Para apagar uma pasta compartilhada com você, clique o botão direito do mouse na pasta, clique em Apagar e, em seguida, clique em Sim.

7.1.4 Criando uma pasta pessoal

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Verifique se a Pasta Pessoal está selecionada e clique em Próximo.

  3. Digite o nome e a descrição da nova pasta.

  4. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  5. Especifique as configurações de tela para a pasta e clique em Concluir.

Se você criar uma pasta e, em seguida, decidir mudá-la de posição, arraste-a para uma nova posição na Lista de Pastas.

7.1.5 Criando uma pasta compartilhada

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Selecione Pasta compartilhada e clique em Próximo.

  3. Digite um nome e uma descrição para a nova pasta.

  4. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  5. Especifique as configurações de tela para a pasta e clique em Próximo.

  6. No campo Nome, comece a digitar o nome do usuário.

  7. Quando o nome do usuário aparecer no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de Compartilhamento.

  8. Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento.

  9. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  10. Repita as etapas de 6 a 9 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta.

  11. Clique em Avançar.

  12. Especifique as configurações de tela da pasta.

  13. Ao terminar, clique em Concluir.

Para obter mais informações sobre pastas compartilhadas, consulte a Section 7.2, Utilizando pastas compartilhadas.

7.1.6 Movendo ou vinculando um item para outra pasta

  1. Arraste um item da Lista de Itens para a pasta desejada.

    Pressione a tecla Alt enquanto arrasta o item para removê-lo de todas as pastas às quais ele estava vinculado e colocá-lo apenas nessa pasta.

    Pressione a tecla Ctrl enquanto arrasta o item para vinculá-lo a essa pasta.

Você também pode clicar em um item, clicar em Editar > Mover/Vincular a Pastas, selecionar as pastas para as quais o item será movido ou vinculado e clicar em Mover ou Vincular. Selecione Apagar links antigos para remover o item de todas as pastas às quais ele estava vinculado anteriormente e colocá-lo na pasta selecionada.

Se você apagar o item original, as cópias contidas em outras pastas serão mantidas.

7.1.7 Noções básicas sobre pastas Resultados da Pesquisa

A pasta Resultados da Pesquisa é uma pasta que mostra os resultados de uma consulta. Quando você abre a pasta, o GroupWise examina os critérios de pesquisa definidos para a pasta, procura tudo o que está especificado e mostra, na Lista de Itens, tudo o que encontrou. Você pode executar ações nos itens de uma pasta Resultados da Pesquisa da mesma maneira como executa ações nos itens de qualquer pasta; é possível abrir, encaminhar, imprimir, copiar, mover ou apagar, no entanto, o item original permanece armazenado na pasta em que a pesquisa o encontrou. Isso significa que, se você mover ou apagar um item de uma pasta Resultados da Pesquisa, o item será removido da Lista de Itens, mas não de sua localização original. Na próxima vez que você abrir a pasta Resultados da Pesquisa, a pesquisa será realizada novamente e o item será mostrado mais uma vez.

Você poderá ver a pasta na qual cada item foi originado se abrir a pasta Resultados da Pesquisa e examinar as colunas de informações mostradas na Lista de Itens. A coluna Pasta relaciona os locais onde cada item está realmente armazenado.

Você pode criar suas próprias pastas Resultados da Pesquisa e definir os critérios de pesquisa desejados, como todos os itens de um determinado endereço ou todos os itens que contêm uma determinada palavra na linha Assunto.

As pastas Itens Enviados e Lista de Tarefas (caso você as possua) são pastas Resultados da Pesquisa. A pasta Itens Enviados pesquisa todos os itens enviados, independentemente da pasta ou da subpasta na qual estejam armazenados no momento, e mostra os resultados. A pasta Lista de Tarefas pesquisa o Calendário e mostra todas as tarefas concluídas e não concluídas. Caso apague acidentalmente a pasta Itens Enviados ou a pasta Lista de Tarefas, você poderá restaurá-las.

Esta seção contém os seguintes tópicos:

Criando uma pasta Resultados da Pesquisa

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Clique na pasta Resultados da pesquisa.

  3. Para criar uma pasta Resultados da Pesquisa com seus próprios critérios de pesquisa, clique na Pasta resultados da pesquisa personalizada e, em seguida, clique em Próximo.

    ou

    Para criar uma pasta Resultados da Pesquisa com base em Pesquisa por Exemplo, clique em Pasta personalizada da pesquisa por exemplo e, em seguida, clique em Próximo.

    ou

    Se quiser usar uma pasta Resultados da Pesquisa predefinida como um gabarito para criar uma pasta personalizada, clique na Pasta resultados da pesquisa predefinida, selecione a pasta predefinida na qual a sua pasta será baseada (por exemplo, Itens Enviados) e selecione Modificar pasta resultados da pesquisa predefinida e clique em Próximo.

  4. Digite o nome e a descrição da sua pasta.

  5. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  6. Especifique os critérios da pesquisa, os critérios da pesquisa por exemplo ou as informações para os itens que deseja localizar.

  7. Se você não desejar que a pasta atualize os resultados sempre que for aberta, anule a seleção de Encontrar novos itens correspondentes ao abrir a pasta.

  8. Clique em Avançar.

  9. Especifique quaisquer configurações de tela que desejar para essa pasta e clique em Concluir.

Restaurando a pasta Itens Enviados ou Lista de Tarefas

As pastas Itens Enviados e Lista de Tarefas em versões anteriores ao GroupWise 6.5 eram pastas Resultados da Pesquisa (de consulta), que têm algumas diferenças em relação às pastas Itens Enviados e Lista de Verificação atuais. Este procedimento restaura a pasta Itens Enviados ou Lista de Tarefas anterior.

Para obter uma comparação entre as pastas Itens Enviados atual e anterior, consulte Pasta Itens Enviados. Para obter uma comparação entre a pasta Lista de Verificação atual e a pasta Lista de Tarefas anterior, consulte Pasta Lista de Verificação.

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Clique em Pasta resultados da pesquisa e, em seguida, clique em Pasta resultados da pesquisa predefinida.

  3. Clique em Lista de Tarefas ou Todos os Itens Enviados.

  4. Clique em Avançar.

  5. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas.

  6. Clique em Concluir.

7.1.8 Mudando ou apagando configurações de tela de pasta

Você pode controlar o nome que aparecerá na lista suspensa Tela, a origem dos itens na pasta, a tela da coluna e a ordem na qual os itens serão organizados na pasta.

  1. Clique o botão direito do mouse em qualquer pasta da Lista de Pastas e, em seguida, clique em Propriedades.

  2. Clique na guia Tela.

  3. Clique na configuração de tela a ser modificada na lista suspensa Nome da configuração.

  4. Faça as mudanças desejadas nas configurações de tela na caixa de diálogo.

  5. Clique em Gravar Como, mude o nome das configurações de tela conforme o necessário e, em seguida, clique em OK.

  6. Para apagar a configuração de tela de uma pasta, clique na configuração de tela e, em seguida, clique em Apagar.

  7. Clique em OK.

Para colocar todas as pastas em ordem alfabética, clique o botão direito do mouse na pasta Pessoal e, em seguida, clique em Ordenar Subpastas.