F.0 Outlook para GroupWise: ajuda para as tarefas básicas

Esta seção apresenta uma lista das tarefas comuns do Microsoft Outlook e como realizá-las no GroupWise 2014.

(Todos os procedimentos do Microsoft Outlook foram obtidos do site Ajuda Online do Microsoft Office

Tarefa

Microsoft Outlook

GroupWise da Novell

Criar um compromisso

  1. Na guia Home, clique em Reunião.

  2. Na caixa Para, digite os nomes das pessoas ou dos recursos (como salas de conferência) para incluir na reunião.

  3. Selecione a data e hora da reunião.

  4. Digite o assunto e a mensagem.

  5. Para ver se os seus convidados estão disponíveis, clique em Programação na guia Reunião.

  6. Na guia Reunião, clique em Enviar.

  1. Clique em ícone Compromisso na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter.

    Repita esse procedimento para usuários adicionais. Inclua IDs de recursos (como salas de conferência) no campo Para, se necessário.

  3. Clique no ícone de Data para especificar uma data ou data automática para o compromisso e selecione o horário.

  4. Digite o assunto e a mensagem.

  5. Para verificar se as pessoas e os recursos do compromisso estão disponíveis, faça uma pesquisa por horário disponível clicando em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas. Para obter mais informações, consulte Usando a Pesquisa por Horário Disponível para verificar a disponibilidade.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Para obter mais informações, consulte a Seção 4.4.2, Programando compromissos.

ícone de Data Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Sending and Receiving Appointments (Enviando e recebendo compromissos).

Enviar um e-mail

  1. Na guia Home , clique em Novo Email no grupo Novo.

  2. Informe os endereços de e-mail ou nomes dos destinatários na caixa Para, Cc ou Cco. Separe vários destinatários usando ponto-e-vírgula.

  3. Na caixa Assunto, digite o assunto da mensagem.

  4. Componha a mensagem.

  5. Na guia Mensagem, clique em Anexar Arquivo no grupo Incluir.

  6. Procure e clique no arquivo que deseja anexar e clique em Inserir.

  7. Clique em Enviar.

  1. Clique em ícone de Data na barra de ferramentas.

  2. Na caixa Para, CC ou CO, digite o nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais.

  3. Digite um assunto.

  4. Digite uma mensagem.

  5. Para adicionar um anexo, clique no ícone de clipe na barra de ferramentas e clique em OK.

    ou

    Arraste um arquivo até a janela de anexo na parte inferior da tela de composição.

  6. Clique em Enviar.

Para obter mais informações, consulte a Seção 3.1.2, Compondo e-mail.

ícone de Data Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Sending and Receiving Email (Enviando e recebendo e-mails).

Criar uma regra de mensagem personalizada

  1. No menu Arquivo, clique em Gerenciar Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra na guia Regras de Email.

  3. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem ou em Verificar mensagens após enviar e clique em Avançar.

  4. Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem cumprir para a aplicação da regra.

  5. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado de qualquer condição adicionada, especifique o valor e clique em Avançar.

  6. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação que a regra deverá executar quando as condições especificadas forem cumpridas.

  7. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado de qualquer ação adicionada, especifique o valor e clique em Avançar.

  8. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione qualquer exceção à regra e clique em Avançar.

  9. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado de qualquer exceção adicionada, especifique o valor e clique em Avançar.

  10. Em Step 1: Type a name for this rule (Etapa 1: digite um nome para esta regra), digite um nome.

  11. Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção das opções desejadas.

  12. Clique em Concluir.

  1. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Nova.

  2. Digite um nome descritivo no campo Nome da regra.

  3. Clique na lista popup Quando o evento é e, em seguida, clique em um evento para acionar a regra.

  4. Se tiver clicado em Novo Item, Iniciar, Sair ou Ativado pelo Usuário, clique em uma ou mais origens para o item. Por exemplo, clique em Recebido e Pessoal.

    ou

    Se tiver clicado em Item Arquivado, Abrir Pasta ou Fechar Pasta, clique no ícone da pasta, clique em uma pasta e, em seguida, clique em OK para mostrar o nome da pasta.

  5. Clique em um ou mais tipos de item sobre os quais a regra deverá agir na lista Tipos de Item.

    Se desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique em Definir Condições, clique nas opções adequadas e, em seguida, clique em OK.

    Para obter mais informações sobre as opções que você pode escolher, consulte a Seção 7.3.2, Selecionando campos em pesquisas avançadas e regras.

  6. Clique em Adicionar Ação e clique na ação que a regra deve executar.

    Algumas ações, como Colocar na Pasta e Responder, exigem que você preencha mais informações.

  7. Clique em Gravar.

Para obter mais informações, consulte o Seção 9.0, Regras.

As regras de mensagem funcionam de maneira parecida tanto no GroupWise quanto no Outlook, oferecendo várias opções de organização das mensagens.

Gerenciar suas assinaturas

Criar uma assinatura:

  1. Abra uma nova mensagem.

  2. Na guia Mensagem, clique em Assinatura no grupo Incluir e clique em Assinaturas.

  3. Na guia Assinatura de Email, clique em Novo.

  4. Digite um nome para a assinatura e clique em OK.

  5. Na caixa Editar assinatura, digite o texto que deseja incluir na assinatura.

  6. Para formatar o texto, selecione-o. Use os botões de estilo e formatação para selecionar as opções desejadas.

  7. Para concluir a criação da assinatura, clique em OK.

Anexar uma assinatura à mensagem:

  1. Abra uma nova mensagem.

  2. Na guia Mensagem, clique em Assinatura no grupo Incluir.

  3. Clique na assinatura desejada.

Criar uma assinatura:

  1. Clique em Ferramentas > Opções e clique duas vezes em Ambiente.

  2. Clique na guia Assinatura.

  3. Selecione Assinatura e, em seguida, clique em Novo.

  4. Digite um nome para a assinatura e clique em OK.

  5. Crie a sua assinatura no editor HTML fornecido.

  6. Especifique se você deseja que esta seja sua assinatura padrão.

  7. Clique em OK.

Anexar uma assinatura à mensagem:

  1. Na tela de composição, selecione Clique para adicionar assinatura no corpo da mensagem.

    A assinatura padrão é adicionada à mensagem imediatamente.

  2. Para selecionar outra assinatura, mova o cursor do mouse sobre a área da assinatura e clique na pequena seta no canto superior direito.

Para obter mais informações, consulte a Seção 3.1.6, Adicionando uma assinatura ou um vCard.

O GroupWise permite criar e editar assinaturas da tela de Composição ou da janela principal do cliente em Ferramentas > Opções > Ambiente > Assinaturas.

ícone de Data Para uma demonstração em vídeo desse recurso, consulte Melhorias na assinatura.

Criar uma pasta de pesquisa

  1. Em Correio, clique em Pasta.

  2. No grupo Novo, clique em Nova Pasta de Pesquisa.

  3. Na lista Selecione uma Pasta de Pesquisa, clique em Criar uma Pasta de Pesquisa personalizada.

  4. Em Personalize a Pasta de Pesquisa, clique em Escolher.

  5. Digite o nome da Pasta de Pesquisa personalizada.

  6. Clique em Critérios e selecione as opções desejadas.

  7. Clique em Procurar e selecione as pastas nas quais deseja pesquisar.

  8. Clique em OK para fechar cada caixa de diálogo aberta.

  1. Na Lista de Pastas, clique em Arquivo > Novo > Pasta.

  2. Clique na pasta Resultados da pesquisa.

  3. Clique em Pasta de resultados da pesquisa personalizada e em Avançar.

  4. Digite o nome e a descrição da sua pasta.

  5. Clique em Acima, Abaixo, Direita ou Esquerda para posicionar a pasta no local desejado da Lista de Pastas e clique em Próximo.

  6. Especifique os critérios da pesquisa, os critérios da pesquisa por exemplo ou as informações para os itens que deseja localizar.

  7. Se você não desejar que a pasta atualize os resultados sempre que for aberta, anule a seleção de Encontrar novos itens correspondentes ao abrir a pasta.

  8. Clique em Avançar.

  9. Especifique quaisquer configurações de tela que desejar para essa pasta e clique em Concluir.

Para obter mais informações, consulte a Seção 2.3.6, Noções básicas sobre pastas Resultados da Pesquisa.

No GroupWise, a Pasta de Pesquisa é chamada de pasta Resultados da Pesquisa. Quando a pasta Resultados da Pesquisa é aberta, o GroupWise examina os critérios de pesquisa definidos para a pasta, procura tudo o que foi especificado e exibe tudo o que encontra na Lista de Itens.

Trabalhar em modo offline

  1. Clique na guia Enviar/Receber.

    Observe que quando o Outlook está definido para Trabalhar Offline, o botão fica realçado.

  2. Clique em Trabalhar Offline para entrar no Modo Offline ou retornar para o trabalho online.

    Após você se reconectar ao servidor, o botão Trabalhar Offline terá um fundo simples:

  1. Clique no ícone do Seletor de Modos ícone de Data e clique em Cache.

  2. Quando a reinicialização do GroupWise for solicitada, clique em Sim.

    Quando o GroupWise for reiniciado, você estará no modo de Cache.

No GroupWise, o modo Offline é conhecido como modo de Cache. O modo de Cache armazena uma cópia da sua caixa de correio da rede, incluindo mensagens e outras informações, na unidade local. Isso permite que você utilize o GroupWise, independentemente da disponibilidade da rede ou do Agente Postal.

Para obter mais informações, consulte o Seção 11.0, Modos de cache e remotos.

Gerenciar Pastas

Para criar uma nova pasta:

  1. Clique o botão direito do mouse na Caixa de Entrada.

  2. Clique em Criar nova pasta.

  3. Digite o nome a ser usado para essa pasta.

  4. Pressione Enter ou clique em outro lugar.

Para reorganizar as pastas:

  1. Clique o botão direito do mouse na pasta que deseja mover e clique em Mover.

    Aparecerá uma janela onde é possível escolher a pasta para a qual mover a outra pasta. Clique na pasta para a qual deseja mover e clique em Mover, ou clique em Cancelar para fechar a janela de movimentação de pasta sem mover a pasta.

Para criar uma nova pasta:

  1. Clique o botão direito do mouse na Lista de Pastas

  2. Selecione Nova Pasta

  3. Digite um nome para a Nova Pasta

Para reorganizar as pastas:

  1. Clique em Editar > Pastas.

É possível também arrastar pastas para uma nova posição na Lista de Pastas.

Para obter mais informações, consulte a Seção 2.3, Usando pastas para organizar a Caixa de Correio.

ícone de Data Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Managing the Folder List (Gerenciando a lista de pastas).

Acesso à conta de proxy/usuário indicado

Para tornar alguém um usuário indicado:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Configurações de Conta e em Acesso de Representante.

  3. Clique em Adicionar.

  4. Digite o nome da pessoa que você deseja designar como usuário indicado ou procure e clique no nome na lista de resultados da pesquisa.

  5. Clique em Adicionar e em OK.

  6. Na caixa de diálogo Permissões de Representante, aceite as configurações de permissão padrão ou selecione níveis de acesso personalizados para as pastas do Exchange.

  7. Para enviar uma mensagem para notificar o usuário indicado sobre as permissões modificadas, marque a caixa de seleção Enviar automaticamente uma mensagem para o representante resumindo estas permissões.

  8. Marque a caixa de seleção Representante pode ver meus itens particulares, se desejado.

  9. Clique em OK.

Para adicionar a caixa de correio de outra pessoa ao seu perfil:

  1. Clique em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta.

  2. Na lista da guia Email, clique no tipo de conta do Exchange e clique em Alterar e em Mais Configurações.

  3. Na guia Avançado, em Abrir estas caixas de correio adicionais, clique em Adicionar e digite o nome da caixa de correio da pessoa que tem a caixa de correio que você deseja adicionar ao seu perfil.

Aparecerá uma janela onde é possível escolher a pasta para a qual mover a outra pasta. Clique na pasta para a qual deseja mover e clique em Mover, ou clique em Cancelar para fechar a janela de movimentação de pasta sem mover a pasta.

Para conceder direitos de proxy a outro usuário:

  1. Na Janela principal do GroupWise, clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Segurança e clique na guia Acesso ao Proxy.

  3. Para adicionar um usuário à lista, digite o nome no campo Nome. Quando o nome completo for exibido, clique em Adicionar Usuário.

  4. Clique em um usuário na Lista de Acesso.

  5. Selecione os direitos que deseja conceder ao usuário.

  6. Repita a Etapa 4 e a Etapa 5 para designar direitos a cada usuário na Lista de Acesso.

  7. Para apagar um usuário da Lista de Acesso, clique no usuário e, em seguida, clique em Remover Usuário.

  8. Clique em OK.

Para tornar-se usuário proxy da caixa de correio de outra pessoa:

  1. Na Janela Principal ou no Calendário, clique em Arquivo > Proxy.

    ou

    Clique no ícone do Seletor de Modos ícone de Data e clique em Proxy.

  2. Para adicionar um usuário, digite o nome no campo Nome e, em seguida, clique em OK.

    A Caixa de Correio do usuário é aberta. O nome da pessoa para a qual você está agindo como proxy será exibido na parte superior da lista de pastas

    Se o usuário ainda não tiver concedido a você direitos de proxy na Lista de Acesso, o nome do usuário será adicionado à Lista de Proxies, mas a Caixa de Correio do usuário não será aberta.

Para obter mais informações, consulte o Seção 10.0, Acesso à caixa de correio/calendário para usuários proxy.

No GroupWise, o acesso de Representante é conhecido como Proxy. Você pode executar várias ações, como ler, aceitar e recusar itens em nome de outro usuário, de acordo com as restrições por ele definidas.

Tarefas e listas de tarefas

Criando uma tarefa e atribuindo-a a outros usuários:

  1. Na parte inferior do painel de navegação, clique em Tarefas.

  2. Na guia Home, clique em Tarefa.

  3. Digite o título da tarefa e, se desejado, adicione mais detalhes ao corpo da tarefa.

  4. Defina uma data de vencimento, uma data de início ou um lembrete.

  5. Na guia Tarefa, no grupo Manage Task (Gerenciar Tarefa), clique em Designar Tarefa.

  6. Na caixa Para, digite o nome ou o endereço de e-mail da pessoa à quem você deseja atribuir a tarefa.

  7. Na lista Prioridade, é possível mudar de Normal para Alta ou Baixa.

  8. No corpo da tarefa periódica, digite qualquer informação sobre a tarefa que você deseja incluir.

  9. Clique em Enviar.

Criando uma tarefa e atribuindo-a a outros usuários:

  1. Clique em Arquivo > Novo > Tarefa.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais.

  3. Clique em Ícone Calendário para especificar datas ou datas automáticas para a sua tarefa.

  4. Digite o assunto.

  5. Digite uma descrição da tarefa.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

É possível organizar as tarefas usando a Lista de Tarefas. Aplica-se às tarefas pessoais e às tarefas que foram atribuídas a você.

Para obter mais informações, consulte o Seção 5.0, Tarefas e lista de tarefas.

Ícone Calendário Para assistir ao vídeo de demonstração do recurso, consulte Managing Tasks and Tasklists (Gerenciando tarefas e listas de tarefas).