Einführung in das Hauptfenster von GroupWise
Der Hauptarbeitsbereich von GroupWise wird als Hauptfenster bezeichnet. Im Hauptfenster von GroupWise können Sie Ihre Nachrichten lesen, Termine planen, Ihren Kalender anzeigen, Kontakte verwalten, den Ausführungsmodus von GroupWise ändern, Ordner und Dokumente öffnen und vieles mehr.
Die wichtigsten Komponenten des Hauptfensters werden im Folgenden erklärt.
Navigationsleiste
Über die Navigationsleiste können Sie schnell auf Ihre am häufigsten verwendeten Ordner zugreifen. Standardmäßig werden "Basis", "Mailbox", "Kalender", "Ausgangsnachrichten" und "Kontakte" in der Navigationsleiste angezeigt. Sie können weitere Elemente zur Navigationsleiste hinzufügen. Weitere Informationen zur Navigationsleiste finden Sie unter Verwenden der Navigationsleiste.
Symbolleiste
Die Symbolleiste bietet Ihnen schnellen Zugriff auf häufig verwendete GroupWise-Funktionen, wie beispielsweise das Öffnen des Adressbuchs, das Senden von Mail-Nachrichten und das Filtern von Nachrichten. Weitere Informationen zur Symbolleiste finden Sie unter Verwenden der Symbolleiste und Anpassen von Symbolleisten.
Felder
Die Felder zeigen Ihre häufig verwendeten Informationen auf einen Blick an. Sie können zusätzliche Felder aus einer Liste von vorkonfigurierten Feldern hinzufügen oder neue Felder erstellen und die gewünschten Informationen anzeigen. Weitere Informationen zu Feldern finden Sie unter Verwenden von Feldern.
Kopftext für Ordner und Nachrichtenliste
Der Kopftext für Ordner und Nachrichtenliste enthält eine Dropdown-Liste, in der Sie festlegen können, in welchem Modus GroupWise ausgeführt werden soll (Online, Caching, Remote oder Remote (Offline)). Sie können Ihre Archiv- oder Sicherungs-Mailbox öffnen und die Mailbox für eine Vertretung auswählen. Informationen zu diesen Funktionen finden Sie unter Verwenden verschiedener GroupWise-Modi (Online, Caching und Remote), Archivieren von Nachrichten in der Mailbox, Sichern der Mailbox und Gewähren von Zugriff auf Ihre Mailbox für andere Benutzer.
Dieser Kopftext enthält außerdem die Dropdown-Liste "Anzeigen", in der Sie festlegen können, dass nur Nachrichten einer bestimmten Kategorie angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zu Kategorien finden Sie unter Verwenden von Kategorien zum Organisieren von Nachrichten.
Das neue Filtersymbol (
) ist auch in diesem Kopftext angegeben. Hierdurch können Sie schnell auf vordefinierte und benutzerdefinierte Filter zugreifen. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie unter Filtern von Nachrichten.
Um festzulegen, wie die Informationen in Kopftexten angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kopftext und wählen Sie "Optionen" aus. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Kopftexten.
Ordnerliste
Die Ordnerliste auf der linken Seite des Hauptfensters bietet Ihnen Unterstützung bei der Verwaltung der GroupWise-Nachrichten. Sie können neue Ordner erstellen, um Ihre Nachrichten darin zu speichern. Neben jedem Ordner (mit Ausnahme von freigegebenen Ordnern) wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in eckigen Klammern angegeben. Die neben dem Ordner "Ausgangsnachrichten" in eckigen Klammern angezeigte Zahl gibt an, wie viele Nachrichten im Caching- oder Remote-Modus ausstehend sind. Weitere Informationen zu den verschiedenen GroupWise-Ordnern finden Sie unter Verwenden der Ordnerliste.
Es gibt zwei verschiedene Ordnerlisten, die "Vollständige Ordnerliste" und die "Einfache Ordnerliste". In der vollständigen Ordnerliste werden alle Ordner angezeigt. In der einfachen Ordnerliste werden hingegen nur Ordner angezeigt, die mit dem Ordner verbunden sind, in dem Sie sich befinden. Wenn Sie sich beispielsweise im Mailbox-Ordner befinden, werden die Aktenschrankordner angezeigt. Befinden Sie sich im Kalenderordner, werden dessen Ordner angezeigt.
Sie können bei Bedarf Ihre Ordnerliste schließen, damit Ihnen im Hauptfenster mehr Platz für andere Layouts zur Verfügung steht, beispielsweise für den Kalender. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf das Ordnerlistensymbol, um die Anzeige der Ordnerliste zu öffnen oder zu schließen.
Die Standardordner enthalten Folgendes:
- Basisordner
- Ordner "Mailbox"
- Ordner "Ausgangsnachrichten"
- Ordner "Kalender"
- Ordner "Kontakte"
- Ordner "Checkliste"
- Aktenschrank
- Ordner "Dokumente"
- Ordner "In Arbeit"
- Junkmail-Ordner
- Papierkorbordner
- Freigegebene Ordner
- IMAP4-Kontoordner
- NNTP-Newsgroup-Kontoordner
Basisordner
Ihr Basisordner 
(gekennzeichnet durch Ihren Namen, gefolgt von Basis) stellt Ihre GroupWise-Datenbank dar. Alle Ordner in Ihrem Hauptfenster sind Unterordner Ihres Benutzerordners. Vom Basisordner aus greifen Sie auf die Ansicht "Basis" zu. Weitere Informationen zur Ansicht "Basis" finden Sie unter Die Ansicht "Basis".
Ordner "Mailbox"
In der Mailbox 
werden alle empfangenen Nachrichten angezeigt. Ausgenommen sind hierbei geplante Nachrichten (Termine, Jobs und Notizen), die Sie akzeptiert oder abgelehnt haben. Akzeptierte geplante Nachrichten werden in den Kalender verschoben.
Ordner "Ausgangsnachrichten"
Im Ordner "Ausgangsnachrichten" 
werden alle aus der Mailbox und dem Kalender gesendeten Nachrichten angezeigt. Beim Ordner "Ausgangsnachrichten" von Versionen vor GroupWise 6.5 handelt es sich um einen Abfrage-Ordner, der einige Unterschiede zum aktuellen Ordner "Ausgangsnachrichten" aufweist.
Es folgt ein Vergleich zwischen dem früheren Abfrage-Ordner "Ausgangsnachrichten" und dem aktuellen Ordner "Ausgangsnachrichten".
| Ordner "Ausgangsnachrichten" (aktuell) | Abfrage-Ordner "Ausgangsnachrichten" (früher) |
|---|---|
Ein Systemordner, der nicht gelöscht werden kann. |
Ein Ordner für Suchergebnisse, der gelöscht und neu erstellt werden kann. (Weitere Informationen zu Suchergebnisordnern finden Sie unter Suchergebnisordner.) |
Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als "Mailbox" oder "Kalender" verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner "Ausgangsnachrichten" angezeigt. |
In diesem Ordner sind keine Nachrichten im eigentlichen Sinne enthalten. Dieser Ordner ist ein Suchergebnisordner. Das bedeutet, dass eine Suche ausgeführt wird, wenn Sie auf den Ordner klicken. Die Ergebnisse der Suche (alle Ausgangsnachrichten) werden in dem Ordner angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht aus diesem Ordner löschen, verbleibt die Nachricht im ursprünglichen Ordner und wird beim nächsten Öffnen des Ordners erneut angezeigt. |
Sie können Ausgangsnachrichten aus diesem Ordner neu senden, neu planen und zurückziehen. |
Sie können Ausgangsnachrichten aus diesem Ordner neu senden, neu planen und zurückziehen. |
Ordner "Kalender"
Die Kalenderordner 
zeigt verschiedene Optionen für das Kalenderlayout an. Wenn Sie die Ordnerliste ausblenden, indem Sie auf "Anzeigen" und anschließend auf "Ordnerliste" klicken, wird im Hauptfenster eine besser lesbare Ansicht des Kalenders dargestellt. Der Kalenderordner enthält weitere von Ihnen erstellte Ordner. Sie können anhand der Ordnerliste auswählen, welche Kalender angezeigt werden sollen. Die ausgewählten Kalender werden im Kalenderlayout angezeigt.
Ordner "Kontakte"
Der Kontakte-Ordner 
stellt standardmäßig das Primärbuch im Adressbuch dar. (Sie können die Ordnereigenschaften ändern, sodass der Ordner ein anderes Adressbuch in "Adressbuch" darstellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ändern des Adressbuchs für den Kontakte-Ordner.) Alle Änderungen, die Sie im Ordner "Kontakte" vornehmen, werden auch im Primärbuch vorgenommen.
In diesem Ordner können Sie Kontakte, Ressourcen, Organisationen und Gruppen anzeigen, erstellen und ändern.
Ihre Vertretungen können Ihren Kontakte-Ordner nicht anzeigen.
Ordner "Checkliste"
Mit dem Ordner "Checkliste" 
können Sie eine Jobliste erstellen. Sie können beliebige Nachrichten (Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Notizen, Aufgaben oder Termine) in diesen Ordner verschieben und diese in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Jede Nachricht verfügt über ein Kontrollkästchen, sodass Sie Nachrichten nach deren Fertigstellung abhaken können.
Wenn Sie festlegen möchten, dass ein anderer Ordner wie ein Checklistenordner verwendet werden soll, klicken Sie auf den Ordner, klicken Sie die Dropdown-Liste "Auswählen" auf der Symbolleiste an und wählen Sie anschließend "Checkliste" aus. Der Ordner verfügt dann am oberen Rand des Ordners über einen Checklistenbereich, in den Sie Nachrichten ziehen können.
Es folgt ein Vergleich zwischen dem Ordner "Checkliste" und dem Abfrage-Ordner "Jobliste" in früheren Versionen von GroupWise.
| Ordner "Checkliste" | Ordner "Jobliste" |
|---|---|
Ein Systemordner, der nicht gelöscht werden kann. |
Ein Ordner für Suchergebnisse, der gelöscht und neu erstellt werden kann. (Weitere Informationen zu Suchergebnisordnern finden Sie unter Suchergebnisordner.) |
Dieser Ordner enthält folgende Nachrichten:
|
In diesem Ordner sind keine Nachrichten im eigentlichen Sinne enthalten. Dieser Ordner ist ein Suchergebnisordner. Das bedeutet, dass eine Suche ausgeführt wird, wenn Sie auf den Ordner klicken. Die Ergebnisse der Suche (alle geplanten Jobs) werden in dem Ordner angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht aus diesem Ordner löschen, verbleibt die Nachricht im ursprünglichen Ordner und wird beim nächsten Öffnen des Ordners erneut angezeigt. |
Dieser Ordner kann jede Nachrichtenkategorie enthalten. |
Nur Jobs werden in diesem Ordner angezeigt. Jobs sind geplante Nachrichten, die einem Fälligkeitsdatum zugeordnet sind. |
Um eine Nachricht als erledigt zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Nachricht in der Nachrichtenliste. |
Um eine Nachricht als erledigt zu markieren, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie anschließend auf "Erledigt". |
Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen, öffnen Sie die Nachricht, klicken Sie auf das Register "Checkliste" und geben Sie anschließend ein Datum an. |
Ein Fälligkeitsdatum wird von der Person festgelegt, die Ihnen den Job gesendet hat. Wenn Sie für sich selbst einen so genannten empfängerlosen Job bestimmen, können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen. |
Um die Priorität einer Nachricht festzulegen, ziehen Sie den Job zu einer neuen Position in der Checkliste. |
Um die Priorität einer Nachricht festzulegen, öffnen Sie die Nachricht und geben Sie anschließend eine Priorität im Feld "Priorität" ein. |
Checklisteneinträge werden nicht in der Jobliste des Kalenders angezeigt. |
Jobs werden in der Jobliste des Kalenders angezeigt und können im Kalender als "Erledigt" gekennzeichnet werden. |
Wenn ein Checklisteneintrag heute fällig ist, wird das Kontrollkästchen in der Checkliste grün dargestellt. Wenn der Termin für einen Checklisteneintrag verstrichen ist, wird das Kontrollkästchen rot dargestellt. |
Jobs, deren Termin für die Erledigung verstrichen ist, werden im Kalender rot angezeigt. |
Aktenschrank
Der Aktenschrank 
enthält alle persönlichen Ordner. Sie können Ordner neu ordnen und verschachteln, indem Sie auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Ordner" klicken.
Ordner "Dokumente"
Die Dokumentverweise werden im Dokumentordner 
abgelegt und können dort schnell ermittelt werden.
Jeder von Ihnen erstellte oder geöffnete Dokumentverweis wird dem Dokumentordner hinzugefügt. Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch die von Ihnen angezeigten oder importierten Dokumentverweise hinzugefügt werden. Sie können ferner festlegen, dass dem Ordner "Dokumente" durch keine dieser Aktionen Dokumentverweise hinzugefügt werden.
Der Ordner "Dokumente" kann nur Dokumente enthalten. Wenn ein GroupWise-Client, der älter ist als Version 5.5, Daten eines anderen Typs in diesem Ordner ablegt (z.B. aus einer älteren Version von GroupWise Remote), werden die Daten gelöscht.
Der Ordner "Dokumente" enthält standardmäßig die letzten 20 Dokumentverweise. Sie können diesen Wert auf 0 bis 5.000 Dokumentverweise setzen. Sobald die maximale Anzahl an Dokumentverweisen erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht. Sie können die Dokumentverweise auch manuell im Dokumentordner löschen.
Der Ordner "Dokumente" beinhaltet zwei Suchergebnisordner. Der Ordner "Autorisiert" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, deren Autor Sie sind. Die Standardbibliothek enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, auf die Sie in der Standardbibliothek Zugriff haben. Die Ordner "Autorisiert" und "Standardbibliothek" können geändert werden. Entsprechend Ihrer Anforderungen können Sie andere Dokumentordner für die Suchergebnisse erstellen. Sie können beispielsweise einen Suchergebnisordner für eine bestimmte Bibliothek, einen Betreff, einen Autor oder Dokumenttyp erstellen.
Ordner "In Arbeit"
Im Ordner "In Arbeit" 
können Nachrichten gespeichert werden, die Sie bereits begonnen haben und die zu einem späteren Zeitpunkt fertig gestellt werden sollen.
Junkmail-Ordner
Alle Email-Nachrichten von Adressen und Internetdomänen, für die die Junkmail-Behandlung aktiviert ist, werden im Junkmail-Ordner 
abgelegt. Dieser Ordner wird erst dann in der Ordnerliste erstellt, wenn eine Junkmail-Option aktiviert ist.
Der Ordner kann nicht gelöscht werden, solange Junkmail-Optionen aktiviert sind. Der Ordner kann jedoch umbenannt oder an einen anderen Ablageort in der Ordnerliste verschoben werden. Wenn alle Junkmail-Optionen deaktiviert sind, kann der Ordnern gelöscht werden. Der Ordner kann auch gelöscht werden, wenn die Funktion "Junkmail-Behandlung" vom Systemverwalter deaktiviert wurde.
Um Nachrichten aus dem Ordner für Junkmails zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Klicken Sie auf "Junkmail-Ordner leeren" und anschließend auf "Ja".
Weitere Informationen zur Junkmail-Behandlung finden Sie unter Behandlung von unerwünschten Emails.
Papierkorbordner
Alle gelöschten Mail- und telefonischen Nachrichten, Termine, Jobs, Dokumente und Notizen werden im Papierkorbordner 
gespeichert. Nachrichten im Papierkorb können so lange angezeigt, geöffnet oder wieder in die Mailbox übernommen werden, bis der Papierkorb geleert wird. (Durch das Leeren des Papierkorbs werden die darin enthaltenen Nachrichten aus dem System gelöscht.)
Sie können den gesamten Inhalt des Papierkorbs löschen oder nur ausgewählte Nachrichten. Die im Papierkorb enthaltenen Nachrichten werden automatisch gelöscht, wenn die von Ihnen im Register "Löschoptionen" unter "Umgebungsoptionen" eingegebene Aufbewahrungsdauer erreicht ist. Der Papierkorb kann aber auch manuell gelöscht werden. Der Systemverwalter kann festlegen, dass der Papierkorb in regelmäßigen Abständen automatisch gelöscht wird.
Freigegebene Ordner
Ein freigegebener Ordner 
ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen. Systemordner, wie beispielsweise der Aktenschrank, der Papierkorb und der Ordner "In Arbeit", können nicht freigegeben werden.
Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, haben Personen mit Rechten auf den freigegebenen Ordner nicht auch automatisch das Recht zur Bearbeitung des Dokuments. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte im Register "Freigabe" einräumen.
-Symbol angezeigt.
-Symbol angezeigt.