2.2 Usando pastas para organizar a Caixa de Correio

A Lista de Pastas exibe as pastas relativas à pasta na qual você está atualmente. Veja a seguir as Listas de Pastas sensíveis ao contexto:

Clique nas setas Expandir e Recolher para expandir e recolher as pastas.

Para obter informações sobre cada pasta que você pode ter na Lista de Pastas, consulte a Seção 1.6, Explorando a lista de pastas.

Você pode organizar os itens nas pastas movendo-os. Quando você move um item para uma pasta, ele é retirado de um local e colocado em outro.

Você pode armazenar itens não concluídos em uma pasta predefinida chamada Trabalho em Andamento (consulte Gravando um e-mail inacabado). Você também pode tornar as pastas públicas compartilhando-as (consulte Utilizando pastas compartilhadas). É possível criar regras para ordenar itens automaticamente em pastas diferentes (consulte a Seção 8.3, Criando uma regra).

Na janela Gerenciar Pastas, é possível criar, apagar e compartilhar pastas.

Você não pode apagar as pastas Calendário, Caixa de Correio, Itens Enviados, Lista de Tarefas, Contatos, Gabinete, Trabalho em Andamento e Lixo. Você só poderá apagar a pasta Mensagens Indesejadas se o Gerenciamento de Mensagens Indesejadas tiver sido desabilitado.

Às vezes, convém renomear uma pasta para refletir seu conteúdo com mais precisão ou para corrigir um erro de ortografia. No WebAccess, novas pastas podem ser criadas, mas as pastas existentes não podem ser mudadas. É possível mudar os nomes das pastas no cliente Windows do GroupWise.

Para obter mais informações sobre gerenciamento de pastas, consulte a Seção 2.2.1, Compreendendo as pastas.

A pasta Resultados da Pesquisa é uma pasta que mostra os resultados de uma consulta. Quando você abre a pasta, o GroupWise examina os critérios de pesquisa definidos para a pasta, procura tudo o que está especificado e mostra, na Lista de Itens, tudo o que encontrou. Você pode executar ações nos itens de uma pasta Resultados da Pesquisa da mesma maneira como executa ações nos itens de qualquer pasta (por exemplo, abrir, encaminhar, imprimir, copiar, mover ou apagar), no entanto, o item original permanece armazenado na pasta em que a pesquisa o encontrou. Isso significa que, se você mover ou apagar um item de uma pasta Resultados da Pesquisa, o item será removido da Lista de Itens, mas não de sua localização original. Na próxima vez que você abrir a pasta Resultados da Pesquisa, a pesquisa será realizada novamente e o item será mostrado mais uma vez.

Embora não possa criar novas pastas Resultados da Pesquisa no WebAccess, você pode utilizar as pastas criadas no cliente Windows do GroupWise. Porém, para assegurar que você veja as informações mais recentes na pasta, e não uma cópia armazenada em cache, clique em Atualizar na barra de ferramentas antes de abrir a pasta Resultados da Pesquisa.

Uma pasta compartilhada é igual a qualquer outra pasta do Gabinete; no entanto, ao contrário das demais pastas, outras pessoas têm acesso às pastas compartilhadas e elas são exibidas no Gabinete dessas pessoas. Você pode criar pastas compartilhadas ou compartilhar pastas pessoais existentes no Gabinete. Escolha com quem deseja compartilhar a pasta e quais direitos serão concedidos a cada usuário. Os usuários poderão, então, publicar mensagens na pasta compartilhada, arrastar itens existentes para a pasta e criar threads de discussão. Não é possível compartilhar pastas do sistema, o que inclui as pastas Caixa de Correio, Itens Não Abertos, Itens Enviados, Calendário, Lista de Tarefas, Lista de Verificação, Gabinete, Trabalho em Andamento, Mensagens Indesejadas e Lixo.

Se você colocar um documento em uma pasta compartilhada, pessoas com direito a essa pasta poderão ler o documento, mas não terão automaticamente direitos de editá-lo. Para que possam editar o documento, você deverá conceder a elas os direitos de Edição na guia Compartilhar Pasta.

Você pode compartilhar pastas pessoais com outros usuários. Os destinatários da pasta pessoal recebem uma notificação explicando que você compartilhou a pasta com eles. Esses destinatários podem aceitar ou recusar a pasta.