2.2 Usando pastas para organizar a Caixa de Correio

Utilize pastas para armazenar e organizar os itens. Por exemplo, você pode agrupar todos os itens relacionados a uma determinada tarefa ou a um assunto.

2.2.1 Compreendendo pastas

A Lista de Pastas exibe as pastas relativas à pasta em que você está atualmente. Veja a seguir as Listas de Pastas sensíveis ao contexto:

  • Calendário: Exibe uma lista de todos os calendários. A partir daqui, você pode optar por exibir o conteúdo de um calendário no calendário principal. Além disso, pode mudar a cor de um calendário.

  • Contatos: Exibe uma lista de todos os blocos de endereços pessoais. Por padrão, a pasta Contatos principal é o bloco de endereços Contatos Freqüentes.

  • Documentos: Exibe uma lista das suas bibliotecas de documentos. Por padrão, a pasta Documentos principal é sua biblioteca de documentos padrão.

Clique em + e - para expandir e comprimir pastas.

Para obter informações sobre as pastas individuais que possam existir na Lista de Pastas, consulte a Seção 1.6, Explorando a lista de pastas.

Você pode organizar os itens nas pastas movendo-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro.

Você pode armazenar itens não concluídos em uma pasta predefinida chamada Trabalho em Andamento (consulte Gravando um e-mail não acabado). Você também pode tornar as pastas públicas compartilhando-as (consulte Utilizando pastas compartilhadas). É possível criar regras para ordenar itens automaticamente em pastas diferentes (consulte a Seção 8.3, Criando uma regra).

2.2.2 Modificando a lista de pastas

  1. Na Janela Principal, clique em Gerenciar Pastas na barra de ferramentas.

    tela Gerenciar Pastas

Na caixa de diálogo Pastas, você pode criar e apagar pastas.

2.2.3 Apagando pastas

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta que deseja apagar e clique em Apagar.

  2. Clique em OK.

Você não pode apagar as pastas Calendário, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo. Você só poderá apagar a pasta Mensagens Indesejadas se o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas tiver sido desabilitado.

2.2.4 Criando uma pasta pessoal

  1. Na Janela Principal, clique em Gerenciar Pastas na barra de ferramentas.

  2. Selecione o local da Lista de Pastas onde quer adicionar a pasta. Por padrão, uma nova pasta é adicionada como a primeira do Gabinete.

    Por exemplo, para adicionar uma pasta no mesmo nível que a pasta Caixa de Correio, clique no botão Abaixo ao lado da pasta Caixa de Correio. Para adicionar uma pasta à pasta Caixa de Correio, clique no botão Direita ao lado da pasta Caixa de Correio.

  3. No campo Nome da Pasta, digite um nome para a nova pasta.

  4. Clique em Adicionar Pasta.

2.2.5 Renomeando uma pasta

Às vezes convém renomear uma pasta para refletir seu conteúdo com mais precisão ou para corrigir um erro de digitação. No WebAccess, novas pastas podem ser criadas, mas as pastas existentes não podem ser mudadas. Você pode mudar os nomes das pastas de cliente GroupWise® para Windows.

Para obter mais informações sobre gerenciamento de pastas, consulte a Seção 2.2.1, Compreendendo pastas.

2.2.6 Movendo um item para outra pasta

  1. Localize o item na Lista de Itens.

  2. Clique duas vezes no item para abri-lo e, em seguida, clique no ícone Mover.

  3. Clique na pasta para a qual deseja mover o item.

    Se estiver movendo o item para uma pasta do Gabinete, é provável que você precise clicar na seta de adição (+) ao lado de Gabinete para que as pastas do Gabinete sejam mostradas.

2.2.7 Noções básicas sobre pastas Resultados da Pesquisa

A pasta Resultados da Pesquisa é uma pasta que mostra os resultados de uma consulta. Quando você abre a pasta, o GroupWise examina os critérios de pesquisa definidos para a pasta, procura tudo o que está especificado e mostra, na Lista de Itens, tudo o que encontrou. Você pode executar ações nos itens de uma pasta Resultados da Pesquisa da mesma maneira como executa ações nos itens de qualquer pasta; é possível abrir, encaminhar, imprimir, copiar, mover ou apagar, no entanto, o item original permanece armazenado na pasta em que a pesquisa o encontrou. Isso significa que, se você mover ou apagar um item de uma pasta Resultados da Pesquisa, o item será removido da Lista de Itens, mas não de sua localização original. Na próxima vez que você abrir a pasta Resultados da Pesquisa, a pesquisa será realizada novamente e o item será mostrado mais uma vez.

Embora não possa criar novas pastas de Resultados da Pesquisa no WebAccess, você pode utilizar as pastas criadas no cliente GroupWise para Windows. Porém, para assegurar que você verá as informações mais recentes na pasta, e não uma cópia armazenada em cache, clique em Atualizar antes de abrir a pasta Resultados da Pesquisa.

2.2.8 Utilizando pastas compartilhadas

Uma pasta compartilhada é igual a qualquer outra pasta do Gabinete; no entanto, ao contrário das demais pastas, outras pessoas têm acesso às pastas compartilhadas e elas são exibidas no Gabinete dessas pessoas. Você pode criar pastas compartilhadas ou compartilhar pastas pessoais existentes no Gabinete. Escolha com quem compartilhar a pasta e quais direitos conceder a cada usuário. Em seguida, os usuários podem publicar mensagens na pasta compartilhada, arrastar itens para a pasta e criar threads de discussão. Não é possível compartilhar pastas do sistema, o que inclui as pastas Caixa de Correio, Itens Não-Abertos, Itens Enviados, Calendário, Lista de Tarefas, Lista de Verificação, Gabinete, Trabalho em Andamento, Mensagens Indesejadas e Lixo.

Se você colocar um documento em uma pasta compartilhada, pessoas com direito a essa pasta poderão ler o documento, mas não terão automaticamente direitos de editá-lo. Para que possam editar o documento, você deverá conceder a eles os direitos de Edição na guia Compartilhar Pasta.

Você pode compartilhar pastas pessoais com outros usuários. Os destinatários da pasta pessoal recebem uma notificação explicando que você compartilhou a pasta com eles. Esses destinatários podem aceitar ou recusar a pasta.

Compartilhando uma pasta existente com outros usuários

  1. Na Janela Principal, clique em Gerenciar Pastas e, em seguida, clique na guia Compartilhar Pasta.

  2. Selecione a pasta que deseja compartilhar. As pastas disponíveis para compartilhamento estão sublinhadas.

    Tela de direitos de acesso à pasta compartilhada

  3. Na caixa Nome, comece a digitar o nome de um usuário ou clique em Bloco de Endereços para selecionar o usuário na caixa de diálogo Seletor de Endereços.

  4. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  5. Repita a Etapa 3 até a Etapa 4 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta.

  6. Clique em Gravar.

Publicando um item em uma pasta compartilhada

  1. Na Lista de Pastas, abra a pasta compartilhada em que deseja publicar o item.

  2. No início da Lista de Itens, clique em Publicar para mostrar um formulário Mensagem.

  3. Digite o assunto e a mensagem.

    Publicando um item em uma pasta compartilhada

    Você pode incluir endereços ou localizações (URLs) de sites na Web nos campos Assunto e Mensagem.

  4. (Opcional) Clique em Corretor Ortográfico para corrigir a ortografia da mensagem.

  5. (Opcional) Clique em Anexar para anexar arquivos à mensagem. Para que esse recurso funcione, seu browser precisa oferecer suporte a anexos.

  6. Clique em Publicar para adicionar a mensagem à pasta compartilhada.