2.3 Utilización de carpetas para organizar el buzón

Utilice las carpetas para almacenar y organizar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar todos los elementos relacionados con una tarea o un tema concretos.

Los elementos del buzón se suprimen y archivan por defecto solo si ha seleccionado hacerlo. Sin embargo, el administrador de GroupWise puede cambiar esta función para suprimir o archivar los mensajes tras un tiempo indicado. Para garantizar que los elementos no se suprimen, puede archivarlos manualmente. Para obtener información sobre cómo archivar los elementos de GroupWise, consulte la Sección 16.3, Archivo del correo electrónico.

2.3.1 Descripción de las listas de carpetas

Todas las carpetas son subcarpetas de la carpeta principal. Haga clic en + y en - para expandir y contraer las carpetas incluidas en una lista de carpetas. Puede optar por mostrar uno de los tres tipos distintos de listas de carpetas:

Lista de carpetas completa

La lista de carpetas completa muestra todas las carpetas que existen. La lista de carpetas completa por defecto tiene este aspecto:

Figura 2-3 Lista de carpetas

Para obtener información acerca de las carpetas individuales que puede tener en la lista de carpetas, consulte la Sección 2.3.1, Descripción de las listas de carpetas.

Junto a cada carpeta (excepto las carpetas compartidas) se muestra entre corchetes el número de elementos no leídos. Junto a la carpeta Elementos enviados, el número entre corchetes indica cuántos elementos están pendientes de envío en los modos Remoto o de Almacenamiento en el caché.

Puede organizar los elementos de sus carpetas moviéndolos o enlazándolos. Cuando se mueve un elemento a una carpeta, éste se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas. Si enlaza un elemento a distintas carpetas y elimina el elemento original, se mantienen las copias de las demás carpetas.

Tiene la posibilidad de definir un conjunto diferente de propiedades para cada carpeta existente en su buzón. Por ejemplo, puede clasificar los elementos de una carpeta por fecha y clasificar los elementos de otra carpeta según la empresa a la que pertenecen.

Lista de carpetas sencilla

La lista de carpetas sencilla es contextual. Muestra las carpetas relacionadas con la carpeta en la que se encuentra. A continuación se detallan las listas de carpetas sencillas sensibles al contexto:

  • Calendario: muestra una lista de todos los calendarios. Desde aquí puede decidir si se debe mostrar el contenido de un calendario en el calendario principal. Además, puede modificar el color de un calendario.

  • Contactos: muestra una lista de todas las guías de direcciones personales. Por defecto, la carpeta principal de contactos es la guía de direcciones Contactos frecuentes.

  • Documentos: muestra una lista de las bibliotecas de documentos. La biblioteca de documentos por defecto es la carpeta principal Documentos.

  • NNTP: muestra una lista de grupos suscritos dentro del grupo de noticias.

  • Transferencias de GroupWise: muestra una lista de las noticias RSS a las que está suscrito.

  • Favoritos: se muestra siempre que no se encuentre en las carpetas Calendario, Contactos, Documentos o en cualquier carpeta NNTP o de noticias RSS. La lista de carpetas sencillas de favoritos permite copiar carpetas en la lista de carpetas para proporcionar un acceso más rápido.

Lista de carpetas favoritas

La lista de carpetas favoritas permite añadir las carpetas utilizadas con mayor frecuencia a la lista de carpetas sencilla para facilitar un acceso más rápido. Esto resulta útil al arrastrar y soltar elementos en la lista de carpetas. Las carpetas de esta lista se muestran en orden según la frecuencia con la que se accede a ellas.

Cuando se muestra la lista de carpetas Favoritos, las carpetas usadas más recientemente también se muestran en una lista separada en la sección Carpetas usadas recientemente. En la parte superior de esta sección se muestran hasta 15 carpetas a las que se accede con más frecuencia. Si deja de acceder a una carpeta de esta lista, acabará por eliminarse de la lista. Asimismo, las carpetas que se muestran en la lista de carpetas Favoritos no se muestran en la sección Carpetas usadas recientemente.

Figura 2-4 Lista de carpetas favoritas

2.3.2 Presentación de las listas de carpetas

Organización de las listas de carpetas

  1. Haga clic en la flecha desplegable de la lista de carpetas .

  2. Seleccione una o varias listas de carpetas: Favoritos, Sencilla o Completa.

  3. Si selecciona más de un tipo de listas de carpetas, haga clic de nuevo en la flecha de la lista desplegable Lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Elegir orden.

  4. Coloque las listas de carpetas en el orden en que desee mostrarlas y haga clic en Aceptar.

  5. Defina el tamaño de las listas de carpetas según sea necesario.

Creación de una lista de carpetas favoritas

Existen dos métodos para añadir carpetas a la lista de carpetas favoritas:

  • Haga clic con el botón derecho en algún lugar del buzón y después seleccione Añadir a favoritos.

  • Seleccione las distintas carpetas que desee añadir a la lista de carpetas favoritas.

Para seleccionar cómodamente varias carpetas:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta de favoritos y seleccione Elegir favoritos.

  2. Seleccione las carpetas que desee añadir o eliminar.

  3. Haga clic en Aceptar.

Reorganización de las carpetas

  1. Haga clic en Editar > Carpetas.

    Recuadro de diálogo Carpetas

En el recuadro de diálogo Carpetas puede crear, suprimir, renombrar y mover carpetas.

Orden alfabético de la lista de carpetas

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta Personal.

  2. Haga clic en Clasificar subcarpetas.

Cierre de la lista de carpetas

Si lo desea, puede cerrar la lista de carpetas con el fin de dejar más espacio para otras vistas, como el Calendario, en la ventana principal. Esto resulta de utilidad cuando se accede a las carpetas mediante la barra de navegación. Para ocultar o mostrar la lista de tareas, haga clic en Ver > Lista de carpetas.

Si la lista de carpetas no se muestra y arrastra y suelta un elemento en la ubicación de la carpeta, la lista aparecerá para que pueda soltar el elemento en ella.

2.3.3 Trabajo con carpetas

Creación de una carpeta nueva

  1. Haga clic con el botón derecho en Lista de carpetas

  2. Seleccione Carpeta nueva.

  3. Escriba un nombre para la carpeta nueva.

Si crea una carpeta y luego prefiere colocarla en otro lugar, arrástrela a una nueva posición de la lista de carpetas.

Creación de una carpeta específica

  1. En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.

  2. Seleccione el tipo de carpeta en la lista de opciones y haga clic en Siguiente.

  3. Escriba el nombre y la descripción de la carpeta nueva.

  4. Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Especifique los ajustes de visualización para la carpeta y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Movimiento de una carpeta

  1. Arrastre la carpeta y suéltela en la ubicación que desee de la estructura de carpetas.

Consulte también Reorganización de las carpetas.

Cambio de nombre de una carpeta

  1. En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta y, a continuación, haga clic en Renombrar.

  2. Escriba un nuevo nombre para la carpeta.

No se pueden renombrar las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera.

Supresión de una carpeta

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  2. Haga clic en Sí para confirmar la supresión.

No se pueden suprimir las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso ni Papelera. Solo puede suprimir la carpeta Correo basura si se ha inhabilitado la gestión de correo basura.

Para suprimir una carpeta compartida, haga clic en la carpeta con el botón derecho del ratón, haga clic en Suprimir y, a continuación, en Sí.

Supresión de varias subcarpetas a la vez

Si lo desea, puede suprimir varias carpetas que estén incluidas en otra carpeta.

  1. Abra la carpeta que incluye las subcarpetas.

  2. En la lista de elementos, seleccione las subcarpetas que desee suprimir.

  3. Haga clic con el botón derecho en las carpetas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  4. Indique si desea suprimir solo los elementos incluidos en las carpetas o los elementos junto con las carpetas y haga clic en Aceptar.

2.3.4 Gestión de listas de elementos en carpetas

Habilitación de etiquetas de grupo para una carpeta

Las etiquetas de grupo permiten organizar una lista de elementos en función del tipo de elemento que se muestra. Por ejemplo, en la carpeta de buzón, las etiquetas de grupo permiten separar los elementos en función de su fecha de recepción.

  1. Haga clic con el botón derecho en una carpeta y luego en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  3. Seleccione Mostrar etiquetas de grupo.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para comprimir o expandir etiquetas de grupo, haga clic en el símbolo + o - junto a la etiqueta.

Habilitación de vista previa de mensajes para una carpeta

La vista previa de mensajes muestra dos líneas del mensaje. No es posible configurar el número de líneas que se muestra.

  1. Haga clic con el botón derecho en una carpeta y luego en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  3. Seleccione Vista previa de mensajes.

  4. Haga clic en Aceptar.

Uso de las columnas

La lista de elementos de una carpeta se divide en columnas. Cada una muestra información sobre los elementos de la lista. Por ejemplo, distintas columnas muestran el tema de los elementos, la fecha de envío, etc. Es posible personalizar la presentación de las columnas de cada carpeta.

Movimiento de una columna

Arrastre una columna a una nueva posición del encabezado de columnas.

SUGERENCIA:También puede hacer clic con el botón derecho en el título de una columna, hacer clic en Más columnas, hacer clic en un nombre de columna en el recuadro Columnas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Abajo o Arriba.

Cambio de tamaño de una columna

Arrastre el extremo del encabezado de la columna para hacerla más ancha o más estrecha.

Añadiendo una columna

  1. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna.

  2. Haga clic en la columna que desee añadir.

    O bien

    Haga clic en Más columnas.

    1. En la lista Columnas disponibles, seleccione una o varias columnas y haga clic en Añadir.

    2. Utilice las opciones Arriba y Abajo para colocar las nuevas columnas en relación con las existentes.

    3. Haga clic en Aceptar.

Orden por una columna

  1. Haga clic en la carpeta que contiene los elementos que desea clasificar.

  2. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Clasificar.

    Recuadro de diálogo Clasificar

  3. Haga clic en la propiedad de elemento por la que desee ordenar los elementos en el recuadro de lista.

  4. Haga clic en Ascendente para clasificar de la A a la Z.

    O bien

    Haga clic en Descendente para clasificar de la Z a la A.

  5. Haga clic en Aceptar.

También puede clasificar la lista de elementos haciendo clic en el encabezado de una columna. Para invertir el orden de clasificación, vuelva a hacer clic en el encabezado de una columna.

Eliminando una columna

Arrastre el encabezado de la columna fuera de la barra de columnas.

Traslado o enlace de un elemento a otra carpeta

Cuando se mueve un elemento a una carpeta, éste se traslada de una ubicación a otra. Al enlazar un elemento a una carpeta, el elemento continúa existiendo en la carpeta original y aparece, además, en la nueva carpeta. Cuando se cambia un elemento enlazado, también cambia en las otras carpetas.

  1. Arrastre un elemento desde la lista de carpetas hasta la carpeta que desee.

    Pulse Alt al tiempo que arrastra el elemento para eliminarlo de todas las carpetas a las que estaba anteriormente enlazado y colocarlo solo en esa carpeta.

    Pulse Ctrl mientras arrastra el elemento para enlazarlo a esa carpeta.

También puede hacer clic en un elemento, en Editar > Mover/enlazar con las carpetas, seleccionar las carpetas a las que desee mover o enlazar el elemento y, a continuación, hacer clic en Mover o Enlazar. Seleccione Suprimir enlaces antiguos para eliminar el elemento de todas las carpetas a las que estaba enlazado y colocarlo en la carpeta seleccionada.

Si el elemento que desea mover es una carpeta y ya existe otra carpeta con el mismo nombre en la nueva ubicación, se abrirá un recuadro de diálogo para que pueda cambiar el nombre de la carpeta que está moviendo.

Aunque suprima el elemento original, se conservarán las copias de las demás carpetas.

Modificación de las opciones de lectura del elemento

Puede seleccionar que la carpeta muestre el primer elemento no leído o el último elemento leído. No obstante, si la carpeta contiene un gran número de elementos, los elementos que contenga pueden tardar bastante en mostrarse.

Para seleccionar la opción de lectura por defecto de la carpeta:

  1. haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea modificar.

  2. Haga clic en Propiedades.

  3. En la pestaña General, seleccione Seleccionar el primer elemento no leído cuando se abra la carpeta.

    Si anula la selección de Seleccionar el primer elemento no leído cuando se abra la carpeta, la carpeta mostrará el último elemento leído.

  4. Haga clic en Aceptar.

2.3.5 Personalización de ajustes de visualización de carpetas

Los ajustes de visualización determinan el modo en que GroupWise muestra la información de una carpeta concreta. Por ejemplo, la carpeta principal tiene un ajuste de visualización por defecto que incluye la lista de carpetas y los paneles. Estos ajustes se guardan en la base de datos de GroupWise, de modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo. Puede realizar una selección en una lista de ajustes de visualización preconfigurados por defecto o personalizar sus propios ajustes.

Descripción de los ajustes básicos de visualización de carpetas

Puede ver los elementos de su buzón de formas distintas, dependiendo de cómo desee organizar la información.

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta para la que desea cambiar el ajuste de visualización y, después, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar y, después, en Más ajustes.

  3. Seleccione el ajuste de visualización en la lista desplegable Ver por.

    Puede seleccionar uno de los siguientes valores:

  4. Haga clic en Aceptar dos veces.

Detalles

La vista Detalles muestra una lista de los elementos e información acerca de ellos organizada en columnas, incluidas Tema, Fecha, CC, Prioridad, Clase de doc., Fecha de caducidad, Tamaño, Nº versión y muchas otras categorías. Detalle es la vista del Buzón por defecto si no ha modificado las propiedades del mismo. Para obtener información acerca de cómo añadir o volver a ordenar columnas, consulte Uso de las columnas.

Figura 2-5 Vista Detalles

Hilo de discusión

La vista Hilos de discusión muestra la discusión de correo electrónico de un elemento original y todas sus respuestas agrupadas en orden jerárquico. Por defecto, en un hilo de discusión solo se muestran los elementos recibidos.

Figura 2-6 Vista Hilos de discusión

Por defecto, en un hilo de discusión solo se muestran los elementos que se encuentran en la carpeta. Puede añadir otros tipos de elementos a la carpeta para verlos en el hilo de discusión. Por ejemplo, los elementos enviados se pueden añadir a la carpeta para completar el hilo de discusión.

Para mostrar los elementos enviados en un hilo de discusión:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta que muestra los hilos de discusión y haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar y, después, en Más ajustes.

  3. Seleccione Enviado en Elegir origen de elemento.

  4. Haga clic en Aceptar dos veces y especifique un nombre para el ajuste de visualización.

  5. Haga clic en Aceptar.

Paneles

Un panel muestra una vista personalizada con información de GroupWise. Por ejemplo, la vista principal por defecto incluye un panel de mensajes no leídos que muestra una lista de los elementos que aún no ha leído. El panel de lista de tareas es otro panel por defecto de la vista principal. Este panel muestra los elementos de la carpeta Lista de tareas.

Como Calendario

La vista Como Calendario muestra todos los elementos programados almacenados en una carpeta concreta. Esto es útil si organiza todas sus citas y demás elementos para un proyecto concreto en una misma carpeta.

Como lista de tareas

La vista Como lista de tareas muestra un área de lista de tareas en la parte superior de la lista de elementos, lo que permite crear una lista de tareas a partir de los elementos de la lista de elementos. Cada elemento que se arrastra al área de la lista de tareas aparece con una casilla de verificación para que pueda marcarlo como finalizado. Puede asignar fechas de caducidad, prioridades, etc. a los elementos de la lista de tareas. Los elementos que mueva al área de la lista de tareas también aparecerán en la carpeta Lista de tareas de la lista de carpetas.

Para obtener más información acerca de la creación de una lista de tareas, consulte la Sección 5.3.1, Asignación de una tarea.

Cambio o supresión de los ajustes de visualización de la carpeta

Puede controlar el nombre que aparecerá en la lista desplegable de visualización, el origen de los elementos en la carpeta, la visualización de la columna y el orden en el que se clasificarán los elementos en la carpeta. Los ajustes de visualización se definen en el nivel de las carpetas. Si desea utilizar los mismos ajustes para varias carpetas, guárdelos y utilícelos en ellas.

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta de la lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  3. Haga clic en el ajuste de visualización que desee modificar en la lista desplegable Nombre del ajuste.

  4. En el recuadro de diálogo, modifique los ajustes de visualización según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar como, cambie el nombre de los ajustes de visualización según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Para suprimir el ajuste de visualización de una carpeta, haga clic en el ajuste de visualización y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  7. Haga clic en Aceptar.

Almacenamiento de los ajustes de visualización

Después de personalizar los ajustes de visualización del modo que prefiera, puede guardarlos para utilizarlos en el futuro. Los ajustes de visualización se guardan en la base de datos de GroupWise, de modo que pueda conservarlos aunque cambie de equipo.

  1. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Guardar actual.

Selección de ajustes de visualización guardados para una carpeta

Puede seleccionar entre una gran variedad de ajustes de visualización por defecto o entre los ajustes de visualización guardados anteriormente.

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta cuyos ajustes de visualización desee modificar y haga clic en Propiedades.

  2. Haga clic en la pestaña Visualizar.

  3. En la lista desplegable Nombre de valores, seleccione el nombre del ajuste de visualización.

  4. (Opcional) Escriba una descripción de la carpeta.

  5. Configure el resto de valores según sea necesario.

  6. Haga clic en Aceptar.

Envío de un ajuste de visualización

Puede enviar un ajuste de visualización a destinatarios de correo electrónico en forma de archivo adjunto. Si el destinatario es un usuario de GroupWise, podrá importar el ajuste y seleccionarlo en una lista de ajustes de visualización disponibles. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si desea que toda la empresa utilice el mismo diseño en la carpeta principal.

Los ajustes de visualización se envían como archivos adjuntos con el formato de archivo .gws.

  1. Seleccione la carpeta cuyos ajustes de visualización desee enviar.

  2. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Enviar actual.

    Se mostrará un mensaje de correo electrónico con los valores de configuración en un archivo adjunto.

  3. En el recuadro A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los recuadros CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para modificar el nombre De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en De y luego en un nombre.

  5. Escriba un asunto.

  6. Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  7. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Importación de un ajuste de visualización

Puede importar una configuración de visualización de GroupWise de otro sistema GroupWise, aunque no se encuentre en el mismo sistema. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si desea que toda la empresa utilice el mismo diseño en la carpeta principal.

Debe disponer de un mensaje que contenga un archivo adjunto con el formato de archivo .gws.

  1. En un mensaje que contenga un archivo adjunto de ajustes de visualización de GroupWise, haga clic con el botón derecho en el archivo adjunto.

  2. Haga clic en Importar valores de visualización.

    Los ajustes de visualización se añaden a la lista de ajustes disponibles. Para obtener información acerca de cómo seleccionar un ajuste de visualización, consulte Selección de ajustes de visualización guardados para una carpeta.

2.3.6 Descripción de las carpetas de resultados de la búsqueda

Una carpeta de resultados de búsqueda es una carpeta que muestra los resultados de una consulta. Cuando se abre la carpeta, GroupWise examina los criterios de búsqueda definidos para la carpeta, busca todo lo especificado y, a continuación, muestra todo lo que encuentra en la lista de elementos. Es posible realizar acciones en elementos de una carpeta Resultados de la búsqueda de la misma forma que se hace en elementos de cualquier carpeta. Por ejemplo, se pueden abrir, remitir, imprimir, copiar, mover o suprimir. El elemento original sigue almacenado en la carpeta donde lo encontró la búsqueda y es allí donde se realizan las acciones. Esto significa que si mueve o suprime un elemento de una carpeta de resultados de la búsqueda, el elemento se suprime de la lista de elementos, pero no de la ubicación original.

Puede ver la carpeta en la que se creó cada elemento si abre una carpeta Resultados de la búsqueda y mira las columnas de información que aparecen en la Lista de elementos. La columna Carpeta muestra dónde se almacenan realmente los elementos.

Puede crear sus propias carpetas de resultados de la búsqueda y definir los criterios de búsqueda que desee, como todos los elementos de una dirección particular o todos los elementos con una palabra determinada en la línea Tema. O bien, puede crear una carpeta de resultados de la búsqueda que muestre todos los elementos sin leer.

Creación de una carpeta de resultados de la búsqueda

  1. En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.

  2. Haga clic en Carpeta de resultados de la búsqueda.

  3. Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda con sus propios criterios de búsqueda, haga clic en Carpeta de resultados de la búsqueda personalizada y, a continuación, en Siguiente.

    O bien

    Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda basada en Buscar por ejemplo, haga clic en Búsqueda personalizada basada en la carpeta de ejemplo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    O bien

    Si desea utilizar una carpeta de resultados de búsqueda predefinida como plantilla para crear una carpeta personalizada, haga clic en Carpeta de resultados de la búsqueda predefinida, seleccione la carpeta predefinida en la que desee basar la carpeta (por ejemplo, Elementos enviados), seleccione Modificar la carpeta de resultados de la búsqueda predefinida y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. Escriba el nombre y la descripción de la carpeta.

  5. Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Especifique los criterios de búsqueda, los criterios de buscar por ejemplo o la información para los elementos que desea buscar.

  7. Si no desea que la carpeta actualice los resultados cada vez que la abra, anule la selección de Buscar nuevos elementos coincidentes cada vez que se abra la carpeta.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. Especifique los ajustes de visualización que desee para esta carpeta y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Creación de una carpeta que muestre los elementos no leídos

Un uso habitual de las carpetas de resultados de la búsqueda es crear una carpeta que muestre todos los elementos no leídos.

Para crear una carpeta de resultados de la búsqueda que muestre los elementos no leídos:

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.

  2. Seleccione Carpeta de resultados de la búsqueda y, a continuación Carpeta de resultados de la búsqueda personalizada.

  3. Haga clic en Siguiente.

  4. En el campo Nombre, especifique un nombre para la carpeta, como Elementos no leídos y haga clic en Siguiente.

  5. En el campo Buscar en, seleccione todas las carpetas de las que desee mostrar elementos no leídos.

  6. Haga clic en Búsqueda avanzada.

  7. En la primera lista desplegable, seleccione Estado del elemento; en la segunda, seleccione No incluye y en la tercera, seleccione Leído.

  8. Haga clic en Aceptar y, a continuación en Siguiente > Finalizar.

2.3.7 Uso de carpetas compartidas

Descripción de las carpetas compartidas

Una carpeta compartida es como cualquier otra carpeta del Archivador con la excepción de que otras personas tienen acceso a ella y de que aparece en sus archivadores. Puede crear carpetas compartidas o compartir carpetas personales existentes en el Archivador. El usuario es el que elige con quién va a compartir la carpeta y qué derechos se van a conceder a cada usuario. Después, los usuarios pueden publicar mensajes en la carpeta compartida, arrastrar elementos existentes hasta ella y crear hilos de discusión.

Si comparte una carpeta, todas las subcarpetas se comparten de forma automática por defecto.

No puede compartir carpetas del sistema, entre las que se incluyen las carpetas Calendario, Documentos, Buzón, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso, Correo basura y Papelera.

Figura 2-7 Vista Carpeta compartida

El hecho de que los usuarios tengan derechos sobre una carpeta compartida no implica que automáticamente tengan derechos para editar un documento que haya colocado en esa carpeta. Para que puedan editar el documento, deberá concederles derechos de edición en la pestaña de compartición de documentos.

Podrá compartir las carpetas personales con otros usuarios. Los destinatarios de la carpeta compartida reciben una notificación donde se explica que ha compartido la carpeta con ellos. Estos podrán aceptar o rechazar la carpeta.

Si utiliza los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, los cambios en las carpetas compartidas se actualizarán siempre que se conecte al sistema principal de GroupWise.

Uso compartido de una carpeta existente o del árbol de carpetas con otros usuarios

  1. En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee compartir y, a continuación, haga clic en Compartición.

  2. Seleccione Compartido con.

  3. Empiece a escribir el nombre de un usuario en el campo Nombre o haga clic en el botón Guía de direcciones para seleccionarlo en el recuadro de diálogo Selector de direcciones.

  4. Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.

  5. Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.

  6. Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

  7. Repita los pasos del Paso 3 al Paso 6 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.

  8. (Opcional) Deje marcada la casilla Compartir todas las subcarpetas si desea que también se compartan todas las subcarpetas de la carpeta. Los usuarios tienen los mismos derechos de acceso a las subcarpetas que a la carpeta padre.

  9. Haga clic en Aceptar.

Si desea que la carpeta tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de visualización. Por ejemplo, si la carpeta es para discusiones compartidas, debe crear un ajuste que muestre los elementos por hilo de respuesta y que contenga los elementos enviados y recibidos. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, en Visualizar.

Creación de una carpeta compartida

  1. En la Lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.

  2. Seleccione Carpeta compartida y haga clic en Siguiente.

  3. Escriba un nombre y una descripción para la nueva carpeta.

  4. Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En el campo Nombre, empiece a escribir el nombre de un usuario.

  6. Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.

  7. Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.

  8. Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

  9. Repita los pasos del Paso 5 al Paso 8 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Especifique los ajustes de visualización que desee para la carpeta.

  12. Cuando haya acabado, haga clic en Finalizar.

Para obtener más información acerca de las carpetas compartidas, consulte Uso de carpetas compartidas.

Aceptación de las carpetas compartidas

  1. Haga clic en Notificación de carpeta compartida en el buzón.

    Se muestra un mensaje que indica el nombre de la carpeta para la que tiene otorgados derechos y el tipo de derechos.

  2. Haga clic en Siguiente.

  3. El nombre de la carpeta se incluye por defecto. Realice los cambios que desee al nombre.

  4. Use los botones Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha para seleccionar la ubicación de la carpeta.

  5. Haga clic en Finalizar.

Publicación de un elemento en una carpeta compartida

  1. Haga clic en la carpeta compartida de su Lista de carpetas para abrirla.

  2. Haga clic en Archivo > Nuevo > Discusión/Nota.

    Si desea publicar un tipo de elemento diferente como, por ejemplo, una tarea, haga clic en Editar > Cambiar a y, a continuación, haga clic en un tipo de elemento.

  3. Escriba un asunto.

  4. Escriba el mensaje.

  5. Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos.

  6. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para responder a un elemento existente en una carpeta compartida, abra el elemento, haga clic en Responder, seleccione una opción de respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte Respuesta a un correo electrónico de una carpeta compartida para obtener más información.

Visualización de hilos de discusión en una carpeta compartida

  1. En una carpeta compartida, haga clic en Ver > Opciones de visualización > Hilos de discusión.

  2. Para expandir o contraer un hilo de discusión, haga clic en - y + junto al elemento de discusión original.

  3. Para desplazarse por diferentes discusiones, pulse Ctrl+Flecha izquierda o Ctrl+Flecha derecha.

Supresión de una carpeta compartida

Para suprimir una carpeta compartida a la que tenga acceso:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta.

  2. Haga clic en Suprimir.

  3. Haga clic en Sí.

Si suprime una carpeta que se ha compartido con usted, solo suprimirá la carpeta de su buzón de GroupWise. Los demás usuarios no se verán afectados. Sin embargo, si es usted el que comparte la carpeta con otros y la suprime, también se suprimirá de todos los demás usuarios.