2.3 Usando pastas para organizar a Caixa de Correio

Utilize pastas para armazenar e organizar os itens. Por exemplo, você pode agrupar todos os itens relacionados a uma determinada tarefa ou a um assunto.

2.3.1 Compreendendo pastas

Todas as pastas são subpastas da sua Pasta pessoal. Clique em + e - para expandir e comprimir pastas. Para obter informações sobre pastas individuais que possam existir na Lista de Pastas, consulte a Seção 1.5, Explorando a lista de pastas.

O número de itens não-lidos é mostrado entre colchetes ao lado de todas as pastas (com exceção das pastas compartilhadas). Ao lado da pasta Itens Enviados, o número entre colchetes mostra quantos itens estão pendentes para envio no modo de Cache.

Você pode organizar os itens nas pastas movendo-os ou vinculando-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro. Quando você vincula um item a uma pasta, ele continua existindo em sua pasta original e também aparece na nova pasta. Quando você muda um item vinculado, ele também muda nas outras pastas. Se um item estiver vinculado a várias pastas e você apagar o item original, as cópias contidas nas outras pastas não serão apagadas.

Você pode definir um conjunto de propriedades diferente para cada pasta de sua Caixa de Correio. Por exemplo, pode classificar os itens de uma pasta por data e os de outra pasta por empresa.

Você pode armazenar itens não concluídos em uma pasta predefinida chamada Trabalho em Andamento. (Consulte Gravando um e-mail não acabado.) Você pode armazenar todos os seus documentos na pasta Documentos. (Consulte o Seção 15.0, Gerenciamento de documentos.) Você também pode tornar as pastas públicas compartilhando-as. (Consulte a Seção 2.3.6, Utilizando pastas compartilhadas.) É possível criar regras para ordenar itens automaticamente em pastas diferentes. (Consulte a Seção 9.4, Criando uma regra.)

2.3.2 Exibindo a lista de pastas

Reorganizando a lista de pastas

  1. Clique em Editar > Pastas.

    Caixa de diálogo Pastas

Na caixa de diálogo Pastas, você pode criar, apagar, renomear e mover pastas.

Colocando a lista de pastas em ordem alfabética

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na Pasta pessoal ou em qualquer outra pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na Pasta pessoal ou em qualquer outra pasta.

  2. Clique em Classificar Subpastas.

Fechando a lista de pastas

Você também pode fechar a Lista de Pastas para deixar mais espaço para outras telas, como Calendário, na Janela Principal. Isso é conveniente quando você acessa suas pastas por meio da Barra de Navegação. Para ocultar ou mostrar a Lista de Pastas, clique em Ver > Lista de Pastas.

Se você não estiver exibindo a Lista de Pastas, quando arrastar e soltar um item na localização da pasta, a Lista de Pastas aparecerá para que você possa arrastar e soltar o item nela.

2.3.3 Trabalhando com pastas

Criando uma pasta pessoal

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Verifique se a Pasta Pessoal está selecionada e clique em Próximo.

  3. Digite o nome e a descrição da nova pasta.

  4. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  5. Especifique as configurações de tela da pasta, conforme descrito em Seção 2.3.5, Personalizando as configurações de tela de pasta e clique em Concluir.

Movendo uma pasta

  1. Arraste e solte a pasta no local desejado na sua estrutura de pastas.

Consulte também Reorganizando a lista de pastas.

Renomeando uma pasta

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta.

  2. Clique em Renomear.

  3. Digite um novo nome para a pasta e pressione Enter.

Você não pode renomear as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo.

Apagando uma pasta

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta que você deseja apagar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta que você deseja apagar.

  2. Clique em Apagar.

  3. Clique em Itens apenas ou Pasta(s) e itens e clique em OK.

Você não pode apagar as pastas Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo. Você só poderá apagar a pasta Mensagens Indesejadas se o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas tiver sido desabilitado.

2.3.4 Gerenciando listas de itens em pastas

Habilitando etiquetas do grupo

Você pode classificar as mensagens em uma pasta em grupos usando Etiquetas de Grupo. As Etiquetas de Grupo agrupam as mensagens de acordo com a coluna que está sendo ordenada. Por exemplo, a ordenação padrão da lista de mensagens é feita por data, tal qual a ordenação feita pela Etiqueta de Grupo. As mensagens são ordenadas pelo dia do recebimento. É possível definir uma Etiqueta de Grupo para cada pasta.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Clique na guia Tela.

  4. Selecione Mostrar Etiquetas do Grupo.

  5. Clique em OK.

Para comprimir ou expandir as Etiquetas de Grupo, clique no sinal + ou - ao lado da etiqueta.

Habilitando visualizações de mensagens

Você pode exibir uma visualização das mensagens na lista de mensagens que mostra até 2 linhas de cada mensagem. Quando você seleciona exibir uma visualização de mensagem, as primeiras linhas são exibidas sob a mensagem na lista.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Clique na guia Tela.

  4. Selecione Visualização da Mensagem.

  5. Clique em OK.

Usando colunas

A Lista de Itens em uma pasta divide-se em colunas. Cada coluna exibe informações sobre os itens da lista. Por exemplo, colunas diferentes exibem o assunto dos itens, a data em que foram enviados, etc. Você pode personalizar a exibição de colunas para cada pasta.

Movendo uma coluna

Arraste uma coluna para uma nova posição no cabeçalho de coluna.

Redimensionando uma coluna

Arraste a borda do cabeçalho da coluna para ampliar ou estreitar a coluna.

Adicionar Coluna

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no cabeçalho de coluna.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no cabeçalho da coluna.

  2. Clique em uma coluna a ser adicionada.

    ou

    Clique em Mais Colunas.

    1. Na lista Colunas disponíveis, selecione uma ou mais colunas e clique em Adicionar.

    2. Use Acima e Abaixo para posicionar as novas colunas em relação às colunas existentes.

    3. Clique em OK.

Classificando por uma coluna

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta que contém os itens que você deseja classificar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta que contém os itens que você deseja classificar.

  2. Clique em Propriedades > Exibir.

  3. Selecione o tipo de item que você deseja ordenar na lista suspensa Nome da Configuração.

  4. Clique na propriedade de item pela qual você deseja classificar na lista suspensa Ordenar por.

  5. Na lista suspensa Ordem, clique em Crescente para ordenar de A a Z.

    ou

    Clique em Decrescente para ordenar de Z a A.

  6. Clique em OK.

Remover Coluna

Arraste o título da coluna para fora da barra de cabeçalho de colunas.

Movendo ou vinculando um item para outra pasta

  1. Arraste um item da Lista de Itens para a pasta desejada.

    Linux:

    Pressione a tecla Alt enquanto arrasta o item para removê-lo de todas as pastas às quais ele estava vinculado e colocá-lo apenas nessa pasta.

    Pressione a tecla Ctrl enquanto arrasta o item para vinculá-lo a essa pasta.

    Mac:

    Pressione a tecla Command enquanto arrasta o item para removê-lo de todas as pastas às quais ele estava vinculado e colocá-lo apenas nessa pasta.

    Pressione a tecla Option enquanto arrasta o item para vinculá-lo a essa pasta.

    ou

    Use as opções de menu para executar a mesma tarefa:

    1. Selecione um item e clique em Editar > Mover/Vincular a Pastas.

    2. Selecione as pastas para as quais você deseja mover ou vincular o item e clique em Mover ou Vincular.

    3. Selecione Apagar links antigos para remover o item de todas as pastas às quais ele estava vinculado anteriormente e colocá-lo na pasta selecionada.

Se você apagar o item original, as cópias contidas em outras pastas serão mantidas.

Mudando as opções de leitura de item

Você pode optar por ter a pasta exibida no primeiro item não lido ou no último item lido. Contudo, se a pasta contiver um grande número de itens, poderá demorar um pouco para que o conteúdo da pasta seja exibido.

Para selecionar a primeira opção de leitura padrão para a pasta:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta a ser modificada.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta a ser modificada.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Na guia Geral, selecione Selecionar item não lido mais recente quando a pasta for aberta.

    Se você anular a seleção de Selecionar item não lido mais recente quando a pasta for aberta, a pasta exibirá o último item lido.

  4. Clique em OK.

2.3.5 Personalizando as configurações de tela de pasta

As configurações de tela determinam como o GroupWise exibe informações em determinada pasta. Por exemplo, a Pasta pessoal tem uma configuração de tela padrão que contém a lista de pastas e painéis. Essas configurações são gravadas no banco de dados do GroupWise para que possam segui-lo em qualquer máquina.

Você pode fazer seleções em uma lista padrão de configurações de tela predefinidas ou personalizar suas próprias configurações de tela. Além disso, você pode enviar e importar configurações de tela para e de outros usuários do GroupWise.

Compreendendo as configurações básicas de tela de pasta

Você pode ver os itens em qualquer pasta de diversas maneiras, dependendo de como deseja organizar as informações.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta a ser modificada.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta a ser modificada.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Clique na guia Tela.

  4. Selecione a configuração de tela na lista suspensa Ver por.

    É possível selecionar dentre as seguintes configurações:

  5. Clique em OK.

Detalhes

A opção Detalhes mostra uma lista de itens e informações sobre eles organizadas em colunas, como Assunto, Data, CC, Prioridade, Tipo de Documento, Data de Vencimento, Tamanho, Número da Versão e muitas outras categorias. Detalhes é a tela padrão para a maioria das pastas. Para obter informações sobre como adicionar ou reorganizar colunas, consulte Usando colunas.

Figura 2-1 Tela de detalhes

Threads de Discussão

A opção Threads de Discussão mostra a discussão por e-mail de um item original e todas as respostas correspondentes agrupadas em ordem hierárquica. Por padrão, somente os itens recebidos são exibidos em um thread de discussão.

Figura 2-2 Tela de threads de discussão

Por padrão, somente os itens contidos em uma pasta são exibidos em um thread de discussão. Você pode adicionar outros tipos de itens à pasta para serem vistos no thread de discussão. Por exemplo, os itens enviados podem ser adicionados à pasta para concluir o thread de discussão.

Para exibir os itens enviados em um thread de discussão:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta que exibe threads de discussão.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta que exibe threads de discussão.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Clique na guia Tela e, em seguida, clique em Mais Config. Tela.

  4. Selecione Enviado em Escolher origem do item.

  5. Clique em OK duas vezes e especifique um nome para a configuração de exibição.

  6. Clique em OK.

Painéis

Um painel exibe uma tela personalizada de informações no GroupWise. Por exemplo, a Pasta pessoal padrão inclui o painel Mensagens Não Lidas, que exibe uma lista dos itens não lidos. O painel Lista de Tarefas é outro painel padrão na Pasta pessoal. Esse painel exibe os itens contidos na pasta Lista de Tarefas.

Figura 2-3 Painéis

Como Calendário

A tela Como Calendário exibe todos os itens programados que foram gravados em uma pasta específica. Essa opção é útil quando você organiza todos os seus compromissos e outros itens de um projeto específico em uma pasta.

Figura 2-4 Tela de Calendário

Como Lista de Tarefas

A tela Como Lista de Tarefas exibe a área Lista de Tarefas na parte superior da Lista de Itens, em que você pode criar uma Lista de Tarefas de itens da Lista de Itens. Cada item arrastado para a área Lista de Tarefas é exibido com uma caixa de seleção para que você possa marcá-lo totalmente. É possível designar datas de vencimento, prioridades etc. aos itens da Lista de Tarefas. Qualquer item movido para a área Lista de Tarefas também é exibido na pasta Lista de Tarefas da Lista de Pastas.

Para obter mais informações sobre como criar uma Lista de Tarefas, consulte a Seção 5.4, Usando a pasta Lista de Tarefas.

Figura 2-5 Tela Lista de Tarefas

Mudando ou apagando configurações de tela de pasta

Você pode controlar o nome que aparece na lista suspensa Exibir, a origem dos itens na pasta, a exibição da coluna e a ordem em que os itens aparecem na pasta. As configurações de tela são definidas no nível da pasta. Se você quiser usar as mesmas configurações de tela para várias pastas, grave essas configurações e use-as para as outras pastas.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse em qualquer pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control em qualquer pasta.

  2. Clique em Propriedades.

  3. Clique na guia Tela.

  4. Clique na configuração de tela a ser modificada na lista suspensa Nome da configuração.

  5. Faça as mudanças desejadas nas configurações de tela na caixa de diálogo.

  6. Clique em Gravar Como, mude o nome das configurações de tela conforme o necessário e, em seguida, clique em OK.

    O nome das novas configurações de tela é adicionado à lista suspensa Nome da configuração para seleção em outras pastas.

  7. Para apagar a configuração de tela de uma pasta, clique na configuração de tela e, em seguida, clique em Apagar.

  8. Clique em OK.

2.3.6 Utilizando pastas compartilhadas

Compreendendo as pastas compartilhadas

Uma pasta compartilhada é igual a qualquer outra pasta do Gabinete; no entanto, ao contrário das demais pastas, outras pessoas têm acesso às pastas compartilhadas e elas são exibidas no Gabinete dessas pessoas. Você pode criar pastas compartilhadas ou compartilhar pastas pessoais existentes no Gabinete. Escolha com quem deseja compartilhar a pasta e quais direitos serão concedidos a cada usuário. Os usuários poderão, então, publicar mensagens na pasta compartilhada, arrastar itens existentes para a pasta e criar threads de discussão. Você não pode compartilhar as pastas do sistema, que abrangem Calendário, Documentos, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento, Gerenciamento de Mensagens Indesejadas e Lixo.

Se você colocar um documento em uma pasta compartilhada, as pessoas que tiverem direitos nessa pasta não receberão automaticamente direitos para editar o documento. Para que possam editar o documento, você deverá conceder a elas o direito Editar na guia Compartilhamento de Documentos.

Você pode compartilhar pastas pessoais com outros usuários. Os destinatários da pasta pessoal recebem uma notificação explicando que você compartilhou a pasta com eles. Esses destinatários podem aceitar ou recusar a pasta.

Compartilhando uma pasta existente com outros usuários

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta que você deseja compartilhar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta que você deseja compartilhar.

  2. Clique em Compartilhamento.

  3. Clique em Compartilhada com.

  4. No campo Nome, comece a digitar o nome de um usuário ou clique no botão Bloco de Endereços para selecionar o usuário na caixa de diálogo Seletor de Endereços.

  5. Quando o nome do usuário for exibido no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de compartilhamento.

  6. Clique no nome do usuário na Lista de compartilhamento.

  7. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  8. Repita da Etapa 4 até a Etapa 7 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta.

  9. Clique em OK.

Se desejar que a pasta tenha uma função específica, você poderá criar uma nova configuração de tela. Por exemplo, se a pasta destinar-se a discussões compartilhadas, crie uma configuração que veja os itens por thread de resposta e contenha tanto os itens enviados como os recebidos. Para obter mais informações sobre como personalizar a exibição de uma pasta compartilhada, consulte a Seção 2.3.5, Personalizando as configurações de tela de pasta.

Criando uma pasta compartilhada

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta e coloque a pasta no local desejado na Lista de Pastas.

  2. Nome da pasta.

  3. Linux: clique o botão direito do mouse na nova pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na nova pasta.

  4. Clique em Compartilhamento.

  5. Selecione Pasta compartilhada e clique em Próximo.

  6. Especifique as configurações de tela para a pasta e clique em Próximo.

  7. No campo Nome, comece a digitar o nome do usuário.

  8. Quando o nome do usuário for exibido no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de Compartilhamento.

  9. Clique no nome do usuário na Lista de Compartilhamento.

  10. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  11. Repita da Etapa 7 até a Etapa 10 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta.

  12. Quando terminar, clique em Concluir.

Para obter mais informações sobre pastas compartilhadas, consulte Utilizando pastas compartilhadas. Para obter mais informações sobre as configurações de tela, consulte a Seção 2.3.5, Personalizando as configurações de tela de pasta.

Publicando um item em uma pasta compartilhada

  1. Clique na pasta compartilhada na lista de pastas para abri-la.

  2. Clique em Arquivo > Novo > Discussão/Nota.

    Se você quiser publicar um tipo de item diferente, como uma tarefa, clique em Editar > Mudar Para e, em seguida, clique em um tipo de item.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite sua mensagem.

  5. Clique em Anexar para anexar arquivos.

  6. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para responder a um item existente em uma pasta compartilhada, abra o item, clique em Responder, selecione uma opção de resposta e clique em OK. Consulte Respondendo a um item em uma pasta compartilhada para obter mais informações.

Vendo threads de discussão em uma pasta compartilhada

  1. Linux: clique o botão direito do mouse em uma pasta compartilhada.

    Mac: clique pressionando a tecla Control em uma pasta compartilhada.

  2. Clique em Propriedades > Tela.

  3. Selecione Processo de Discussão na lista suspensaNome da Configuração.

  4. Clique em OK.

  5. Para expandir ou comprimir um thread de discussão, clique nos sinais - e+ ao lado do item de discussão original.

  6. Para percorrer discussões diferentes, pressione Ctrl+Seta para a esquerda ou Ctrl+Seta para a direita.

Apagando uma pasta compartilhada

Para apagar uma pasta compartilhada com você:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta.

  2. Clique em Apagar.

  3. Clique em Sim.